In früheren Zeiten verließen sich Reisende auf Karten, auf denen nur die Gegenden verzeichnet waren, die bereits entdeckt und dokumentiert waren. Darauf fanden sich häufig Bilder mystischer Monster – feuerspeiende Drachen an Land und vielarmige Kraken im Meer – als Zeichen für die Gefahren, die im Unbekannten lauerten. Dies könnte man als frühe Form der Risikobewertung von Reisen betrachten.

Moderne Geschäftsreisende fürchten zwar keine Monster, aber ihnen drohen einige sehr reale potenzielle Gefahren:

• Naturkatastrophen
• Streiks
• Unruhen
• Medizinische Notfälle
• Störungen des öffentlichen Nahverkehrs
• Allgemeine Gesundheitskrisen

Diese und andere Dinge können sich auf die Gesundheit und das Wohlergehen der Mitarbeiter auswirken, wenn sie für das Unternehmen unterwegs sind. Das Risikomanagement bei Geschäftsreisen ist ein proaktiver, einheitlicher und umfassender Ansatz, um sie vor mit Reisen verbundenen Gefahren zu schützen. Durch den Schutz der Mitarbeiter wahren Sie die Resilienz des ganzen Unternehmens. Das Risikomanagement bei Geschäftsreisen ist außerdem für Unternehmen eine überzeugende, systematische Möglichkeit, ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen, um die Mitarbeiter bei Reisen für das Unternehmen zu schützen. Wenn diese wissen, dass es einen Plan mit Maßnahmen zur Risikominimierung für unterschiedliche Situationen gibt, können sie vertrauensvoll reisen, um Geschäfte abzuschließen und sich um ihre Kunden zu kümmern.

Wo liegen die Sicherheitsrisiken für Ihre Geschäftsreisenden?

Die Risikobewertung von Reisen

Einige Risiken sind systembedingt, wie ungeklärte politische Situationen, die zu Unruhen führen könnten. Andere werden durch Einzelereignisse verursacht, wie ein Hurrikan im Golf von Mexiko oder ein Streik der Mitarbeiter im öffentlichen Nahverkehr von Paris. Es kann sich aber auch um individuelle Gesundheitsgefahren handeln, z. B. COVID-19 oder andere Infektionskrankheiten, für die in einer bestimmten Gegend eine Impfung erforderlich ist. Reisende mit Vorerkrankungen können zudem durch äußere Einflüsse beeinträchtigt werden (z. B. schlechte Luftqualität bei einer Lungenerkrankung).

Eine Risikobewertung ist eine detaillierte Analyse der möglichen Gefahren, denen Geschäftsreisende unterwegs ausgesetzt sein könnten. Sie bildet die Grundlage für das in einer Richtlinie festgehaltene Risikomanagement bei Geschäftsreisen und die betriebliche Planung, um den Mitarbeitern zu helfen, Probleme zu vermeiden bzw. sicher wieder nach Hause zurückzukehren.

Wo ist Ihr Ausgangspunkt? Denken Sie an typische Inlands- und Auslandsreisen. Wohin sind Ihre Mitarbeiter bisher gereist? Wenn Sie beispielsweise in der Finanzbranche arbeiten, überlegen Sie, welche Risiken in den wichtigsten Finanzzentren wie London oder New York bestehen. Arbeiten Sie für ein weltweit tätiges Fertigungsunternehmen? Dann verschaffen Sie sich anhand einer Karte einen Überblick über die Standorte. Haben Sie wichtige Kunden, die Ihre Mitarbeiter regelmäßig besuchen? Alle diese Daten sollte Ihnen Ihr Travel-Management-Unternehmen (TMC) zur Verfügung stellen können.

Die Karte dient Ihnen als Rahmen für weitere Analysen. Welche hohen Risiken oder Reisewarnungen gibt es für diese Orte, z. B. Hurrikans oder Waldbrände?

