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Improve employee engagement with a successful company offsite

Fünf Tipps für die Organisation eines großartigen Offsite-Treffens für Mitarbeiter

5 min
Gepostet: 02 November 2022
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Die Möglichkeit, sich mit Kollegen persönlich auszutauschen und neue Ideen zu entwickeln, ist etwas sehr Wertvolles. Offsite-Treffen, häufig auch „Company Retreats“ genannt, sind von Unternehmen zu Unternehmen grundverschieden, haben jedoch als wichtiger Berührungspunkt für verteilt arbeitende Teams an Beliebtheit gewonnen. Einige Treffen finden vielleicht im Ballsaal eines Hotels mit Mittagessen statt, während andere einen etwas abenteuerlicheren Campingausflug im Nationalpark beinhalten. Doch eines haben sie alle gemeinsam: das Ziel, die Mitarbeiter zu motivieren.

Ihr Team bei einem persönlichen Offsite-Treffen zu versammeln, könnte wichtiger sein, als Sie denken

Mitarbeiter unter 35 Jahren im Homeoffice und in hybriden Arbeitsmodellen treiben den Trend des sogenannten „Quiet Quitting" voran, der „stillen Kündigung“. Quiet Quitting ist ein Trend, bei dem sich Mitarbeiter am Arbeitsplatz nicht länger zusätzlich engagieren. Eine neue Umfrage von Gallup kommt zu dem Schluss, dass sich über die Hälfte der Arbeitskräfte nicht mehr engagiert und alarmierende 18 % der US-Belegschaft am Arbeitsplatz „aktiv unmotiviert“ sind – der höchste Anteil seit 2013.

Die Organisation eines Offsite-Treffens ist nichts für schwache Nerven, doch der Dienst, den Sie Ihren Angestellten erweisen, spiegelt direkt Ihre Unternehmenskultur und -werte wider. Im Umgang mit Ihren Mitarbeitern ist ein solches Meeting eine wichtige Gelegenheit, um Ihren Worten Taten folgen zu lassen. Deshalb haben wir für Sie sechs Schritte für die Organisation eines erfolgreichen Offsite-Treffens zusammengestellt.

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Ziel

Flüge, Hotelzimmer und Mahlzeiten – da kommt schnell einiges zusammen. Deshalb ist es unumgänglich, sich ein Ziel für Ihr Offsite zu setzen. Ein guter Ausgangspunkt ist es, sich zu fragen: „Welche Schwachpunkte oder Probleme versuche ich zu lösen, indem ich mein Team zusammenbringe?“ Auch eine Mischung aus greifbaren und nicht greifbaren Zielen ist möglich.

Greifbare Ziele können erfasst und nachverfolgt werden und haben ein konkretes Ergebnis, beispielsweise:

  • Die Verbesserung eines Verfahrens
  • Die Umsetzung eines Plans
  • Die Einführung von Änderungen für einen bestimmten Teil eines Unternehmens

Nicht greifbare Ziele sind schwieriger zu messen, können dafür aber noch wertvoller sein:

  • Verbesserte Kommunikation
  • Stärkung des Vertrauens und Zugehörigkeitsgefühls
  • Änderung der Art und Weise, wie Ihr Unternehmen über Ihre Kunden denkt

Wenn Sie sich auf Ihre Mischung aus Zielen und gewünschten Ergebnissen für das Offsite-Treffen einigen, können Sie einen Plan mit dem Zweck und einer bestimmten Herangehensweise erstellen.

Schritt 2: Wählen Sie einen Standort

Die zeitliche Planung und das Budget Ihres Offsite-Treffens hilft Ihnen dabei, die Auswahl für mögliche Standorte einzugrenzen. Die Nachfrage nach persönlichen Events ist sprunghaft angestiegen, Sie sollten also bedenken, dass die Veranstaltungsorte unter Umständen zu wenig Personal haben und voll ausgelastet sind. Je mehr Zeit Sie haben, um einen Veranstaltungsort zu finden, desto besser!

Versuchen Sie bei Ihrem Company Retreat, Kosteneinsparungen nicht über die Mitarbeiterzufriedenheit zu stellen. 83 % der Mitarbeiter betrachten Geschäftsreisen als einen Vorteil ihrer Arbeit, und schon der Gedanke an bevorstehende Reisen kann die Zufriedenheit und den Optimismus um 18 bzw. 9 Prozentpunkte steigern. Wählen Sie einen Standort, der aufregend und außergewöhnlich für Ihr Team ist. Sie könnten sogar eine Liste möglicher Standorte erstellen, die zu Ihren Zielen passen, und alle eingeladenen Teammitglieder über ihre Favoriten abstimmen lassen.

