Es scheint heutzutage so, als würden die Preise ständig steigen – Geschäftsreisen sind da keine Ausnahme. Mit dem Anstieg der durchschnittlichen Kosten pro Geschäftsreise steigen auch die damit verbundenen versteckten Kosten.

Die Reduzierung von Geschäftsreisen mag keine Option sein, aber ein intelligenteres Geschäftsreisemanagement kann dennoch zu Kosteneinsparungen führen. Viele Unternehmen schätzen daher die Effizienz und die Kosteneinsparungen, die ihnen Travel-Management-Unternehmen („Travel Management Company – TMC“) bieten.

Das sind die Top drei der versteckten Kosten bei Geschäftsreisen:

1. Eine mangelnde Einhaltung der Richtlinien, die zu Budgetüberschreitungen führt.
2. Manuelle oder veraltete Reisebuchungsprozesse, die zu einem Produktivitätsverlust führen.
3. Burn-out der Mitarbeiter aufgrund von unangenehmen Reisen.

Als Führungskraft wissen Sie, dass Ihre Angestellten auf Geschäftsreisen Ihr Unternehmen repräsentieren. Wenn Sie deren Wohlbefinden und Produktivität auf Reisen priorisieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter überzeugende Botschafter Ihrer Unternehmensmission sind.

Laden Sie den Leitfaden „Versteckte Kosten von Geschäftsreisen vermeiden“ herunter und stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über die richtigen Prozesse verfügt. Jetzt ist es an der Zeit, eine Reisepartnerschaft für Unternehmen in Betracht zu ziehen, die Ihr Kostenmanagement automatisieren und Ihr Reiseprogramm optimieren kann.

Versteckte Kosten von Geschäftsreisen vermeiden

Die Abschaffung von Reisekostenabrechnungen in Papierform, manueller Erstattungsprozesse und der Verwirrung über die Nutzung von Kreditkarten kann mehr positiven Einfluss auf Ihre Unternehmenskultur haben, als Sie vielleicht denken.

Unternehmen aller Art und Größe verwenden ein zentrales Buchungstool für all ihre Geschäftsreisen, um Geld zu sparen und das Reiseerlebnis in jeder Hinsicht zu verbessern.

Was ist ein Travel-Management-Unternehmen?

Ein Travel-Management-Unternehmen ist viel mehr als nur ein Online-Buchungssystem. Die Plattform sammelt die Daten Ihrer Geschäftsreisekosten und implementiert Ihre Reiserichtlinie während des gesamten Buchungsprozesses, um Konsistenz in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten.

Der Genehmigungsprozess für Geschäftsreisen kann überwältigend sein, wenn alles manuell vorgenommen wird. Ihre Genehmigungseinstellungen müssen sich flexibel an die sich wandelnde Wirtschaft und Geschäftsreiselandschaft anpassen können. Nachfolgend sehen Sie einige grundlegende Anforderungen, die es zu berücksichtigen gilt:

• Preisspanne der Flugtickets basierend auf dem Reiseziel.
• Maximale Kosten für Hotelzimmer pro Nacht.
• Erlaubnis für ein Upgrade in die Business oder First Class.
• Mindestanzahl an Tagen für die Vorausbuchung.
• Verschiedene Arten von geschäftlichen Gründen für Reisen.

Die Inanspruchnahme einer Travel-Management-Software ermöglicht eine dynamische Reiserichtlinie, die sich etwa nach der Art der Reisenden, dem Reiseziel oder der durchschnittlichen Hotelrate richtet. So können Sie Ihren Genehmigungsprozess vereinfachen.

Wie lassen sich die Kosten für Geschäftsreisen durch das Kostenmanagement senken?

Amex GBT Egencia (Egencia) bietet eine umfassende Lösung, die Sie dabei unterstützt, Ihre Reiserichtlinien mit Ihren Geschäftsreisekosten zu koordinieren. Was auch immer Sie benötigen, um den Überblick über Ihre Reisekosten zu behalten, wir helfen Ihnen dabei, die beste Möglichkeit zu finden, um Ihr Reiseprogramm mit einer Kostenmanagement-Lösung zu verbinden, die einfach zu nutzen ist.

