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Datenschutzerklärung der Egencia GmbH

Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: [13.06.2022]

Wir bei Egencia („Egencia“, „wir“, „uns“ und „unser(e)“) wissen, dass Sie uns großes Vertrauen entgegenbringen, wenn Sie Reisen online buchen. Ihr Vertrauen ist uns sehr wichtig. Daher legen wir großen Wert darauf, die Sicherheit und Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die Sie oder Ihr Unternehmen uns bereitstellen (z. B. Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Zahlungsdetails).

In dieser Datenschutzerklärung werden unsere Datenschutzpraktiken erläutert. Sie ist in die folgenden Punkte unterteilt:

Damit wir Ihre über Egencia gebuchte Reise abwickeln können, treffen wir bestimmte Entscheidungen darüber, wie und warum Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Wir sind daher während des gesamten Reisebuchungsvorgangs für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

Aus diesem Grund werden in der vorliegenden Datenschutzerklärung die Richtlinien von Egencia zur Verwaltung Ihrer personenbezogenen Daten dargelegt. Außerdem wird beschrieben, welche Arten von personenbezogenen Daten für welche Zwecke von Egencia vorgehalten werden und wie Egencia diese personenbezogenen Daten erhebt, speichert, verwendet und offenlegt.

DAS GESCHÄFTSREISEPROGRAMM IM ÜBERBLICK

Ihr Unternehmen hat sich für das Geschäftsreiseprogramm von Egencia (das „Programm“) registriert und Egencia mit dem Management von Geschäftsreisen beauftragt. Im Rahmen dieses Programms kann Ihr Unternehmen einen Travel Manager („Travel Manager") bestimmen, der die Reiseanforderungen Ihres Unternehmens regelt und verwaltet. Darüber hinaus kann Ihr Unternehmen einen oder mehrere Reisekoordinatoren („Reisekoordinator“) bestimmen, um die Reisebuchungen einzelner Mitarbeiter („Reisende“) oder anderer Personen („Gäste“) – soweit das Unternehmen dies für angemessen hält – vorzunehmen und zu verwalten.

  • Regeln für Buchungen durch Reisende

Damit Reisende ihre eigenen Reisen buchen und verwalten können, müssen sie sich entweder als Programmmitglied registrieren oder das Implementierungsteam von Egencia muss ihre Profildaten in unser System laden. Für Reisende, die sich nicht als Programmmitglied registrieren, muss ihr Travel Manager oder Reisekoordinator die Reisebuchungen vornehmen. Wenn Sie Reisender sind, gilt diese Datenschutzerklärung für die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten. Dabei ist es unerheblich, ob Sie Ihre Reise selbst buchen und verwalten oder von Ihrem Travel Manager oder Reisekoordinator buchen und verwalten lassen. Sofern nicht ausdrücklich anders angegeben, bezieht sich dementsprechend die Anrede „Sie“ in dieser Datenschutzerklärung auf Sie als Reisender, und zwar unabhängig davon, ob Sie für sich selbst handeln oder ob ein Travel Manager oder Reisekoordinator für Sie handelt.

  • Travel Manager und Reisekoordinatoren

Diese Datenschutzerklärung richtet sich in erster Linie an Reisende und Gäste, gilt jedoch ebenso für Travel Manager und Reisekoordinatoren.

Alle personenbezogenen Daten, die ein Travel Manager oder Reisekoordinator im Zusammenhang mit unserem Programm über seine eigene Person mitteilt, werden entsprechend dieser Datenschutzerklärung behandelt. Egencia behält sich jedoch das Recht vor, Travel Manager oder Reisekoordinatoren wie in der Vereinbarung über Geschäftsreisen zwischen ihrem Unternehmen und Egencia vorgesehen zu kontaktieren (z. B. um Feedback zum Programm einzuholen, die geschäftliche Beziehung zu besprechen oder über neue oder aktualisierte Dienstleistungsangebote zu informieren). Diese Kontaktaufnahme kann per Telefon, E-Mail, SMS oder Postsendung erfolgen.

Wenn die Buchung und Organisation von Reisen im Namen von Reisenden oder Gästen vorgenommen werden, müssen die Travel Manager oder Reisekoordinatoren die Einwilligung des jeweiligen Reisenden oder Gasts einholen. Travel Manager und Reisekoordinatoren müssen ferner sicherstellen, dass der jeweilige Reisende oder Gast diese Datenschutzerklärung erhält und zur Kenntnis nimmt.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Reise direkt bei uns buchen oder Ihrem Travel Manager oder Reisekoordinator die Buchung in Ihrem Namen überlassen, haben befugte Personen in Ihrem Unternehmen möglicherweise Zugriff auf Ihre Mitglieds-ID und den Namen Ihres Mitgliedsprofils sowie auf Ihre Reisepläne und alle sonstigen Daten in Ihrem Profil. Diese Personen können uns unter Umständen auch anweisen, diese Daten zu Dokumentationszwecken und für andere zulässige Zwecke an Dritte weiterzugeben. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann auch Ihre Profileinstellungen (mit Ausnahme Ihrer Mitglieds-ID und Ihres Passworts) und Ihre Reisevorlieben gemäß Ihren Anweisungen aktualisieren. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann ferner Ihre Reisepläne einsehen, ändern oder stornieren, soweit dies notwendig ist, um Ihre Anweisungen zu erfüllen, oder soweit dies in Einklang mit Ihren Vereinbarungen mit ihm geschieht.

