Viele deutsche Unternehmen professionalisieren ihr Nachhaltigkeits-Management auch im Bereich Business Travel. Die Folge: Sie suchen nach Tools, um ihre Treibhausgas-Emissionen abzubilden, denn sie brauchen handfeste Daten für ihre Planungen und Strategien. Ohne Reporting geht nichts – und das ist der Grund, warum Travel Manager eine wichtige Schlüsselposition einnehmen können. Egencia unterstützt sie mit umfassenden Daten und Tools.

Nachhaltige Unternehmensführung rückt immer mehr in den Fokus. Ausführliche Informationen über die eigenen Anstrengungen in Sachen Umwelt, Soziales und Governance (ESG) sind auf Unternehmens-Websites inzwischen Standard, und Arbeitnehmer machen sie zu Entscheidungskriterien während ihrer Jobsuche.

Für viele Firmen sind am 1. Januar 2023 zusätzliche Verpflichtungen nach der „EU-Richtlinie über die Nachhaltigkeits-Berichterstattung von Unternehmen“ hinzugekommen (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD). Sie gelten für alle, die definierte Bilanzsummen, Umsatzerlöse oder Mitarbeiterzahlen erreichen. Nach Einschätzung der Beratungsgesellschaft PwC sind das in Deutschland etwa weitere 15.000 Unternehmen.

Und auch, wenn in vielen dieser Unternehmen inzwischen Nachhaltigkeits-Beauftragte arbeiten – in der Studie „ESG-Strategie und -Berichterstattung: Chance und Herausforderung für den deutschen Mittelstand“ kommt PwC zu einem eher ernüchternden Schluss. 60 Prozent der Unternehmen hätten zwar erkannt, dass grüne Transformation notwendig ist, schreibt PwC, „aber sie gehen diese noch nicht ganzheitlich an und können die gesetzlichen Anforderungen deshalb noch nicht erfüllen“.

Mit anderen Worten: Travel Manager können in ihren Unternehmen eine wichtige Schlüsselposition einnehmen und andere Unternehmensbereiche unterstützen.

Travel Manager als interne Nachhaltigkeitsexperten

Denn sie müssen die Emissionen nicht selbst erfassen und auch keine teuren Berater engagieren. Globale Geschäftsreise-Dienstleister wie Egencia bieten bereits umfassende Daten zu den Treibhausgas-Emissionen von Flügen, Bahnfahrten und Hotelübernachtungen.

• So sind die Emissionen während der Reiseplanung bei der Flugabfrage in den Suchergebnissen sichtbar, die Egencia bereitstellt – zum Beispiel für verschiedene Streckenvarianten und Serviceklassen. Auf diese Weise kann schon während der Buchung die nachhaltigere Wahl getroffen werden.
• Umfassende Reports der Emissionen zum Beispiel nach den wichtigsten Strecken und Zielorten ermöglichen es, Strategien zur CO2-Einsparung auf der Grundlage echter Daten zu entwickeln statt mit bloßen Schätzungen. Fortschritte lassen sich so nachprüfbar dokumentieren.
• Eine klar definierte Strategie stellt sicher, dass jede Entscheidung und jede Maßnahme das Unternehmen seinen Nachhaltigkeitszielen ein Stück näher bringt. Und dass fundiert darüber gesprochen werden kann – intern wie auch gegenüber Kunden, Partnern und der Presse.

Geschäftsreise-Programme sind also nicht nur gut für die Umwelt, sondern auch für die Transparenz im Unternehmen.

Mögliche Maßnahmen für gute Reiserichtlinien

Was also tun? Eine wirksame Nachhaltigkeits-Strategie kann aus vielen Bausteinen bestehen. Einige Beispiele:

• In den Reiserichtlinien (der Travel Policy) lassen sich bestimmte Vorrangregelungen für Reisemittel festschreiben: Bahnfahrten vor Flügen, E-/Hybrid-Mietwagen vor Verbrennern, öffentliche Verkehrsmittel vor Taxis, Economy vor Business Class, Direkt- vor Umsteigeflügen. (Direktflüge führen zu weniger Emissionen, weil sie eine Landung und einen Start weniger umfassen.)
• Ein dichteres Programm an Kundenbesuchen verringert die Zahl der Reisebuchungen – und damit auch die Menge der Treibhausgase.
• Elektronische Tickets und die Nutzung von App-Services vermeiden eine große Anzahl an Papier-Abfällen.
• Leichteres Gepäck spart Kerosin.
• In die Auswahl der Preferred Suppliers sollte deren ESG-Reporting einfließen. Als Kriterien können dienen ein guter Platz im „Dow Jones Sustainability Index“, ein nachvollziehbares CO2-Reporting und transparent nachgewiesene Kompensations-Projekte.
• Eigene „Green-Preferred Hotels“ lassen sich im Buchungstool von Egencia kennzeichnen.

