Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter gerade auf Geschäftsreisen nach der Coronakrise vor? Dabei ist es gar nicht so einfach, zu wissen, wo man beginnen soll. Gerade befindet sich alles im Wandel und die gesamte Reisebranche steht vor sich ständig verändernden, noch nie dagewesenen Herausforderungen. Wir müssen schnell lernen, diese sicher und umsichtig zu meistern.

Vorbereitung ist dabei alles. Da niemand weiß, wann normales Reisen wieder möglich sein wird, beschäftigen sich viele Unternehmen in der Zwischenzeit damit, wie ihre Mitarbeiter am sichersten reisen können. Egencia unterstützt sie dabei und bemüht sich sehr, die Sorgen der Reisenden aufzugreifen und zu lindern. Wir möchten dazu beitragen, die Risiken durch sinnvolle Geschäftsreiseprogramme zu mindern.

Wir haben mit Travel Managern verschiedener Kunden in unterschiedlichen Branchen gesprochen und ihnen eine Reihe von Fragen gestellt, um herauszufinden, wie sie ihre Reiseprogramme und ihre Reisenden auf eine Zukunft nach Corona vorbereiten.

1. Was tun Sie, um Ihr Reiseprogramm für die Zeit nach der Krise umzugestalten?

Informationen aktualisieren: Travel Manager möchten wissen, wer wann wohin reist, damit sie die Reisenden bei Änderungen oder im Notfall sofort erreichen können. Daher hat für sie die Aktualisierung der Informationen der Reisenden oberste Priorität. Dazu prüfen Sie die Reiseprofile und bitten die Mitarbeiter, ihre Kontaktdaten für den Notfall in ihren Egencia-Profilen auf den neuesten Stand zu bringen.

„Wir ergänzen die Reiseprofile um Kontaktdaten im Notfall und achten darauf, dass alle Angaben korrekt sind. Außerdem analysieren wir nicht genutzte Reiseguthaben, um herauszufinden, welche von COVID-19 betroffen sind. Zudem überlegen wir genau, welche Geschäftsreisen wirklich nötig sind.“

– Whitni Willmore, Travel Manager bei Engineered Structures, Inc.

Kommunikation verbessern: Unternehmen haben ihre Geschäftsreisenden befragt, um herauszufinden, wie sie über die erneute Aufnahme ihrer Reisetätigkeit denken und was sie brauchen, um sich sicherer zu fühlen. Gemeinsam mit den jeweiligen Account Managern von Egencia haben viele Firmen außerdem begonnen, Schulungen und Informationsveranstaltungen zu Reisen nach der Coronakrise durchzuführen.

Definieren, welche Geschäftsreisen essenziell sind: In manchen Unternehmen sind praktisch alle Reisen essenziell, beispielsweise in bestimmten Dienstleistungsbereichen. Für die meisten Travel Manager geht es bei der Frage, welche Geschäftsreisen wirklich unverzichtbar sind, eher darum, wer reist, welche Anforderungen der Kunde hat und wohin gereist wird.

Nicht genutzte Tickets verwalten: Mehr über nicht genutzte Tickets und Reiseguthaben sowie deren Verwendung zu erfahren, war den meisten Unternehmen wichtig. Hier lesen Sie, wie Egencia Travel Manager mit aussagekräftigen Daten dabei unterstützt, Gutschriften für Flüge zu nutzen.

2. Passen Sie Ihre Richtlinien für Geschäftsreisen an? Wenn ja, wie?

Regeln für essenzielle Reisen einführen: Viele Unternehmen arbeiten gerade an der Definition essenzieller Reisen. Sobald sie festgelegt haben, welche Reisen unverzichtbar sind, können die Regeln in die Geschäftsreiserichtlinien aufgenommen sowie in den Suchergebnissen der Travel-Management-Lösung von Egencia angezeigt werden. Je nachdem, wie sich die Situation nach der Coronakrise entwickelt, können sie später angepasst werden.

„Wir sehen uns gerade Folgendes genauer an: Welche Kosten fallen zusätzlich zu denen der eigentlichen Reise an, wie hoch ist der Zeitaufwand, welche ökologischen Auswirkungen gibt es, wie sieht es mit der Terminplanung aus usw. Wir versuchen, Reisen in jeder Hinsicht so effizient wie möglich zu gestalten, um sicherzustellen, dass unser Unternehmen erfolgreich (und profitabel) ist.“

– Whitni Willmore, Travel Manager bei Engineered Structures, Inc.

Vorgaben zu Vorausbuchungen und kurzfristigen Reisen aktualisieren: In der Regel sind Vorausbuchungen günstiger, weswegen sie von vielen Unternehmen unter normalen Umständen bevorzugt werden. In der aktuellen Situation verkürzen jedoch einige unserer Kunden das Buchungsfenster, um Reisen flexibler zu machen.