  • Geltungsbereich der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung legt dar, welche Daten Egencia erhebt und wie diese erhoben und verwendet werden. Die Richtlinien oder Praktiken Ihres Unternehmens können hiervon abweichen. Wir sind nicht verantwortlich für die Verwendung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine Person in Ihrem Unternehmen oder eine Handlung oder Unterlassung Ihres Unternehmens, eines Travel Managers oder Reisekoordinators. Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Ihr Unternehmen, Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator Ihre personenbezogenen Daten behandelt oder Reisen in Ihrem Namen bucht oder verwaltet, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Verantwortlichen Ihres Unternehmens oder informieren Sie sich in der Datenschutzerklärung Ihres Unternehmens.

WELCHE DATEN ERHEBEN WIR VON IHNEN?

Bevor Sie auf die Egencia-Website zugreifen können, müssen Sie eine Authentifizierung durchgeführt haben und sich als Mitglied mit Ihrer Mitglieds-ID anmelden. Generell erhebt und speichert Egencia alle Daten, die Sie Egencia zur Verfügung stellen, unter anderem alle personenbezogenen Daten zu Ihrer Person, die Sie ausdrücklich und freiwillig angeben oder uns auf sonstige Weise mitteilen. Dazu gehören Daten, anhand derer Sie eindeutig identifizierbar sind („personenbezogene Daten“), einschließlich Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Reisepassdaten oder Informationen anderer Reisedokumente (Personalausweis, Führerschein), Privatadresse, Anmeldedaten und Rechnungsinformationen (wie Kreditkartennummer, Name des Karteninhabers und Ablaufdatum). Möglicherweise bitten wir Sie auch, Ihre Reisevorlieben anzugeben, darunter Sonderwünsche für Mahlzeiten, Sitzplatzwahl, Vielflieger-/Hotel-/Mietwagenprogramme, bei denen Sie Mitglied sind, sowie Ticketausstellungsoptionen. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator kann zusätzliche personenbezogene Daten zu Ihnen als Mitarbeiter angeben, z. B. Ihre Personalnummer.

Egencia erhebt unter anderem personenbezogene Daten, wenn Sie:

  • Egencia-Mitglied werden
  • ein Profil als Reisender anlegen
  • eine Reise buchen
  • den Reisekoordinator-Service nutzen
  • an einer Umfrageteilnehmen
  • uns kontaktieren

Wenn Sie unsere Website, unsere mobile App oder die zugehörigen Tools oder Services nutzen, erheben wir möglicherweise personenbezogene Daten der folgenden Kategorien von Ihnen:

Passagierdaten: Bei Reisebuchung über Egencia erfasst Egencia Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und andere für die Reisebuchung erforderliche personenbezogene Daten, z. B. Reisepassdaten oder Informationen anderer Reisedokumente (Personalausweis, Führerschein), Privatadresse, Anmeldedaten und Rechnungsinformationen eines Reisenden. Möglicherweise fragen wir auch nach den Reisevorlieben der einzelnen Reisenden, darunter Sonderwünsche für Mahlzeiten, Sitzplatzwahl, Vielflieger-/Hotel-/Mietwagenprogramme, bei denen sie Mitglied sind (mit Angabe der Mitgliedsnummer) sowie Ticketausstellungsoptionen.

Daten von Reisegästen: Wenn Sie über diese Website eine Buchung für eine andere Person vornehmen, benötigen wir möglicherweise personenbezogene Daten und Reisevorlieben dieser Person. Bevor Sie uns die personenbezogenen Daten und Reisevorlieben der jeweiligen Person zur Verfügung stellen, müssen Sie deren Einwilligung einholen und dafür Sorge tragen, dass sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis nimmt. Der Zugriff zum Anzeigen oder Ändern ihrer Daten ist nur über Ihr Profil möglich. Erfassung, Verwendung und Weitergabe der personenbezogenen Daten der betreffenden Person erfolgen ausschließlich zu Buchungszwecken.