Einige andere Aspekte, die Sie bei der Standortwahl berücksichtigen sollten, sind die Auswahl hochwertiger Lebensmittel, Komfort und Erscheinungsbild, Erreichbarkeit für Ihr Remote-Team, Entfernung vom Flughafen und verfügbare Aktivitäten in der Umgebung.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Reiseplan

Das Letzte, was Sie wollen, ist dass Ihre Teammitglieder nicht wissen, was sie erwartet und warum das Unternehmen überhaupt ein Offsite veranstaltet – Sie sollten also sicherstellen, dass Sie einen Plan haben.

Ein Company Retreat kann ganz verschiedene Formen annehmen. Die drei wichtigsten sind die Durchführung von Projekten, der Ausbau von Fähigkeiten und kulturelles Teambuilding. Ganz gleich, was Ihr erklärtes Ziel ist: Stellen Sie sicher, dass Sie einen Reiseplan erstellen, der Sinn, Passion und Ausdruck in den Mittelpunkt rückt.

Mitarbeiter nehmen bereitwilliger an einem Event teil, das einen Sinn vermittelt und ihnen ermöglicht, sich über ihre Passionen auszutauschen. Es ist wichtig, einen Versammlungsraum bereitzustellen, in dem sie sich frei ausdrücken können. Ein authentisches Auftreten verbessert die Produktivität, steigert die Performance und den Erfolg und bedeutet, dass die Mitarbeiter weniger Energie und Zeit darauf verwenden, sich zu verstellen oder zu verstecken.

Wenn Sie einen Zeitplan mit Teambuilding-Aktivitäten, Diskussionen und Präsentationen erstellen, denken Sie an Dinge, die Sie virtuell nicht erreichen können. Diese eignen sich hervorragend für ein persönliches Offsite-Treffen. Ein weiterer guter Tipp ist es, nicht zu viel zu planen. Geben Sie Ihrem Team Luft zum Atmen. Das kann ganz besonders notwendig für ein Remote-Team sein, das es nicht gewohnt ist, längere Zeit mit Kollegen zu verbringen. Sie sollten Ihre Mitarbeiter nicht mit zu vielen Teambesprechungen und stundenlangem Sitzen im Tagungsraum überfordern. Planen Sie etwas Freizeit im Freien oder ein längeres Mittagessen ein. Teammitglieder, die Flexibilität für zwanglose Einzelgespräche haben, kommen oft auf einige der besten Ideen zur Problemlösung.

Schließlich sollten Sie sorgfältig abwägen, ob Ihr Offsite-Treffen obligatorisch sein muss. Eine Mischform aus virtuellem und persönlichem Event ist nie ideal, doch Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter an anderen Standorten einfach ihre anderen Verpflichtungen für eine Geschäftsreise liegen lassen können.

Schritt 4: Bitten Sie bestimmte Teammitglieder, zu moderieren.

Moderation ist vielmehr eine Kunst als eine Wissenschaft. Erwarten Sie nicht, dass Sie oder andere Moderatoren das Zimmer betreten und einfach improvisieren können. Dies ist eine gute Gelegenheit, andere Teammitglieder mit einem Teil des Events zu betrauen, damit diese sinnvolle Gespräche anregen und leiten können. Sehen Sie sich noch einmal das Ziel Ihres Offsite-Treffens an und überlegen Sie, welche offenen Fragen zu großartigen Gesprächen führen können.

Und denken Sie daran: Die Veranstaltung sollte nicht zu formell sein. Laut den Forschern des Human Dynamics Laboratory des MITs „sind Gespräche außerhalb formeller Meetings der wichtigste Faktor, der zum Teamerfolg beiträgt“. Menschen sind kreativer, wenn sie in einem geschützten Umfeld Anregungen und Ideen austauschen können.

Schritt 5: Werten Sie den Erfolg aus

Wenn das Treffen vorüber und Ihr Team an den Arbeitsplatz zurückgekehrt ist, vergessen Sie nicht, eine Abschlussbefragung zu senden. Finden Sie heraus, ob Ihr Team findet, dass das Offsite-Treffen ein Erfolg war oder nicht. Dies wird Ihnen dabei helfen, Ihr nächstes Event zu verbessern und zu ermitteln, was zu einem effektiven Offsite für Ihr Unternehmen beigetragen hat.

Das Potenzial von Offsite-Meetings

Gemäß der Harvard Business Review ist die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht bis zu 34 Mal effektiver als elektronische Kommunikation. Offsite-Treffen des Teams sind eine tolle Gelegenheit, Ihren Mitarbeitern vor Augen zu führen, warum sie für Ihr Unternehmen arbeiten. Letztendlich gefällt den Leuten ihre Arbeit aufgrund der Kollegen, mit denen sie zusammenarbeiten. Ein persönliches Treffen in neuer Umgebung wird Ihr Team an die Kultur des Unternehmens erinnern, das sie gewählt haben, und die Teammoral stärken.

Brauchen Sie Unterstützung für Ihr nächstes Offsite-Treffen? Wenn Preise, Standort und Logistik Sie an der Organisation hindern, werfen Sie einen Blick auf die „Checkliste für Geschäftsreisen für den Finanzexperten“.

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