Dieser Beitrag erschien ursprünglich im Jahr 2016 und wurde an die aktuelle Lage in der Reisebranche angepasst.

Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Geschäftsreisen Ihres Teams ganz einfach rationalisieren, müssten sich keine Gedanken mehr über die Kraftstoffkosten machen und hätten eine bessere Kontrolle über die Reisekosten.

Mit den Optionen zum Vorausbezahlen von Kraftstoff für Mietwagen ist das alles möglich.

Indem Sie Kraftstoff im Voraus bezahlen, ersparen Sie sich den Aufwand, die Kosten für Kraftstoffkäufe zu erstatten, und vermeiden zudem die Ungewissheit, die durch schwankende Preise entsteht. Durch im Voraus festgelegte Tarife gewinnen Sie an Planungssicherheit, vereinfachen das Kostenmanagement und erleichtern die Einhaltung des Budgets. Darüber hinaus bietet vorausbezahlter Kraftstoff Ihnen die Möglichkeit, sich auf die strategische Planung zu konzentrieren, anstatt sich mit langwierigen Erstattungsverfahren herumzuschlagen. Davon profitieren sowohl Travel Manager als auch Reisende.

Gehört im Voraus bezahlter Kraftstoff zu Ihren Kfz- und Kraftstoffrichtlinien?

Dieser Blogbeitrag wurde ursprünglich 2016 von Michael Tribuch, Director, Supplier Revenue & Strategy, Egencia, verfasst. Er wurde aktualisiert und um Optionen für im Voraus bezahlten Kraftstoff für Mietwagen ergänzt.

Für Travel Manager

Im Voraus bezahlter Kraftstoff ist ein wahr gewordener Traum für Travel Manager. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Team von Außendienstmitarbeitenden, die verschiedene Zielorte ansteuern. Was bedeutet das für Sie?  Ein unübersichtlicher Stapel von Quittungen und eine Menge unerwarteter Kraftstoffkosten. Genau hier kann im Voraus bezahlter Kraftstoff Abhilfe schaffen.

Kostenverwaltung: Mit im Voraus bezahltem Kraftstoff können Travel Manager die Kraftstoffkosten genau kalkulieren und vorausberechnen. Da die festen Kraftstoffkosten im Voraus festgelegt werden, können Sie Ihre Reisebudgets besser verwalten und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Außerdem lassen sich so unerwartete Ausgaben vermeiden und die Gesamtausgaben für Geschäftsreisen optimieren.

Ausgabenverwaltung: Vorausbezahlter Kraftstoff vereinfacht den Prozess der Reisekostenverwaltung für Travel Manager. Da Reisende ihre Kraftstoffkosten nicht mehr einzeln abrechnen und keine Erstattungsanträge einreichen müssen, können Travel Manager die Abrechnungsprozesse straffen und profitieren von einem geringeren Verwaltungsaufwand.

Mehr Kontrolle: Durch die Auswahl von vorab genehmigten Kraftstoffanbietern und die Überwachung des Kraftstoffverbrauchs über zentralisierte Plattformen oder Reporting-Tools können Travel Manager mit bevorzugten Anbietern günstige Konditionen aushandeln.

Risikominderung: Vorausbezahlter Kraftstoff kann dazu beitragen, Risiken im Zusammenhang mit nicht genehmigten oder betrügerischen Kraftstoffabrechnungen zu minimieren. Durch die Implementierung von Protokollen können Travel Manager Unregelmäßigkeiten oder den Missbrauch von Kraftstoffbudgets effektiver aufdecken und so das Risiko von Compliance-Verstößen verringern.

Komfort: Mit im Voraus bezahltem Kraftstoff entfällt die Notwendigkeit, Quittungen einzuholen oder sich mit umständlichen Erstattungsanträgen zu befassen. Sowohl Travel Manager als auch Reisende profitieren davon, da Zeit und Ressourcen für wichtigere Aufgaben frei werden.

Für Ihre Reisenden

Auch für Reisende bietet im Voraus bezahlter Kraftstoff eine Reihe von Vorteilen. Einerseits profitieren sie von der Bequemlichkeit und dem besseren Kostenmanagement angesichts schwankender Kraftstoffpreise, andererseits sparen sie auch Zeit. Außerdem entlastet es Reisende, die oft unterwegs sind, um von einem Termin zum anderen zu fahren. Endlich sind Ihre Reisenden nicht mehr durch den Füllstand des Kraftstofftanks eingeschränkt.

Optimierte Vorgehensweise beim Tanken: Mit im Voraus bezahltem Kraftstoff müssen Reisende nicht mehr selbst eine Tankstelle suchen und ansteuern. Dies ist besonders hilfreich für vielbeschäftigte Reisende, die einen straffen Zeitplan haben und nicht unbedingt die Zeit haben, unterwegs nach Tankstellen zu suchen. Wenn der Kraftstoff im Voraus bezahlt wird, können sich die Reisenden mehr auf ihre geschäftlichen Ziele konzentrieren, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wo und wann sie tanken, oder wie hoch die Benzinpreise in der Nähe sind, wenn sie dringend tanken müssen.