Automatische Datenerfassung: Beim Besuch dieser Website erfassen wir automatisch einige Informationen über Ihren Computer. Dazu gehören IP-Adresse, Webbrowser-Software (zum Beispiel Firefox, Safari oder Internet Explorer) und verweisende Website. Darüber hinaus erfassen wir möglicherweise Informationen zu Ihren Online-Aktivitäten, etwa Reisen, die Sie sich angesehen haben, oder vorgenommene Buchungen. Durch die Erfassung dieser Daten möchten wir Ihre Benutzererfahrung personalisieren. Außerdem helfen uns diese Informationen, Betrug zu erkennen und zu verhindern. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserer Cookie-Erklärung.

Anrufüberwachung: Ein- und ausgehende Anrufe bei bzw. von unserem Kundenservice-Helpdesk können zu Qualitätssicherungs- und Personalschulungszwecken sowie zu unserem Schutz im Fall einer rechtlichen Auseinandersetzung aufgezeichnet oder überwacht werden. Die Aufzeichnungen von Telefonaten werden solange wie vernünftigerweise notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben gespeichert und anschließend gelöscht. Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen während eines solchen Anrufs erhalten, werden entsprechend dieser Datenschutzerklärung behandelt.

Sonstige Online-Kommunikation: Jede Form der Kommunikation zwischen Ihnen und uns, die über unsere Website oder mithilfe einer anderen Technologie (z. B. Chat) stattfindet, wird zu Qualitätssicherungszwecken und Personalschulungszwecken sowie als Absicherung für den Fall einer juristischen Auseinandersetzung aufgezeichnet und überwacht. Diese Daten werden entsprechend dieser Datenschutzerklärung verarbeitet und aufbewahrt.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Bestimmte Arten personenbezogener Daten, z. B. von Behörden vergebene Identifikationsnummern oder Angaben zu Religion, Gesundheit oder Sexualität, gelten als sensible Daten und erfordern nach anwendbarem Recht zusätzlichen Schutz. Wir erheben sensible personenbezogene Daten nur, wenn dies unbedingt erforderlich ist. Einige Beispiele für eine solche Datenerhebung finden Sie nachstehend:

  • Gesundheitsbezogene Daten müssen möglicherweise angegeben werden, damit wir eine geeignete Reiseunterkunft bereitstellen und spezielle Anforderungen hinsichtlich Barrierefreiheitoder Ausstattung erfüllen können.
  • Von Behörden vergebene Identifikationsnummern wie Reisepass- oder Führerscheinnummern werden unter Umständen für Flugbuchungen, Mietwagenreservierungen oder andere Reisereservierungen benötigt.
  • Zusätzliche Informationen, die Sie nach eigenem Ermessen angeben können, z. B. besondere Ernährungswünsche, können auf Ihre Religion oder Ihre gesundheitliche Verfassung schließen lassen oder weitere Informationen implizieren.

Nichtangabe von Daten: Für den Zugriff auf die Egencia-Website müssen Sie sich als Mitglied mit Ihrer Mitglieds-ID und Ihrem Passwort anmelden. Wenn Sie über diese Website Reisen planen oder Reservierungen oder Buchungen vornehmen, müssen Sie die angeforderten Kontakt- und Finanzdaten angeben. Wir verwenden Ihre Kontaktdaten, um die angeforderten Dienstleistungen zu reservieren, Ihnen Details der Bestätigung zuzusenden, Rechnungen auszustellen und Sie über alle Aktualisierungen oder Änderungen Ihrer Reisepläne zu informieren. Wenn Sie die angeforderten Daten nicht angeben, können Sie nicht auf die Egencia-Website zugreifen und wir können unter Umständen Ihre Anfragen oder Aufträge nicht abschließen.