Wenn Sie sich ein Bild der Risiken gemacht haben, ist die Bewertungsphase abgeschlossen. Nun können Sie darangehen, Ihre Reiserichtlinie entsprechend anzupassen. Dazu prüft der Travel Manager mit anderen Stakeholdern wie der Personalabteilung und der Unternehmensleitung die vorhandenen Reiserichtlinien und Prozesse mit dem Ziel, die festgestellten Risiken zu minimieren. Möglicherweise müssen Sie Reisen unter bestimmten Bedingungen oder zu bestimmten Zielen einschränken. Vielleicht sind für einige Reisen zusätzliche Genehmigungsebenen erforderlich, um herauszufinden, wie wichtig sie wirklich für das Unternehmen sind. Für manche Städte müssen Sie unter Umständen die Palette der richtlinienkonformen Unterkünfte erweitern, damit sich Ihre Mitarbeiter nicht in der Innenstadt aufhalten müssen, wo es zu Unruhen kommen könnte.

Nach Erledigung all dieser Aufgaben sind Sie allerdings noch immer nicht fertig. Nun müssen Sie Ihren Reisenden diese Bedenken und Richtlinien vermitteln. Dies kann zum Großteil über die Buchungstools geschehen, sodass die Mitarbeiter gleich zu Beginn ihrer Reiseplanung informiert werden. Eine andere Möglichkeit, auf Richtlinienänderungen aufmerksam zu machen, besteht in kurzen Präsentationen bei Mitarbeiterbesprechungen. Hier können Sie die Gründe für die Änderungen umfassend darlegen und den Reisenden versichern, dass die Risiken durch die ergriffenen Maßnahmen gemindert werden.

Travel Managern muss bewusst sein, dass sich die mit Reisen verbundenen Risiken ständig ändern können. Sie können zu- oder abnehmen. Ein wichtiges Reiseziel kann einen Großteil des Jahres sicher sein und dann plötzlich einer Naturkatastrophe zum Opfer fallen, durch die sich die Risikosituation völlig neu darstellt. Daher müssen Sie einen Bewertungsprozess festlegen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Dieser sollte einen Kommunikationsplan für Richtlinienänderungen, aber auch Reisehinweise und Tipps für Reisende in Not umfassen.

Die Rolle des TMC

Eine wichtige Regel für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen besagt, dass alle Reisebuchungen über einen einzigen Partner für Geschäftsreisen wie Egencia erfolgen sollten. So wissen Sie in einer Krise genau, wo Ihre Mitarbeiter sind. In einer solchen Situation kann Ihnen Ihr Travel-Management-Partner zudem umfangreiche Ressourcen zur Verfügung stellen, um Ihre Mitarbeiter sicher nach Hause zu bringen. Traveller Tracking von Egencia zeigt Ihnen in Notfallsituationen beispielsweise, wo sich Ihre Mitarbeiter gerade aufhalten.

Über das Online-Portal und die App von Egencia lassen sich Richtlinien direkt in den Buchungsprozess einbinden. Sie können Richtlinien in jeder Größenordnung anpassen und außerdem erweiterte Genehmigungen für bestimmte Reisen programmieren. Falls es nötig ist, können Reiseziele auch vorübergehend gesperrt werden.

Die Egencia-App bietet noch ein weiteres Tool für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen. Über die App können wir Reisenden wichtige Meldungen schicken, damit sie sofort die nötigen Schritte einleiten. Außerdem bieten wir Tipps und Benachrichtigungen für bestimmte Reiseziele.

Auf dem Laufenden und erfolgreich bleiben

Ihr TMC kann und sollte Ihnen entscheidend dabei helfen, die Risikobewertung von Reisen kontinuierlich durchzuführen. Egencia hat die Daten immer im Blick und nutzt unter anderem auch die Ressourcen der Expedia Group, um die Welt jenseits von Geschäftsreisen im Auge zu behalten.

Die Risikobewertung von Reisen ist niemals abgeschlossen. Wir helfen Ihnen, die Drachen und Kraken der Moderne zu finden, damit Ihre Reisenden sie umgehen können.