Pour une transition en douceur de votre gestion de voyages
De nombreuses raisons peuvent inciter les entreprises à changer d’agence de voyages d’affaires, qu’il s’agisse de l’arrivée d’un nouveau directeur général, de fusions, d’acquisitions ou d’un manque d’efficacité du prestataire existant. Tandis que la résistance au changement est quasiment systématique et que le processus pour la vaincre peut être long et compliqué, les bénéfices induits par un tel changement peuvent être substantiels, que ce soit sur le plan financier, de l’efficacité des process ou encore de la satisfaction des voyageurs. Si une gestion performante du changement peut faciliter la transition, elle nécessite cependant que les Travel Managers engagent leurs voyageurs et parties intéressées en interne, pour qu’ils soient impliqués avant et pendant le processus de prise de décision. À l’inverse, si vous vous contentez d’annoncer un changement qui aura une incidence sur leur vie sans les avoir consultés, il est peu probable que leurs réactions soient positives. Une fois prise la décision d’étudier la faisabilité du changement, identifiez et intégrez vos parties intéressées internes au sein d’un comité de gestion du projet. Collaborez avec eux avant de lancer un AO, afin d’identifier vos objectifs et de hiérarchiser vos priorités. Les commentaires des voyageurs laissent-ils apparaître qu’ils souhaitent une technologie plus intuitive ou un meilleur accès au contenu ? Naturellement réticent au changement, l’être humain est en outre soumis au facteur émotionnel lié aux voyages d’affaires. Quelle que soit la raison qui pousse votre entreprise à réviser le contrat conclu avec son agence de voyages d’affaires, elle doit prendre en compte les observations de ses voyageurs au moment de rechercher le bon partenaire. Une fois la nouvelle agence choisie, suivez les trois étapes suivantes pour garantir une transition réussie.
Impliquez voyageurs et parties intéressées dans le programme d’implémentation
Travaillez avec eux afin de veiller à ce que les changements que vous apportez soient bien perçus. Peut-être lancerez-vous une plateforme de voyages intégrée ? Le calendrier doit laisser suffisamment de temps pour résoudre tout dysfonctionnement et proposer toute formation ou assistance adéquate. En outre, les parties intéressées doivent représenter les départements concernés par le programme voyages (IT, RH, finance), mais aussi ceux qui comptent des voyageurs réguliers. Si le programme voyages couvre d’autres sites, les régions ou pays concernés doivent également être représentés au sein du comité. Tout changement apporté au programme voyages devra tenir compte des environnements propres aux différents sites et des attentes de leurs voyageurs en termes de service personnalisé ou d’outils automatisés. Par ailleurs, chaque partie prenante majeure doit connaître son rôle et les responsabilités de chacun. Le contexte relatif à la gestion des voyages d’affaires évoluant rapidement, les personnes impliquées dans le processus de décision doivent analyser non seulement les besoins actuels des parties intéressées et des voyageurs, mais aussi quels seront leurs besoins dans un avenir proche. Tandis que changer d’agence de voyages d’affaires peut se révéler long et coûteux, le retour sur investissement devrait quant à lui s’avérer positif. Pour cela, il importe de sélectionner une agence qui soit en mesure de fournir le programme voulu par les parties intéressées et qui dispose d’une technologie de voyage d’affaires moderne capable de satisfaire vos voyageurs.
Communiquez efficacement pour remporter l’adhésion de tous
Ne sous-estimez jamais l’importance de la communication. L’adoption d’une nouvelle agence de voyages d’affaires ne sera couronnée de succès que sous réserve d’acceptation par l’ensemble des parties intéressées (voyageurs et autres responsables). Cette transition peut être accompagnée d’autres changements fondamentaux, comme par exemple le lancement d’un système intégré de gestion des frais et des voyages. Il convient alors de communiquer, d’expliquer et d’assurer une assistance sur les nouveaux processus ou outils mis en place. Essayez de vous placer du point de vue de l’utilisateur : les nouveaux outils sont-ils suffisamment intuitifs pour qu’une personne non initiée les trouve simples d’utilisation ? Faut-il rédiger un mode d’emploi simple et disponible en téléchargement, ou proposer des démonstrations virtuelles ? Il peut être utile d’attribuer à un membre du comité la responsabilité de répondre aux questions des utilisateurs. Tout changement d’agence de voyages d’affaires devrait être adopté sans crainte et constituer une expérience positive. La mise en place d’un nouvel outil de réservation peut permettre un accès intuitif, via un canal unique, à un large panel de contenus jusqu’alors dispersés à travers différentes sources. Le monde du voyage d’affaires évoluant à vitesse exponentielle, assurez-vous de pouvoir compter sur une agence de voyages d’affaires équipée pour l’avenir.
Examinez votre programme voyages
Faire appel à une nouvelle agence de voyages d’affaires constitue une excellente occasion d’examiner votre programme voyages. Il est possible que vos processus et la composition de vos équipes nécessitent des ajustements. Par ailleurs, l’implémentation d’une nouvelle technologie se traduira fort probablement par un programme voyages au degré d’intégration supérieur. Cela pourrait être l’occasion de simplifier votre process, notamment les étapes relatives au rapprochement, aux paiements et aux approbations en amont des voyages, ce qui pourrait avoir une incidence sur ce qui est attendu des membres de l’équipe. Collaborer avec une nouvelle agence de voyages d’affaires constitue en outre une opportunité de mettre à jour les PNR (Passenger Name Records) et d’y inclure les programmes de fidélité et demandes de service spécial (préférences en matière de siège, de repas et, le cas échéant, assistance). De surcroît, certains pays demandent davantage d’informations personnelles : c’est le cas des États-Unis et de leur système électronique d’autorisation de voyage (ESTA) qui exige la saisie de données de passeport.
