Finanzen: Die drei wichtigsten Erkenntnisse für die Verwaltung von Reisekosten
Mit der Wiederaufnahme von Geschäftsreisen konzentrieren sich Unternehmen verstärkt darauf, die Einhaltung der Richtlinien durch ein Buchungssystem voranzutreiben, und wenden sich von Online-Reisebüros ab. Die Ära der zeitraubenden Vorgänge, Buchungen außerhalb der Unternehmensrichtlinien und überhöhten Bezahlung für Buchungsänderungen ist vorbei. Unternehmen jeder Größe überdenken ihre Art, Kosten für Geschäftsreisen und das Wohlergehen der Reisenden zu verwalten. Im Folgenden erfahren Sie einige der wichtigsten Erkenntnisse, die diesen Trend erklären.
Wichtigste Erkenntnis Nummer 1: Die Kosten für Geschäftsreisen sind die zweitgrößten kontrollierbaren Ausgaben eines Unternehmens[i]
Eine der besten Arten der Kostenkontrolle ist, die Unterstützung Ihrer Sparziele für Ihre Mitarbeiter einfach zu gestalten. Wenn Ihre Mitarbeiter einen Anreiz haben, die Kosten für geschäftliche Ziele zu kontrollieren, werden sie Ihnen helfen. Wenn nicht, sind Sie damit allein. Wenn Sie mit einem Buchungstool für Geschäftsreisen arbeiten, ist es einfach, die Einhaltung der Richtlinien durch integrierte Richtlinienhinweise zu verbessern. Und mit steigender Einhaltung der Richtlinien sinken die Kosten.
Situationen unterliegen heutzutage einem ständigen Wandel, sodass Reiserichtlinien fortlaufend aktualisiert werden – oder werden sollten. Zur Vereinfachung sind Reise- und Budgetrichtlinien in das Buchungstool des Unternehmens integriert, um die Ausgaben der Reisenden zu steuern und die Einhaltung der Richtlinien zu unterstützen. Sichtbare Fahnen warnen sowohl Reisende als auch Reisekoordinatoren, wenn eine Buchung für genau diesen Reisenden über dem Kostenlimit vorgenommen wird. Es können für große und kleine Unternehmen verschiedene Richtlinien und Kostenlimits für verschiedene Arten von Reisenden festgelegt werden.
Harvard Business Review hat kürzlich berichtet, dass 51 Prozent der Führungskräfte angaben, dass ihr Unternehmen dank seiner stark ausgeprägten Reisekultur und eines entsprechenden Travel Management-Ansatzes die Kontrolle über Ausgaben für Geschäftsreisen behalten hat und die Kosten für persönliche Meetings im letzten Jahr senken konnte. Hier sehen Sie einige Beispiele dafür, wie eine Geschäftsreise-Plattform Kostenkontrolle bietet:
- Automatisierte Überwachung der Richtlinieneinhaltung und -durchsetzung in Echtzeit
- Benutzerdefinierte Richtliniengruppen nach Abteilungen, Teams und Projekten
- Relevante Reiseoptionen zu einem niedrigeren als dem öffentlich verfügbaren Preis
- Eine automatische Rückerstattung oder Gutschrift für berechtigte, nicht genutzte Flugtickets
- Eine App mit Last-minute-Hotelangeboten mit bis zu 70 % Rabatt
Geschäftsreisen gehören zu den kontrollierbaren Ausgaben und treiben das Wachstum voran. Travel Management-Plattformen bieten Sichtbarkeit, um den Erfolg Ihres Reiseprogramms mithilfe von Reporting-Tools zu messen. Reporting bietet Sichtbarkeit für Ihre Richtlinieneinhaltung und die Online-Buchungsrate, zwei wichtige Faktoren für Einsparungen bei den Reisekosten. Es ist ganz einfach, die tatsächlichen Kosten und den Mehrwert Ihres Reiseprogramms zu zeigen, wenn Sie Zugang zu Dashboards haben, mit denen Sie den Verlauf Ihrer Ausgaben, die Buchungsdaten und das Verhalten der Reisenden filtern können. Und vergessen Sie nicht, dass der Zugriff auf Kostenanalysen in Echtzeit bessere finanzielle Planung, Budgetierung und Prognosen unterstützt.
Unternehmen, die mit einem Geschäftsreisemanagement-Unternehmen arbeiten, können einen positiven Return on Investment verzeichnen. Die Gebührenstruktur ist niedrig und macht sich im Wesentlichen durch die Nachverfolgung ungenutzter Flugtickets bezahlt. Wenn Reisende einen Flug umbuchen oder stornieren müssen, sollten sie sich nicht auch noch mühsam um die Verwaltung von Gutscheinen oder die Erstattung nicht genutzter Flugtickets kümmern müssen. Mit Geschäftsreise-Plattformen können Sie ein Fluglinienguthaben ganz einfach für neue Buchungen nutzen, da dieses direkt in den Suchergebnissen angezeigt wird.
Wichtigste Erkenntnis Nummer 2: Unternehmen, die ohne Buchungstool für Geschäftsreisen arbeiten, verbringen im Durchschnitt 13,6 Stunden pro Reise damit, die Reisekosten und damit verbundene Ausgaben abzuwickeln[ii]
Wenn Sie derzeit mit einem nicht verwalteten Reiseprogramm arbeiten, verlassen Sie sich immer noch auf manuelle Arbeit und die Eingabe von Daten in Excel-Tabellen, um Reisen und tatsächliche Ausgaben zu verwalten. Untersuchungen von Forrester ergaben, dass Reisende, Genehmiger, Prüfer und Buchhalter insgesamt im Durchschnitt 13,6 Stunden pro Reise benötigen, um eine Reise und die zugehörige Kostenabrechnung zu bearbeiten.