Mehr Kontrolle über Ausgaben: Mit im Voraus festgelegten Budgets für Kraftstoff können Reisende ihre Finanzen verwalten und unerwartete Kosten durch schwankende Kraftstoffpreise oder Premium-Kraftstoffoptionen vermeiden. Vorhersehbare Ausgaben sind ideal für Reisende, die sich an strenge Budgets halten und ihre Ausgaben für Erstattungszwecke verfolgen müssen.

Sorgenfreiheit: Sie müssen sich an der Tankstelle nicht mehr um Bezahlvorgänge kümmern. Anstatt mit Kreditkarten oder Bargeld zu hantieren, tanken Reisende ihre Fahrzeuge einfach ohne Bezahlvorgang auf. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Verspätungen aufgrund einer unerwartet niedrigen Tankanzeige.

Mehr Sicherheit: Mit im Voraus bezahltem Kraftstoff entfällt die Notwendigkeit, häufig an unbekannten oder ungewohnten Tankstellen anzuhalten, insbesondere an ungewohnten oder potenziell unsicheren Orten.

Alternativ können Sie auch Prepaid-Travelcards nutzen

Das Letzte, was Ihre Reisenden brauchen, wenn sie von einem Meeting zum nächsten fahren, ist die Sorge, den Überblick über Quittungen zu verlieren oder an der Tankstelle nach Bargeld zu kramen.  Mit Prepaid-Tankkarten können Ihre Reisenden Folgendes tun:

Überall tanken: Viele dieser Karten sind nicht an bestimmte Tankstellen gebunden, sodass Ihre Reisenden an praktisch jeder Tankstelle tanken können, ohne Bargeld mit sich führen oder persönliche Karten verwenden zu müssen. Und nicht nur das: Einige bieten sogar detaillierte Berichte, sodass Ausgaben leicht nachvollzogen werden können.

Kosten sparen: Viele Tankkarten bieten sogar Vergünstigungen wie Rabatte beim Tanken oder Prämienprogramme, mit denen Ihr Unternehmen auf lange Sicht bares Geld sparen kann. Nicht zu vergessen ist der Sicherheitsaspekt: Tankkarten bieten Schutz vor Betrug und können bei Verlust oder Diebstahl einfach deaktiviert werden. Machen Sie sich Sorgen über zu hohe Ausgaben? Auch das ist kein Problem, denn einige Karten bieten die Möglichkeit, ein Ausgabenlimit festzulegen.

Ausgaben nachverfolgen: Mit Prepaid-Tankkarten können Reisende ihre Ausgaben leicht nachverfolgen und müssen sich nicht mehr darum kümmern, Quittungen sicher aufzubewahren und ihre Ausgaben zu notieren – zusätzlich zu allem anderen, woran sie während ihrer Geschäftsreise denken müssen.

Wenn Prepaid-Tankkarten für Ihr Reiseprogramm keine Option sind  

Wenn Prepaid-Tankkarten für Ihre Reise nicht sinnvoll sind Einige Mietwagenanbieter in den USA bieten „Express-Optionen“ an, die für Kunden gedacht sind, die während der gesamten Mietzeit weniger als 75 Meilen fahren. Wenn Sie diese Kriterien erfüllen und den Wagen nicht vollgetankt zurückgeben, wird Ihnen eine Pauschalgebühr in Rechnung gestellt. Diese Option kann bei der Abholung am Schalter oder bei der Reservierung des Fahrzeugs gewählt werden.

Nicht alle Autovermietungen bieten Express-Optionen an, aber sie können die Kosten für nachgetankter Kraftstoff auf einen bestimmten Höchstwert pro Gallone über den örtlichen Preisen deckeln. Versuchen Sie im Idealfall im Voraus herauszufinden, ob Sie vor der Rückgabe des Fahrzeugs Zeit zum Tanken haben werden.

Egal, wie Sie sich entscheiden ...

Insgesamt bietet die Einführung von im Voraus bezahltem Kraftstoff eine Reihe von Vorteilen, die nicht nur Ihre Kostenabrechnung vereinfachen, sondern auch Ihre Reisenden entlasten. Was, wenn im Voraus bezahlter Kraftstoff nicht die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist? Einige Vorteile können Sie auch über Express-Optionen nutzen. In jedem Fall können Sie Unmengen an unordentlichen Quittungen und unerwartete Ausgaben vermeiden und sich auf kostengünstigere und effizientere Prozesse freuen.

Möchten Sie mehr zu dem Thema erfahren? Vergessen Sie nicht, auch einen Blick auf unseren Blog mit Tipps und Trends zu Geschäftsreisen mit Mietwagen zu werfen.

Beachten Sie auch die folgenden Links zu FAQs mit Informationen zum Thema Tankoptionen:

Quellen:

1. FAQs von Avis:  https://www.avis.com/en/products-and-services/services/fuel-plans?
2. FAQs von Hertz: https://www.hertz.com/rentacar/productservice/index.jsp?targetPage=refuelingoptions.jsp
3. FAQs von National: https://www.nationalcar.com/en/support/car-rental-faqs/fuel-options.html
4. FAQs von Enterprise: https://www.enterprise.com/en/help/faqs/fueling-rental-car.html