In ökonomisch unsicheren Zeiten ist es wichtig, auf Daten zuzugreifen, die Echtzeit-Kartentransaktionen und Ausgabenarten zeigen. Durch die Sichtbarkeit der Reisekostenberichte lassen sich Einsparmöglichkeiten erkennen, die Führungskräfte für andere Geschäftszwecke nutzen können. Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie wir helfen können:

• Der Abgleich wichtiger Datenfelder zur Unterstützung Ihres Reisebudgets.
• Die Verwaltung der Reisekostenberichte von Mitarbeitern, um dabei die Ausgaben mit persönlichen Kreditkarten oder Firmenkreditkarten zu erfassen.
• Flexible Unterstützung für Ihre verschiedenen Zahlungsarten.
• Das Anlegen von Reisendenprofilen und Buchungspräferenzen, um die Richtlinieneinhaltung zu fördern.

Die Steigerung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter, wenn Erstattungsanträge für Ausgaben reibungslos verlaufen. So haben sie mehr Zeit, sich auf die wichtigen Aufgaben ihres Unternehmens zu konzentrieren, statt sich mit ihren geschäftlichen Ausgaben zu befassen.

Beachten Sie die folgenden kostensparenden Vorteile von Travel-Management-Unternehmen (TMC)

Die meisten Menschen gehen davon aus, dass Kosteneinsparungen bzw. geringere Ausgaben mit gewissen Einschränkungen des Angebots einhergehen. Aber mit dem richtigen Geschäftsreisemanagement und intelligenter Technologie muss das nicht sein. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein TMC dazu beitragen kann, den Verlust für Ihr Unternehmen zu verringern.

• Der Zugang zu einem großen globalen Angebot, dessen Stärke und Volumen genutzt werden kann, um Ihnen ausgehandelte Preise anzubieten.
• Eine digitale Lösung, in der hinter den Kulissen maschinelles Lernen eingesetzt wird, damit Sie Geld sparen, ohne dass Manager zusätzlichen Aufwand haben oder Reisende negative Auswirkungen zu spüren bekommen. Der Egencia Savings Finder sucht nach der Buchung weiterhin nach niedrigeren Preisen und bringt Kunden Einsparungen von durchschnittlich 7 % bei Flügen und 14 % bei Hotels.^[1]
• Eine Plattform, auf der ungenutzte Tickets einfach gefunden und eingelöst werden können. Wenn Reisende einen Flug aufgrund einer Planänderung umbuchen oder stornieren müssen, sollten sie sich nicht auch noch um die Verwaltung von Gutscheinen oder die Erstattung nicht genutzter Tickets kümmern müssen. Mit der richtigen TMC lassen sich bei einer Änderung der Reisepläne die Überschüsse für neue Buchungen ganz einfach nutzen, indem die Fluglinienguthaben direkt in den Suchergebnissen angezeigt werden.
• Visuelle Dashboards, in denen Sie Trends und Einsparmöglichkeiten einfach erkennen können – bei regelmäßigen Überprüfungen entdecken Sie vielleicht neue, häufig genutzte Flugstrecken, die die Chance bieten, Rabatte, Upgrades oder Zusatzleistungen mit einer bestimmten Fluglinie oder einer Hotelkette auszuhandeln, die Ihre Mitarbeiter bevorzugen.
• Die Möglichkeit, spezifische Datenpunkte aufzuschlüsseln – mehr Details bieten oft mehr Erkenntnisse, z. B. darüber, wer am häufigsten Flüge außerhalb der Richtlinie bucht und wie.
• Die Möglichkeit, auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse Maßnahmen zu ergreifen, indem die Reiserichtlinien für bestimmte Gruppen von Reisenden angepasst werden. Nehmen wir beispielsweise an, Sie finden heraus, dass die Reisenden, die außerhalb der Richtlinien buchen – indem sie auf bestimmten Flügen die Business Class buchen – deutlich mehr reisen als andere. Dann sollten Sie die Möglichkeit haben, für diese Personen eine Gruppe zu erstellen und Ausnahmen von der Richtlinie zu definieren, die ihren Bedürfnissen entsprechen. So können Sie beispielsweise eine höhere Tagespauschale festlegen oder auf Langstreckenflügen eine höhere Reiseklasse erlauben, nachdem eine bestimmte Anzahl von Flugmeilen zurückgelegt wurde – um nur einige Ausnahmen zu nennen.

Laden Sie den Leitfaden „Versteckte Kosten von Geschäftsreisen vermeiden“ herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie das Beste aus Ihrem Geschäftsreisebudget herausholen können.

^{[1]Sämtliche dargestellten Informationen stammen aus internen Berichten von Amex GBT Egencia aus dem Jahr 2023.}