Initialement publié en 2016, cet article a été mis à jour pour refléter la réalité du secteur du voyage.

Imaginez rationaliser les voyages d’affaires de votre équipe, supprimer le casse-tête des dépenses de carburant et gérer au mieux les frais de déplacement, tout cela sans effort…

Une solution existe : le carburant prépayé pour la location de voiture.

En optant pour le prépaiement, oubliez les tracas inhérents au remboursement des employés pour les achats de carburant, mais aussi à l’incertitude liée aux fluctuations de prix. En gelant les tarifs en amont, vous gagnez en prévisibilité, simplifiez la gestion des dépenses et favorisez le respect des contraintes budgétaires. De plus, le prépaiement de carburant est synonyme de tranquillité d’esprit. En effet, cette option vous permet de vous concentrer sur la planification stratégique, plutôt que de vous débattre avec de fastidieux processus de remboursement pour un simple plein d’essence. Au final, tout le monde y gagne, qu’il s’agisse des Travel Managers ou des voyageurs.

Votre politique de location de voiture comporte-t-elle déjà l’option de prépaiement de carburant ?

Initialement rédigé en 2016 par Michael Tribuch, Director, Supplier Revenue & Strategy chez Egencia, cet article a fait l’objet d’une mise à jour pour prendre en compte les options de prépaiement de carburant proposées dans le cas d’une location de voiture.

Pour les Travel Managers

Le carburant prépayé est tel un rêve devenu réalité pour les Travel Managers. Imaginez ceci : particulièrement enthousiastes, vos collaborateurs s’apprêtent à s’envoler pour les quatre coins du monde. Mais qu’est-ce que cela signifie pour vous ?  Une pile désordonnée de reçus et de nombreux frais de carburant potentiellement inattendus. C’est là qu’interviennent les avantages du carburant prépayé.

Gestion des coûts : Le prépaiement de carburant permet aux Travel Managers de prévoir et de budgétiser avec précision les dépenses en carburant. Avec des coûts de carburant fixes déterminés en amont, votre gestion des budgets de voyage s’en trouve améliorée, tout comme la conformité à la politique. Cela permet en outre d’éviter toute dépense imprévue et d’optimiser les dépenses globales en matière de voyage.

Gestion des dépenses : Le carburant prépayé simplifie le processus de gestion des dépenses pour les Travel Managers. Les voyageurs n’ayant plus à gérer individuellement leurs dépenses en carburant ni à soumettre les demandes de remboursement s’y rapportant, les Travel Managers peuvent rationaliser les processus comptables et alléger les charges administratives.

Pouvoir de négociation accru : Par la sélection de fournisseurs préalablement approuvés et le suivi de la consommation de carburant via des plateformes centralisées ou des outils de reporting, les Travel Managers peuvent négocier des conditions favorables auprès des fournisseurs privilégiés.

Atténuation des risques : Le carburant prépayé peut aider à réduire les risques liés aux dépenses de carburant non autorisées ou frauduleuses. Par la mise en œuvre de protocoles, les Travel Managers peuvent détecter plus efficacement toute irrégularité ou utilisation abusive du budget carburant, réduisant ainsi le risque de non-conformité.

Simplicité : Avec le prépaiement du carburant, nul besoin de faire la chasse aux reçus ni de traiter des demandes de remboursement confuses. Tout le monde y gagne, les Travel Managers comme les voyageurs : en effet, les gains en temps et en ressources peuvent être consacrés à des tâches plus importantes.

Pour vos voyageurs

Le carburant prépayé offre de nombreux avantages aux voyageurs, notamment en termes de commodité et de gestion des fluctuations des prix à la pompe, mais aussi par le gain de temps qui en résulte. Pour ceux qui sont souvent en déplacement entre deux réunions, ne plus avoir à se soucier de ces détails représente un réel soulagement.

Rationalisation du process de ravitaillement en carburant : Le carburant prépayé supprime le besoin pour les personnes en déplacement de localiser une station-service où s’arrêter. Ceci est particulièrement utile pour les voyageurs qui ont un emploi du temps serré et qui n’ont pas nécessairement le temps de chercher où faire le plein en cours de route. Avec le prépaiement du carburant, les voyageurs peuvent davantage se concentrer sur leurs objectifs opérationnels, plutôt que de se soucier de savoir où et quand faire le plein, ou de s’inquiéter des prix à la pompe alors qu’il faut remplir le réservoir à la dernière minute.