Verwendung Ihrer Daten: Egencia verwendet sensible Rechnungsinformationen (z. B. den Namen des Karteninhabers, die Kreditkartennummer und das Ablaufdatum), um die Reisebuchungen abzuschließen, die Sie auf unserer Website tätigen. Andere Informationen über Sie verwenden wir zu den folgenden allgemeinen Zwecken: um Sie als Egencia-Mitglied zu registrieren, um Ihnen die gewünschten Produkte zu liefern bzw. die gewünschten Dienstleistungen für Sie zu erbringen, um Ihnen Reisebestätigungen und aktuelle Informationen zu Ihren Reisen zukommen zu lassen, um Ihnen Reisebenachrichtigungen zuzusenden, um Sie über Aktualisierungen und Dienstleistungen zu informieren, die möglicherweise interessant für Sie sind, um allgemein mit Ihnen in Kontakt zu treten, um auf Ihre Fragen und Anliegen zu antworten, um das Interesse an unseren Produkten und Dienstleistungen und an unserer Website zu ermitteln, damit wir sie verbessern können, um Ihre Benutzererfahrung auf der Egencia-Website anderweitig an Ihre Vorlieben anzupassen, um Ihnen Prämien im Rahmen von Bonus- oder Treueprogrammen anzubieten, an denen Sie teilnehmen, um Informationen von Ihnen einzuholen, auch in Form von Umfragen, um Streitigkeiten beizulegen, Gebühren einzuziehen oder Probleme zu beheben, um potenziell verbotene oder rechtswidrige Aktivitäten zu verhindern, um behördlich vorgeschriebene Überprüfungen durchzuführen, um unsere Nutzungsbedingungen durchzusetzen sowie auch zu anderen Zwecken, über die wir Sie zum Zeitpunkt der Erhebung in Kenntnis setzen.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung: Personenbezogene Daten über Sie erheben wir in der Regel nur dann, (i) wenn wir die personenbezogenen Daten benötigen, um einen Vertrag mit Ihrem Unternehmen zu erfüllen, (ii) wenn die Verarbeitung in unserem berechtigten Interesse (oder im berechtigten Interesse eines Dritten) ist und sofern Ihre Rechte nicht überwiegen, oder (iii) wenn Sie in diese Verarbeitungeingewilligt haben. In einigen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten von Ihnen zu erheben, beispielsweise wenn wir Ihren Transaktionsverlauf heranziehen müssen, um unseren gesetzlich vorgeschriebenen finanziellen und steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Falls wir Sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder eines Vertrags mit Ihrem Unternehmen um die Angabe personenbezogener Daten bitten, nennen wir Ihnen zum betreffenden Zeitpunkt den Grund. Außerdem teilen wir Ihnen mit, ob die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten zwingend erforderlich ist oder nicht (und informieren Sie gleichzeitig über die möglichen Folgen, sollten Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht angeben).

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen (oder auf die berechtigten Interessen eines Dritten) erheben und verwenden, bestehen diese Interessen in der Regel darin, unsere Plattform zu betreiben und im für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlichen Umfang zu kommunizieren, eine Sicherheitsüberprüfung durchzuführen, wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen, sowie unsere berechtigten wirtschaftlichen Interessen zu verfolgen, z. B. um Ihre Fragen zu beantworten, unsere Plattform zu verbessern, Marketingaktivitäten durchzuführen oder rechtswidrige Aktivitäten zu erkennen bzw. zu verhindern. Bisweilen haben wir weitere berechtigte Interessen, die wir Ihnen gegebenenfalls zum jeweiligen Zeitpunkt mitteilen werden.

Wenn wir Sie um Ihre Einwilligung zur Angabe personenbezogener Daten bitten, weisen wir darauf hin, dass Sie das Recht haben, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

OFFENLEGUNG IHRER DATEN

Egencia und seine Dienstleister können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Personen weitergeben:

  • Reisedienstanbieter, die von Ihnen gebuchte Reisedienstleistungen erbringen, wie zum Beispiel Hotels, Fluggesellschaften, Bahnunternehmen, Mietwagenunternehmen und Anbieter von Aktivitäten. Auf der gesamten Website sind sämtliche Leistungen, die von Drittanbietern angeboten werden, als solche gekennzeichnet. Diese Anbieter verarbeiten Ihre Daten gemäß ihren eigenen Datenschutzrichtlinien. Wir empfehlen Ihnen daher, die Datenschutzrichtlinien der Reisedienstanbieter zu lesen, deren Leistungen Sie über Egencia buchen möchten. Bitte beachten Sie, dass solche Reisedienstanbieter Sie gegebenenfalls auch kontaktieren können, um zusätzliche Informationen über Sie einzuholen oder um Ihre Reisebuchung durchführen zu können.
  • Drittanbieter, die unter Umständen in unserem Auftrag Dienstleistungen erbringen oder Funktionen erfüllen, darunter Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen, Durchführung geschäftlicher Auswertungen, Kundenservice außerhalb der Geschäftszeiten, Versendungvon Newslettern oder E-Mail-Umfragen oder Verhinderung von Betrug. Auf Anweisung Ihres Arbeitgebers können wir Ihre personenbezogenen Daten auch an Drittanbieter weitergeben, die Dienstleistungen wie Kostenüberwachung und Rückerstattung erbringen. Diese Unternehmen haben nur in dem Maße Zugriff auf personenbezogene Daten, wie sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie sind jedoch nicht berechtigt, diese Daten zu irgendeinem anderen Zweck zu verwenden oder weiterzugeben. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wie unsere Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten behandeln, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf wie im Abschnitt „So erreichen Sie uns“ beschrieben.
  • Andere Personen innerhalb Ihres Unternehmens, z. B. Ihr Travel Manager oder Reisekoordinator, wie oben im Abschnitt „Travel Manager und Reisekoordinatoren“ beschrieben.
  • Andere Personen innerhalb unserer Unternehmensgruppe: Bestimmte Daten geben wir bisweilen zu Hosting-, Speicher-, Analyse- und Berichtszwecken an unsere Konzerngesellschaften weiter; die Weitergabe dient zudem dazu, die Durchführung, Analyse und Verbesserung unserer und ihrer Dienstleistungen zu gewährleisten. Insoweit eine Konzerngesellschaft Zugriff auf Ihre Daten hat, um Dienstleistungen für uns zu erbringen, hält sie Vorgaben ein, die mindestens ebenso streng sind wie die Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung.

