Naturkatastrophen. Unruhen. Globale Bedrohungen und Pandemien – die Welt kann für Geschäftsreisende unliebsame Überraschungen bereit halten. Aus diesem Grund ist Egencia ein Verfechter von Programmen und Richtlinien für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen. Solide Pläne ermöglichen es Travel Managern und ihren Unternehmen, sinnvolle Maßnahmen zu ergreifen – ob bei einem kleineren Ereignis wie einem Unwetter, das zu Flugverspätungen führt, oder größeren Notfällen.

Traveller Tracking von Egencia ist dafür das geeignete Tool.

Traveller Tracking ist Teil der Egencia-Lösung. Das Tool ist über das Buchungsportal und die App zugänglich. Damit können Sie schnell herausfinden, wo sich Ihre Geschäftsreisenden aufhalten, und sie kontaktieren, falls sie von einem Vorfall im jeweiligen Land betroffen sind.

Krisen können überall und jederzeit auftreten

Manche Notfälle sind lokal begrenzt. Ein Beispiel hierfür wäre ein Streik in einer Großstadt, der zu Unruhen führt. Traveller Tracking zeigt Ihnen basierend auf Ihren Buchungsdaten, wie viele Mitarbeiter sich in der Gegend aufhalten und wo sich ihre Unterkunft befindet. Der Travel Manager kann sie direkt per E-Mail kontaktieren oder ihnen Push-Benachrichtigungen mit Risikowarnungen über die App senden, um die Reisenden in dieser Situation zu unterstützen. Das kann auch bedeuten, eine Reise abzukürzen und vorzeitig nach Hause zurückzukehren.

Manche Notfälle haben ihren Ursprung an einem Ort, aber die Auswirkungen sind auch weiter entfernt noch zu spüren. Naturkatastrophen wie Vulkanausbrüche oder Hurrikans können den Flugverkehr zwischen mehreren Kontinenten stören. Mit Traveller Tracking können Travel Manager nach Fluglinie, Buchungscode und einzelnen Reisenden suchen, um herauszufinden, wer von den Beeinträchtigungen betroffen ist, und diese Personen so schnell wie möglich nach Hause zu bringen.

Weltweite Notfälle sind zwar selten, aber nicht völlig ausgeschlossen, wie die Coronapandemie 2020 gezeigt hat. Diese Situationen betreffen ganze Systeme und entwickeln sich äußerst dynamisch. Entscheidend ist, schnell zu handeln, um das Wohlergehen der Reisenden zu gewährleisten. Traveller Tracking kann Travel Managern den nötigen Überblick über die Situation und Lage verschaffen – ob auf globaler oder regionaler Ebene oder sogar in einer einzelnen Stadt. Alle Buchungstools von Egencia können eingesetzt werden, um Ihren Mitarbeitern in Notlagen zu helfen.

Die Suchfunktion von Traveller Tracking arbeitet beinahe in Echtzeit. Sie können damit auch die Reisen der vergangenen 30 Tage bzw. die für die nächsten 30 Tage gebuchten, aber noch nicht angetretenen Reisen durchgehen. Dank dieser hilfreichen Funktion können Travel Manager rückwirkend oder proaktiv Maßnahmen für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen ergreifen. Mit diesen Möglichkeiten für das Störungsmanagement können Sie zumindest einige Risiken globaler Ereignisse reduzieren oder sogar eliminieren. Dabei stehen Travel Managern sowohl am Schreibtisch über das Egencia-Portal als auch unterwegs über die Egencia-App dieselben Funktionen zur Verfügung.

Reisende in Echtzeit unterstützen

Traveller Tracking begleitet auch Ihre Reisenden in unserer App. Bei ersten Anzeichen für Probleme können Travel Manager eine Nachricht senden. Reisende können nach Erhalt einer Benachrichtigung über die Hilfe in der App einen Reiseberater kontaktieren und werden in der Regel innerhalb weniger Minuten zurückgerufen. 

Zwischen Juni 2018 und Juli 2019 beantworteten die Teams von Egencia 9,5 Millionen Anfragen von Reisenden auf der ganzen Welt. Wir behalten Reisen auf der ganzen Welt kontinuierlich im Blick und stehen jederzeit zur Verfügung, falls ein Notfall auftritt. Dann unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihre Reisenden sicher nach Hause zu bringen.

Die Mitarbeiter über Traveller Tracking und andere verfügbare Services für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen zu informieren, ist eine Möglichkeit, ihnen mehr Sicherheit zu geben. Dies ist eine Komponente der allgemeinen Sorgfaltspflicht, die Travel Manager und Unternehmen haben. Im Rahmen dieser Weitergabe von Informationen sollten Sie auch versuchen, die Buchungen in der Lösung von Egencia zu konsolidieren. Nur über Egencia gebuchte Reisen sind in Traveller Tracking zu sehen. Anderweitig gebuchte Reisepläne werden dort nicht angezeigt. Dann können die Travel Manager ihre Reisenden nicht finden und ihnen bei Notfällen keine Nachrichten senden. Traveller Tracking ist für Travel Manager also eine weitere Möglichkeit, richtlinienkonforme Buchungen zu fördern.

Geschäftsreisen haben eine strategische Bedeutung für die Weltwirtschaft. Traveller Tracking ist ein wichtiges Tool zur Risikominimierung und ergänzt Ihr Programm für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen mit seinen soliden Reiserichtlinien, Reiseversicherungen und vielem mehr.