Die Kunden von Egencia in Deutschland haben gute Erfahrungen mit solchen ESG-Regelungen in den Genehmigungsverfahren und Reiserichtlinien gemacht. So erlauben immer mehr Firmen keine Flüge innerhalb Deutschlands und ins benachbarte Ausland mehr. Ausnahmen sind möglich – das gern genannte Beispiel sind Verbindungen zwischen Hamburg und München –, brauchen aber eine Genehmigung. Der Prozessrahmen dafür ist ebenfalls in den Reiserichtlinien festgelegt.

Auch CO2-Budgets finden in den Reiserichtlinien der Egencia-Kunden immer stärker Anwendung: Jeder Reisende erhält eine bestimmte Anzahl an Flugsegmenten und muss damit haushalten, wobei Umsteigeflüge das Budget doppelt so stark belasten wie Direktflüge.

Konkrete Unterstützung durch Egencia

Buchen nach Emissionen: Während der Buchung bildet Egencia die CO2-Belastung der Flüge ab – und unterstützt damit die nachhaltigste Verkehrsmittelwahl. Sofern die Reiserichtlinien Flüge für einzelne Reiseziele einschränken, zum Beispiel innerdeutsch, kann Egencia auch das abbilden und über den Vergleich von Flug und Bahn die Buchung von Bahnreisen fördern. Unter anderem für Norwegen, Spanien, Schweden, Belgien, Frankreich, Großbritannien und die USA zeigt Egencia konkrete Bahn-Alternativen.

Kompensieren: Ihrer ganzheitlichen Kompensationsstrategie folgend, können Unternehmen einen festen Preis pro errechnete Tonne CO2 (-Äquivalente) hinterlegen. Bei der Suche erscheinen damit auch die konkreten Kompensationskosten pro Flugreise und erleichtern die nachhaltige Buchungsentscheidung.

Kunden können jederzeit auf die CO2-Daten ihres Unternehmens im Egencia Analytics Studio zugreifen und Berichte mit ihren Nachhaltigkeitspartnern teilen, um Projekte zu identifizieren, in die sie investieren möchten. Auf Wunsch empfiehlt Egencia souveräne Kompensationspartner mit zertifizierten Nachhaltigkeitsprojekten, zum Beispiel chooose, Climate Neutral Group (CNG), Atmosfair und Climate Partner.

Genau analysieren: Egencia bietet aktuelle Daten zu den Treibhausgas-Emissionen von Flügen, Bahnfahrten und Hotelübernachtungen, die sich zu individuell konfigurierten Reports zusammenstellen lassen. Außerdem stehen den Reisenden während des Buchungsprozesses zusätzliche vom Unternehmen eingestellte Eingabefelder zur Verfügung, zum Beispiel für Reiseanlässe, Projektnummern oder dergleichen. Das ermöglicht die Betrachtung von Reiseaufkommen und Emissionen nach Standort, Abteilung oder Projekt – und die fundierte Analyse: Wer ist unterwegs und warum? Sind alle Reisen notwendig? Welche Alternativen gäbe es?

Consulting: Auch Unternehmen, die Beratung zum Thema ESG suchen, steht Egencia zu Seite: um Lücken in den Reiserichtlinien aufzuspüren, die Umweltauswirkungen in Zahlen zu fassen, Leistungsträger und Partner nach ESG-Kriterien zu beurteilen und nicht zuletzt die Reisenden zu schulen.

Eine fundierte Nachhaltigkeits-Strategie für das Geschäftsreise-Management trägt dazu bei, die ESG-Ziele des Unternehmens zu erreichen. Egencia steht dem Travel Management dabei in jeder Hinsicht zur Seite.