Unternehmen wechseln ihr Reise-Management-Unternehmen aus den verschiedensten Gründen: Es gibt eine neue Geschäftsleitung, eine Fusion oder Übernahme hat stattgefunden oder der bisherige Anbieter war nicht überzeugend. Veränderungen sind jedoch nie leicht und der Prozess kann sich ziemlich in die Länge ziehen. Ein Wechsel kann jedoch auch beträchtliche Vorteile haben – finanzieller Art, durch effizientere Abläufe und zufriedenere Geschäftsreisende. Ein gutes Change Management kann dafür sorgen, dass Veränderungen so reibungslos wie möglich vonstattengehen. Dazu müssen Reisemanager jedoch die Reisenden sowie die internen beteiligten Parteien vor und während der Entscheidungsfindung einbinden. Wenn diese, ohne vorher gefragt zu werden, einfach nur über eine Änderung in Kenntnis gesetzt werden, die große Auswirkungen auf sie hat, wird die Reaktion darauf kaum positiv ausfallen. Sobald die Entscheidung zugunsten einer Veränderung gefallen ist, sollten Sie die wichtigsten internen beteiligten Parteien in einer Arbeitsgruppe zusammenbringen, um das Projekt gemeinsam zu bewältigen. Entwickeln Sie gemeinsam mit ihnen Ziele und Prioritäten bereits vor der Ausschreibung. Lässt sich am Feedback der Reisenden ablesen, dass diese benutzerfreundlichere Technologien für Geschäftsreisen oder einen besseren Zugang zu Inhalten möchten? Die meisten Menschen stehen Veränderungen eher ablehnend gegenüber und das Thema Geschäftsreisen kann die Gemüter bewegen. Unabhängig davon, warum das Unternehmen über einen Wechsel des Reise-Management-Unternehmens nachdenkt, muss das Feedback der Reisenden bei der Suche nach dem richtigen Partner berücksichtigt werden. Beachten Sie nach dem Wechsel Ihres Reise-Management-Unternehmens die folgenden drei Punkte, damit alles reibungslos abläuft.

1. Reisende und beteiligte Parteien bei der Umsetzung miteinbeziehen

   Arbeiten Sie zusammen, um sicherzustellen, dass die Änderungen auch erwünscht sind. Möchten Sie beispielsweise eine integrierte Reiseplattform einführen? Dann sollte der Zeitplan so gestaltet sein, dass Probleme rechtzeitig behoben und Schulungen oder Support angeboten werden können. Die beteiligten Parteien sollten sowohl aus Abteilungen mit einem besonderen Interesse am Reiseprogramm (IT, HR, Finanzen) als auch aus solchen mit Mitarbeitern, die häufig reisen, stammen. Falls das Programm andere Standorte betrifft, sollten auch diese Regionen und Länder in der Arbeitsgruppe vertreten sein. Bei Änderungen am Reiseprogramm müssen die Umgebung und die unterschiedlichen Erwartungen der Geschäftsreisenden an den verschiedenen Standorten im Hinblick auf persönlichen Service oder automatisierte Tools berücksichtigt werden. Alle beteiligten Parteien sollten ihre Rolle und ihren Verantwortungsbereich kennen. Das Geschäftsreisemanagement ist von stetiger Veränderung geprägt. Sie müssen sicherstellen, dass die anderen Entscheidungsträger nicht nur darauf achten, was die beteiligten Parteien und Reisenden jetzt brauchen, sondern auch die Zukunft bedenken. Ein Wechsel des Reise-Management-Unternehmens kann zeitaufwendig und teuer sein, daher sollten die Vorteile die Kosten überwiegen. Suchen Sie sich ein Reise-Management-Unternehmen, dass das passende Programm für die beteiligten Parteien liefern kann und über aktuelle Technologien für Geschäftsreisen verfügt, die die Reisenden zufriedenstellen.

2. Effektiv kommunizieren, um alle einzubinden

   Unterschätzen Sie nie die Bedeutung der Kommunikation. Ein Wechsel des Reise-Management-Unternehmens funktioniert nur, wenn alle Beteiligten – ob Reisende oder andere Manager – an einem Strang ziehen. Die Zusammenarbeit mit einem neuen Reise-Management-Unternehmen geht unter Umständen auch mit anderen wichtigen Änderungen wie der Einführung eines integrierten Reise- und Kostenmanagementsystems einher. Neue Prozesse oder Tools müssen vorgestellt, erklärt und unterstützt werden. Betrachten Sie neue Tools immer aus dem Blickwinkel des Benutzers. Sind die neuen Tools benutzerfreundlich und verständlich genug, sodass eine Person, die nicht mit Reise-Management befasst ist, diese problemlos einsetzen kann, oder sollten Sie eine einfache Anleitung zum Download bereitstellen oder online virtuelle Demos anbieten? Übertragen Sie einem Mitglied der Projektarbeitsgruppe die Verantwortung für das Beantworten von Benutzerfragen. Der Wechsel des Reise-Management-Unternehmens sollte etwas Positives sein und nichts, vor dem man sich fürchten muss. Ein neues Buchungs-Tool könnte den benutzerfreundlichen Zugriff auf eine breite Palette passender Inhalte über einen einzigen Kanal ermöglichen, wo früher verschiedene Quellen genutzt werden mussten. Bei Geschäftsreisen gibt es immer wieder Veränderungen und das wird auch in Zukunft so bleiben. Achten Sie darauf, sich ein Reise-Management-Unternehmen zu suchen, das für die Zukunft gerüstet ist.

3. Ihr Reiseprogramm überarbeiten

   Der Wechsel zu einem neuen Reise-Management-Unternehmen ist auch eine gute Gelegenheit, Ihr Reiseprogramm einer genauen Prüfung zu unterziehen. Möglicherweise müssen Sie Ihre Teams und Prozesse an veränderte Gegebenheiten anpassen. Neue Technologien für Geschäftsreisen bedeuten wahrscheinlich ein stärker integriertes Reiseprogramm. Dies könnte die Chance sein, einzelne Prozessschritte wie die Genehmigung vor der Reise oder Abgleiche und Zahlungen zu optimieren. Dadurch könnten sich aber auch die Erwartungen an die einzelnen Teammitglieder ändern. Ein Wechsel des Reise-Management-Unternehmens ist zudem eine gute Gelegenheit, die Fluggastdatensätze (PNR) zu aktualisieren. Diese sollten Informationen zu Vielfliegerprogrammen und Sonderwünschen wie bevorzugtem Sitzplatz oder Mahlzeiten und ggf. benötigter Hilfe beinhalten. Darüber hinaus verlangen manche Länder weitere persönliche Daten, beispielsweise für das US-amerikanische Electronic System for Travel Authorisation (ESTA), bei dem auch die Reisepassdaten angegeben werden müssen.

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