Häufiger kommunizieren: Wir als Travel-Management-Unternehmen (TMC) kommunizieren jetzt häufiger mit den Geschäftsreisenden, um sie auf dem Laufenden zu halten. Einige unserer Kunden haben gesagt, dass sie dasselbe nun auch von ihren Reisenden erwarten. Sie möchten sie dazu ermuntern, sich regelmäßig beim Unternehmen zu melden.

„Wir führen ein neues Protokoll für Geschäftsreisen ein und verlangen von den Mitarbeitern, sich im Notfall regelmäßiger zu melden.“

– Irene Lavell, Senior Executive Assistant bei Merritt Woodwork

Einschränkungen vornehmen: In unserer Lösung für das Geschäftsreisemanagement können Travel Manager Reisen zu bestimmten Zielen oder mit bestimmten Anbietern ganz einfach unterbinden. Viele Kunden haben angegeben, dass sie diese Möglichkeit verstärkt nutzen und die offiziellen landesspezifischen und regionalen Reiseinformationen heranziehen, um notwendige Einschränkungen aufrechtzuerhalten.

Genehmigungen einführen: Einige Kunden haben neue Genehmigungen eingeführt, um Reisen sicherer zu machen, und beispielsweise strenge Genehmigungsanforderungen für Reisen zu Hochrisikozielen festgelegt. Unter normalen Umständen sind Genehmigungsprozesse nicht ideal, aber in der aktuellen Situation können sie dazu beitragen, Risiken zu mindern.

3. Wie planen Sie, Ihre Mitarbeiter vor und nach Geschäftsreisen zu unterstützen?

Richtlinien befolgen: Alle befragten Travel Manager gaben an, sie würden sich an die Richtlinien der CDC halten und die aktuellen Reisewarnungen sowie landesspezifischen und regionalen Reiseverbote, -beschränkungen und -anforderungen verfolgen.

Sets für Reisende mit persönlicher Schutzausrüstung zusammenstellen: Einer unserer Kunden berichtete über Überlegungen, Sets für Reisende mit persönlicher Schutzausrüstung einschließlich Mund-Nasen-Schutz, Handschuhen, Desinfektionsmittel und -tüchern zusammenzustellen. Diese sollen auch Hinweise zum Umgang mit den neuen Hygienevorschriften von Fluggesellschaften, Mietwagenfirmen, Bahnunternehmen und Hotels enthalten.

Quarantäneregeln analysieren: Die meisten Unternehmen sehen sich die Quarantäneregeln sowie die Liste der Länder mit Reiseverboten bzw. die jeweiligen Anforderungen sehr genau an. Wenn sie die Quarantänebestimmungen des Reiseziels kennen, können sie fundierte Entscheidungen über essenzielle Reisen treffen.

4. Welche Tools oder Unterstützungsangebote würden Ihnen bei den anstehenden Aktualisierungen und Änderungen helfen?

Alle unsere Kunden wünschten sich vor allem in den folgenden drei Bereichen Unterstützung:

• Einsatz nicht genutzter Tickets und Guthaben:

In diesem Blog erfahren Sie mehr über die Verwaltung nicht genutzter Tickets und das zugehörige Reporting.

• Informationen zu betroffenen Flughäfen und landesspezifischen Richtlinien:

In diesem Video wird gezeigt, wie Sie die Hilfe aufrufen. Dort finden Sie aktuelle Angaben zu betroffenen Fluggesellschaften sowie landesspezifischen Vorschriften.

• Tipps zur Vorbereitung der Mitarbeiter auf Geschäftsreisen:

Laden Sie die Sicherheitscheckliste vor der Reise herunter und stellen Sie sie Ihren Geschäftsreisenden zur Verfügung.

5. Worauf freuen Sie und Ihre Reisenden sich am meisten, wenn sie wieder unterwegs sein dürfen?

Praktisch alle unsere Kunden sagten, dass sie sich vor allem auf persönliche Treffen freuen. Ein Travel Manager nach dem anderen gab an, das beste an Geschäftsreisen sei, „wieder persönlich mit Kunden, Zulieferern und Kollegen sprechen zu können“.

Holen Sie sich die Unterstützung, die Sie brauchen Wir haben verstanden: Persönliche Treffen sind durch nichts zu ersetzen. Bis alles wieder so ist wie vorher, stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite und helfen ihnen, die neue Normalität sicher und erfolgreich zu bewältigen. Sie suchen nach einem TMC, das sicheres Reisen ermöglicht, die Bedenken der Reisenden lindert und Ihnen klarere Einblicke in die Kosten Ihres Reiseprogramms liefert? Laden Sie die Checkliste zur Wahl des richtigen Travel-Management-Unternehmens herunter, um zu erfahren, worauf Sie achten sollten.