Wir und unsere Dienstleister können Ihre Daten auch in folgenden Fällen weitergeben:

  • Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin.
  • Als Reaktion auf Anordnungen auf Herausgabe von Daten, Gerichtsbeschlüsse oder sonstige rechtlichen Verfahren, zur Durchsetzung oder Ausübung unserer gesetzlichen Rechte, zur Verteidigung von Rechtsansprüchen oder wie ansonsten durch das geltende Recht vorgeschrieben oder zulässig. In diesen Fällen behalten wir uns das Recht vor, rechtliche Einwendungen oder Rechte geltend zu machen oder darauf zu verzichten.
  • Wenn die Weitergabe Ihrer Daten nach unserer Einschätzung angemessen ist, um rechtswidrige oder mutmaßlich rechtswidrige Aktivitäten zu untersuchen, zu verhindern oder um Maßnahmen dagegen zu ergreifen; um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von Egencia, unserer Kunden oder anderer zu schützen und zu verteidigen; und in Verbindung mit unseren Nutzungsbedingungen und anderen Vereinbarungen.
  • An Strafverfolgungsbehörden und staatliche Stellen in aller Welt zu Sicherheits-, Zoll- und Einwanderungszwecken. So verlangt beispielsweise gemäß US-Recht das Bureau of Customs and Border Protection des US Department of Homeland Security, dass bestimmte Reise- und Reservierungsdaten, nämlich die Fluggastdatensätze (Passenger Name Records oder PNR), für Reisende, die in die USA einreisen, aus den USA ausreisen oder den US-Luftraum durchfliegen, dem Department vor einer solchen Reise übermittelt werden. Uns ist es gestattet, diese Daten an Fluggesellschaften oder andere Reisedienstanbieter weiterzugeben, damit sie von ihnen an die jeweiligen Strafverfolgungsbehörden oder staatlichen Stellen weitergeleitet werden können.
  • Im Zusammenhang mit einer beabsichtigten oder abgeschlossenen Unternehmenstransaktion wie beispielsweise einer Veräußerung, Fusion, Konsolidierung oder dem Verkauf von Vermögenswerten sowie im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz.

IHRE RECHTE UND OPTIONEN IN BEZUG AUF DIE ERHEBUNG UND VERWENDUNG IHRER DATEN

Sie können auf den Seiten „Mein Profil“ und „Meine Reisen“ auf Ihre Daten zugreifen sowie auf diesen Seiten Daten ergänzen, aktualisieren oder löschen und Ihr Profil wie nachstehend beschrieben schließen.

Sie haben auch die Möglichkeit, eine schriftliche Anfrage auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie verarbeiten, an uns zu richten. Bei einer solchen Anfrage Ihrerseits ist Egencia berechtigt, einen geeigneten Identitätsnachweis von Ihnen zu verlangen, bevor wir dieser Anfrage nachkommen. Sie können eine schriftliche Anfrage auf Auskunft zu Ihren personenbezogenen Daten an uns richten, indem Sie sich wie im nachstehenden Abschnitt „So erreichen Sie uns“ beschrieben an uns wenden. Wir sind bestrebt, Ihnen innerhalb einer angemessenen Frist und in jedem Fall innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu antworten.

Einige Länder und Regionen gewähren Bewohnern zusätzliche Rechte in Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Zu diesen zusätzlichen Rechten, die in den einzelnen Ländern und Regionen unterschiedlich sind, kann Folgendes zählen:

  • Recht auf Herausgabe einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Erhalt von Informationen über den Zweck der Verarbeitung
  • Recht auf Erhalt von Informationen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten, die aus geschäftlichen Gründen verkauft oder weitergegeben wurden
  • Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verwendung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Widerspruch gegen den Verkauf Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten
  • Recht auf Information über die Logik der automatisierten Entscheidungsfindung, die unseren Verfahren zur Betrugsprävention zugrunde liegt, und über das Ergebnis dieser Entscheidungen

Am einfachsten können Sie Ihre Anfrage über die Kontaktinformationen an uns richten, die Sie am Ende dieser Datenschutzerklärung im Abschnitt „So erreichen Sie uns“ finden. Sie müssen keinerlei Nachteile durch uns befürchten, wenn Sie diese Rechte ausüben.