Maîtrise supérieure des dépenses : Grâce à des budgets carburant préétablis, les voyageurs peuvent gérer leurs finances et éviter tout coût inattendu lié aux fluctuations de prix ou aux options premium. Cette prévisibilité est idéale pour les voyageurs qui doivent respecter scrupuleusement les budgets impartis et assurer un suivi de leurs dépenses à des fins de remboursement.

Tranquillité d’esprit : Oubliez les paiements à la station-service. Au lieu de jongler entre cartes de crédit et argent liquide, les voyageurs font tout simplement le plein de leur véhicule sans se soucier du paiement, ce qui fait gagner du temps et réduit le risque de retard dans le cas d’une jauge qui montre soudainement des signes avant-coureurs de panne sèche.

Sécurité accrue : L’option « carburant prépayé » supprime le besoin de marquer des arrêts fréquents dans des stations-service inconnues, en particulier dans des zones étrangères ou potentiellement dangereuses.

Les cartes prépayées constituent une autre option de choix

Veiller à conserver les reçus ou chercher de l’argent à la station-service est bien la dernière chose dont vos voyageurs souhaitent se soucier entre deux réunions.  Proposer à vos voyageurs des cartes prépayées pour le carburant leur permet de :

Faire le plein en tout lieu : Nombreuses sont les cartes qui ne sont pas liées à des stations particulières. Ainsi, vos voyageurs peuvent faire le plein dans pratiquement toute station-service sans se soucier d’avoir sur eux de l’argent liquide ou d’utiliser leurs cartes personnelles. De plus, certaines cartes proposent même des rapports détaillés qui permettent un suivi aisé des dépenses.

Générer des économies : De nombreuses cartes carburant offrent même des avantages tels que des réductions sur les achats de carburant ou des programmes de fidélité qui peuvent permettre à votre entreprise d’économiser beaucoup d’argent sur le long terme. Sans oublier la sécurité : pouvant être facilement désactivées en cas de perte ou de vol, les cartes carburant offrent une protection contre la fraude, ce qui est source de tranquillité d’esprit, pour vous et vos voyageurs. Vous redoutez des dépenses excessives ? Nulle inquiétude : certaines cartes offrent la possibilité d’établir un plafond en matière de dépenses.

Assurer un suivi des dépenses : Avec les cartes carburant prépayées, les Travel Managers peuvent assurer un suivi des dépenses en toute simplicité. N’ayant pas à se soucier de conserver leurs reçus en sécurité et de répertorier leurs dépenses, les personnes en déplacement peuvent ainsi se concentrer sur leur mission.

Si le carburant prépayé n’est pas la meilleure option pour vos déplacements  

Aux États-Unis, certaines sociétés de location de voiture proposent des options de type « express » conçues pour ceux qui couvrent moins de 75 miles (120 km) pendant la durée de location. Si le client respecte ce critère lié au kilométrage et ne restitue pas le véhicule avec le réservoir plein, un montant forfaitaire lui est alors facturé. Les clients peuvent choisir cette option lors de la réservation du véhicule ou de sa prise en charge au comptoir de l’agence.

Si toutes les agences de location ne proposent pas d’options « express », elles peuvent limiter considérablement le coût du ravitaillement en carburant selon un plafond établi par rapport aux prix locaux. L’idéal serait d’essayer de déterminer à l’avance si vous aurez le temps de faire le plein avant de restituer le véhicule.

Quelle que soit l’option choisie…

Pour conclure, la mise en œuvre du système de carburant prépayé offre une série d’avantages au rang desquels figurent la simplification de votre processus de gestion des dépenses, mais aussi la tranquillité d’esprit dont bénéficient vos voyageurs. Et si le prépaiement du carburant ne répond pas exactement à vos besoins ? Vous pouvez toujours profiter de certains avantages propres aux options « Express ». Quoi qu’il en soit, vous pouvez dire adieu aux piles désordonnées de reçus et autres dépenses inattendues, et vous satisfaire de la mise en œuvre de process moins coûteux et plus rationalisés.

Envie d’en savoir plus ? Pensez à consulter notre blog intitulé Car Rental Travel Tips and Trends (conseils et tendances en matière de location de voiture).

Les liens ci-dessous vous donnent en outre accès à la rubrique FAQ, laquelle fournit des informations sur le ravitaillement en carburant :

Sources :

1. FAQ Avis :  https://www.avis.com/en/products-and-services/services/fuel-plans?
2. FAQ Hertz : https://www.hertz.com/rentacar/productservice/index.jsp?targetPage=refuelingoptions.jsp
3. FAQ National : https://www.nationalcar.com/en/support/car-rental-faqs/fuel-options.html
4. FAQ Enterprise : https://www.enterprise.com/en/help/faqs/fueling-rental-car.html