Neben den vorgenannten Rechten haben Sie möglicherweise das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde bezüglich unserer Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten einzureichen. Wir möchten Sie jedoch bitten, sich zunächst an uns zu wenden, damit wir eine zufriedenstellende Lösung für Ihr Anliegen finden können. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt „So erreichen Sie uns“, um Ihre Anfrage an uns zu richten. Wir beantworten alle Anfragen von Personen, die ihre Datenschutzrechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen wahrnehmen möchten.

Als Programmteilnehmer erhalten Sie möglicherweise Mitteilungen von uns mit Reisemeldungen und aktuellen Informationen. Den Erhalt solcher E-Mail-Newsletter können Sie jederzeit auf der Seite „Mein Profil“ in den E-Mail-Einstellungen deaktivieren oder durch eine Mitteilung an Ihren Travel Manager oder Reisekoordinator, dass Sie keine weiteren Mitteilungen dieser Art von Egencia wünschen, abbestellen. Darüber hinaus enthält jede E-Mail, die wir diesbezüglich an Sie senden, auch eine Option zum Abbestellen des Newsletters. Wir behalten uns allerdings das Recht vor, Ihnen Mitteilungen anderer Art zu senden, z. B. Hinweise zu unserem Service, Nachrichten zu Verwaltungsangelegenheiten und Umfragen in Bezug auf Ihr Egencia-Profil oder auf Ihre bei Egencia getätigten Transaktionen, ohne dass Sie die Möglichkeit haben, solche Nachrichten abzubestellen.

VERWENDUNG DER MOBILEN EGENCIA-APPS FÜR SMARTPHONE UND TABLET (DIE „MOBILEN APPS“)

Wenn Sie eine mobile Egencia-App nutzen, erheben und verwenden wir Daten über Sie in derselben Weise und für dieselben Zwecke wie bei Ihrer Nutzung unserer Website. Darüber hinaus verwenden wir bestimmte andere Daten, die wir bei Ihrer Nutzung unserer mobilen Apps automatisch erheben. Insbesondere gilt Folgendes:

  • Wir erheben Daten über die Funktion der mobilen App, auf die Sie zugreifen und die Sie nutzen. Anhand dieser Daten können wir die Bereiche der mobilen App ermitteln, die für unsere Kunden interessant sind, damit wir die mobile App weiter verfeinern und ständig verbessern können.
  • Wenn Sie die Funktion „Hotels suchen“ einer mobilen App unter Verwendung Ihres „aktuellen Standorts“ nutzen, verwenden wir Informationen über Ihren aktuellen Standort – die Ihr Mobilgerät mithilfe von GPS oder ähnlichen Technologien liefert –, um Ihnen in der Nähe gelegene Hotels anzuzeigen. Wir erfassen Standortdaten erst dann, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, indem Sie auf die Funktion „Hotels suchen“ unter Verwendung Ihres „aktuellen Standorts“ als Zielort klicken oder die Erfassung von Standortdaten im Menü „Einstellungen“ Ihres Smartphones aktivieren. Wenn Sie der Weitergabe von Standortdaten an uns über Ihre App oder die Geräteeinstellungen zustimmen, können wir diese Standortdaten nutzen und weitergeben, um Ihnen auf den Standort zugeschnittene Hotel- oder Transportoptionen anzubieten oder Ihnen andere relevante Informationen oder Dienstleistungen bereitzustellen.
  • Bei Absturz oder Aufhängen sendet jede mobile App darüber hinaus Fehlerberichte an uns. Anhand eines solchen Fehlerberichts können wir den Fehler untersuchen und die Stabilität der mobilen App in zukünftigen Versionen verbessern. In diesen Fehlerberichten, die die mobile App an uns sendet, sind Informationen zu Typ und Version des Mobilgeräts, Ihre Kunden-ID, der Zeitpunkt des Auftretens des Fehlers, die verwendete Funktion und der Status der Anwendung beim Auftreten des Fehlers enthalten. Wir verwenden diese Informationen ausschließlich für den Zweck der Untersuchung und Behebung des Fehlers.
  • Wir können Ihnen Push-Benachrichtigungen zu Änderungen des Flugstatus oder zu anderen Ereignissen, die während Ihrer Reise eintreten, senden. Darüber hinaus können wir Push-Benachrichtigungen verwenden, um wichtige Mitteilungen Ihres Travel Managers/Reisekoordinators/Arbeitgebers in einem Notfall weiterzugeben. Sie können diese Berechtigungen jederzeit über die Einstellungen Ihres Mobilgeräts verwalten.
  • Wenn Sie „Reiseberater kontaktieren“ auswählen und die Option „Rückruf anfordern“ in der Egencia-Hilfe wählen (sofern verfügbar), sendet die mobile App Ihre Kunden-ID, die Reiseplaninformationen und möglicherweise weitere Informationen über Ihre letzte Verwendung der mobilen App an den Reiseberater. Dies dient dazu, die Interaktion mit dem Kundenservice zu beschleunigen und einen reibungslosen Austausch auf der Basis relevanter Informationen zu gewährleisten.

Für bestimmte Daten liegt die Entscheidung bei Ihnen, ob sie von einer mobilen App an uns gesendet werden. So können Sie die Erfassung von Standortdaten jederzeit im Menü „Einstellungen“ Ihres Smartphones deaktivieren. Alternativ dazu können Sie auch die mobile App vollständig von Ihrem Mobilgerät entfernen und über unsere Website oder telefonisch auf unsere Dienstleistungen zugreifen.

WIE SCHÜTZEN WIR IHRE DATEN?

Wir möchten, dass Sie sich sicher fühlen, wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, um eine Reise zu planen und zu buchen, und wir sehen uns in der Pflicht, die von uns erfassten Daten zu schützen. Kein Unternehmen kann absolute Sicherheit garantieren, aber wir haben entsprechende organisatorische , technische und physische Sicherheitsverfahren umgesetzt, mit denen die personenbezogenen Daten geschützt werden, die uns anvertraut wurden und unter unserer Kontrolle sind. So haben beispielsweise nur autorisierte Mitarbeiter für genehmigte Geschäftstätigkeiten Zugriff auf personenbezogene Daten. Darüber hinaus setzen wir bei der Übertragung vertraulicher personenbezogener Daten zwischen Ihrem und unserem System Verschlüsselungstechnologien ein und verwenden Firewalls und Angriffserkennungssysteme, um den Zugriff auf Ihre Daten durch unbefugte Personen zu verhindern.

WIE KÖNNEN SIE AUF IHRE DATEN ZUGREIFEN?

In den folgenden Bereichen dieser Website können Sie auf Ihre Daten zugreifen:

Mein Profil
Auf der Seite „Mein Profil“ auf der Egencia-Website können Sie Ihre Profileinstellungen einsehen und ändern. In den E-Mail-Einstellungen können Sie Ihre E-Mail-Adresse ändern und angeben, welche Benachrichtigungen Sie von uns erhalten möchten. Außerdem können Sie Ihre E-Mail-Einstellungen ändern. Klicken Sie dazu einfach in der E-Mail, die Sie von uns erhalten, unten auf den Link „Abmelden“. Sie können auch Ihr Passwort ändern und festlegen, dass Sie automatisch mit Ihrem Passwort angemeldet werden, wenn Sie sich bei dieser Website einloggen. Wenn sich ein Travel Manager bei seinem Egencia-Profil anmeldet, kann er neue Benutzer hinzufügen, den Status aktualisieren oder bestehende Benutzerprofile löschen. Außerdem kann er Namen, Telefonnummern, Reisepassdaten und Notfallkontakte für mit Ihrem Profil verbundene Reisende aktualisieren oder berichtigen sowie Ihre Reisevorlieben aktualisieren.

Anforderung zum Schließen eines Kontos
Sie können Ihr Egencia-Kontoschließen, indem Sie uns wie unten beschrieben kontaktieren. Nach dem Schließeneines Kontos können Sie sich nicht mehr bei diesem Konto anmelden und auch nicht mehr auf die mit dem Konto verbundenen Daten zugreifen. Es steht Ihnen jedoch frei, jederzeit ein neues Konto zu eröffnen. Wir senden eine E-Mail mit einer Bestätigung der Kontoschließung an die in Ihrem Profil angegebene E-Mail-Adresse.

MEINE REISEN

Auf der Seite „Meine Reisen“ der Egencia-Website können Mitglieder ihre gespeicherten Reisepläne einsehen, aktualisieren oder löschen. Falls Sie Egencia mitteilen, dass bestimmte personenbezogene Daten über Sie nicht korrekt, vollständig und aktuell sind, kontaktieren Sie uns bitte unter Verwendung der Informationen im Abschnitt „So erreichen Sie uns“. Egencia wird dann angemessene Schritte unternehmen, um die personenbezogenen Daten so zu berichtigen, dass sie korrekt, vollständig und aktuell sind.

Wenn an irgendeiner Stelle dieser Website auf andere Websites verwiesen wird, die weder unser Eigentum sind noch von uns betrieben werden, fallen diese Websites nicht unter diese Datenschutzerklärung. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzbestimmungen auf diesen anderen Websites zu lesen, um sich über deren Vorgehensweise für die ErhebungVerwendung und Weitergabe personenbezogener Daten zu informieren.

WO WERDEN IHRE DATEN GESPEICHERT?

Egencia speichert und verarbeitet personenbezogene Daten über Reisende in sicheren Umgebungen:

  • in den USA in sog. Top-Level Operator Rechenzentren (in Arizona) sowie in der Cloud (westliche US-Region) unter Verwendung von Amazon Web Services und
  • in der Europäischen Union (in Irland) in der Cloud unter Verwendung von Amazon Web Services.

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Daten von Reisenden, die nicht aus den USA stammen, muss Egencia zur Erbringung seiner Dienstleistungen Ihre personenbezogenen Daten an seine verbundenen Unternehmen und/oder Dienstleister in den USA und möglicherweise auch in andere Länder als Ihr Wohnsitzland übermitteln. Die Datenschutzgesetze in diesen Ländern weichen unter Umständen von den Gesetzen Ihres Landes ab. Unabhängig davon, wo Ihre personenbezogenen Daten durch Egencia verarbeitet werden, trägt Egencia dafür Sorge, dass Ihre personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung und den geltenden Datenschutzgesetzen geschützt sind. Egencia verfügt über konzerninterne Standardvertragsklauseln, die, wo zutreffend, für die Weitergabe von personenbezogenen Daten zwischen der EU und den USA gelten.

Wir sorgen dafür, dass unsere Drittanbieter, an die wir Daten übermitteln, geeignete Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten treffen. Die Grundlage für die Bestimmung der Angemessenheit (i) kann der Angemessenheitsstatus eines Landes sein, d. h. ein Land, das die Europäische Kommission für „angemessen“ hält, da die Datenschutzstandards dieses Landes ähnlich denen der Europäischen Union sind; (ii) können Standardvertragsklauseln sein.

DATENAUFBEWAHRUNG

Wir bewahren Ihre Daten nicht länger als für unsere Geschäftszwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften notwendig auf. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass wir bestimmte Daten auch nach Schließung Ihres Kontos durch Sie aufbewahren können, z. B. wenn dies notwendig ist, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, unter anderem auch eine Aufbewahrung von Daten für Steuer- und Buchhaltungszwecke. Ihre personenbezogenen Daten werden von uns anonymisiert oder aggregiert, wenn wir sie für Analysezwecke oder Trendanalysen über längere Zeiträume hinweg verwenden möchten.

Unsere Aufbewahrungsfristen ermitteln wir u. a. anhand folgender Kriterien:

  • der Dauer unserer Zusammenarbeit mit Ihnen, einschließlich offener Abrechnungen, die Sie möglicherweise noch bei Egencia haben, oder auch aktueller Buchungen oder anderer Transaktionen, die Sie auf unserer Website getätigt haben
  • der Frage, ob für uns eine gesetzliche Verpflichtung bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten besteht, wie z. B. die Verpflichtung zur Dokumentation der Transaktionen, die Sie bei uns getätigt haben
  • der Frage, ob aktuelle zutreffende gesetzliche Pflichten darüber bestehen, wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren müssen, u. a. vertragliche Verpflichtungen, Rechtsstreitigkeiten, Verjährungsfristen oder behördliche Untersuchungen

ÄNDERUNGEN AN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Egencia behält sich vor, diese Datenschutzerklärung in der Zukunft zu ändern. Wir werden Sie über wesentliche Änderungen an dieser Datenschutzerklärung per E-Mail-Benachrichtigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse oder durch einen Hinweis auf unserer Website informieren. Das Datum der letzten Aktualisierung wird oben in dieser Datenschutzerklärung neben „Letzte Aktualisierung“ angezeigt.

SO ERREICHEN SIE UNS

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unseren Datenschutzpraktiken im Allgemeinen wenden Sie sich bitte über die folgenden Kontaktmöglichkeiten an uns:

  • Per E-Mail: Wenn Sie Fragen oder Beschwerden hinsichtlich GBT und Datenschutz haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte hier an die Datenschutzabteilung.
  • Schreiben Sie uns: Richten Sie Ihr Schreiben an die folgende Adresse: Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, Vereinigtes Königreich.

Angaben zu den Verantwortlichen bei Egencia:

Datenverantwortlicher für Belgien

Egencia Belgium SA

Datenverantwortlicher für Frankreich

Egencia France SAS

Datenverantwortlicher für Norwegen

Egencia Norway AS

Datenverantwortlicher für Dänemark

Egencia Denmark A/S

Datenverantwortlicher für Finnland

Egencia Finland Oy

Datenverantwortlicher für Deutschland

Egencia GmbH

Datenverantwortlicher für Schweden

Egencia Sweden AB

Datenverantwortlicher für das Vereinigte Königreich

Egencia UK ltd

Datenverantwortlicher für die USA, APAC (einschließlich China)

Egencia LLC (US)

HAFTUNGSAUSSCHLUSS VON EGENCIA

Egencia ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft von American Express Global Business Travel (GBT). GBT ist ein Joint Venture-Unternehmen, das nicht vollständig der American Express Company oder einer ihrer Tochtergesellschaften (American Express) gehört. „American Express Global Business Travel“, „American Express“ und das American Express-Logo sind Handelsmarken von American Express und unterliegen einer beschränkten Lizenz. „American Express Meetings & Events“ ist ein Bereich von GBT.