Im Vergleich dazu benötigt ein Reisender für die Buchung über eine Geschäftsreise-Plattform durchschnittlich vier Minuten für Hotels und fünf Minuten für Flüge, Mietwagen und Bahnfahrten. Reisende müssen nicht mehr Stunden für jede Reise damit verbringen, die Präferenzen zu kommunizieren, Reisepläne genehmigen zu lassen, Kosten einzureichen oder Buchungen zu ändern. Sie können sich mehr auf ihre Arbeit konzentrieren.
Die Aufgabe eines Geschäftsreisemanagement-Unternehmens ist, sich mühelos die besten Deals mit einem intuitiven Buchungsvorgang für Reisende und Koordinatoren zu sichern. Die Einhaltung der Reiserichtlinien ist notwendig, aber Mitarbeiter sind am zufriedensten, wenn sie verschiedene Optionen haben.Daher ist es notwendig, Ihren Mitarbeitern die nötigen Informationen bereitzustellen, damit sie eigenständig sinnvolle Entscheidungen über ihre Geschäftsreisen treffen können. Je mehr Sie es den Mitarbeitern ermöglichen, selbst Reisen zu koordinieren, desto geringer ist der Aufwand für Ihre Administrations- und Finanzteams. Außerdem möchten Mitarbeiter ihre Reisepläne selbst verwalten. Ziel ist es, verschiedene Möglichkeiten zu bieten, ohne dass dies Ihr Unternehmen mehr Geld kostet.
Wichtigste Erkenntnis Nummer 3: Die meisten Finanzmanager (84 %) geben an, dass ihr Unternehmen nicht ganz darauf vorbereitet ist, einen Anstieg von Geschäftsreisen im Jahr 2022 zu bewältigen[iii]
Ein Grund, warum Finanzmanager beim Neustart ihres Geschäftsreiseprogramms nicht zuversichtlich sind, ist, dass sich das Unternehmen auf veraltete und manuelle Prozesse verlässt. Es gibt ein paar ernste Herausforderungen beim Zahlungs- und Erstattungsprozess. Reisende führen nicht nur Transportbelege, sondern auch die chemische Reinigung, Geschäftsessen, Zusatzkosten und andere Geschäftsaktivitäten auf.
Laut Egencia Business Travel and Technology Survey nutzen 33 % der Geschäftsreisenden ausschließlich persönliche Karten für die Kosten ihrer Geschäftsreisen. Dies verkompliziert die Bandbreite der abzugsfähigen Betriebskosten und ist mit einer Dokumentenflut verbunden. Viele Unternehmen zögern, ihren Mitarbeitern physische Firmenkreditkarten zur Verfügung zu stellen. Aber mit einer Geschäftsreise-Plattform sind die Kreditkartendaten sicher und auf der Buchungsplattform erfasst. Es sind keine physischen Karten nötig. Es kann eingerichtet werden, dass die Kreditkarte nur dann mit einer Buchung belastet wird, wenn ein Genehmiger den Reiseplan überprüft. Der Genehmiger wird so schnell wie möglich benachrichtigt, wenn eine Buchung vorgenommen wurde. Wenn Kreditkartentransaktionen mit nur einem Klick direkt an ein Abrechnungssystem übermittelt werden, sorgt das für einen reibungsloseren Ablauf.
Finanzmanager zögern noch aus einem anderen Grund, ihre Geschäftsreisen zu steigern: Sie verfügen nicht über Ressourcen zur Risikominimierung.Um am Weltmarkt erfolgreich zu sein, müssen sich Unternehmen wirklich für das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter interessieren. Dies bedeutet, neben Einsparungen und der grundlegenden Sicherheit auf Geschäftsreisen weitere Faktoren zu berücksichtigen, damit die Mitarbeiter unbesorgt reisen können.
Immer mehr Unternehmen suchen nach Lösungen für Geschäftsreisen, die ihre Reisenden bei jedem Schritt ihrer Reise unterstützt. Hier sehen Sie einige Beispiele für jede Phase der Geschäftsreise:
- Vor der Reise: Unterstützung vor der Geschäftsreise bedeutet, dass Hürden entfernt werden und der Buchungsprozess möglichst reibungslos verläuft. Gleichzeitig müssen die Reisenden unterstützt und informiert werden. Suchergebnisse werden mithilfe der Technologie für Geschäftsreisen basierend auf der intelligenten Gewichtung von Variablen wie die Dauer von Zwischenstopps, Gepäckkosten und sogar Präferenzen von Reisenden aus vorherigen Buchungen priorisiert. Eine weitere Transparenzebene ist der Zugriff auf anbieterspezifische Gesundheits- und Hygieneinformationen im Buchungsprozess.
- Während der Reise: Ein großer Teil des Risikomanagements unterwegs besteht darin, zu gewährleisten, dass Sie die Reisenden im Krisenfall erreichen können, sodass diese bei Bedarf Hilfe, Support und zeitnahe Informationen erhalten. Wenn Notfälle drohen oder gar eintreten, müssen Reisende sofort darüber informiert werden. Geschäftsreise-Plattformen halten Travel Manager und Reisende über Störungen der Reisepläne mithilfe von Instant Messages auf dem Smartphone und in der App auf dem Laufenden. Sie können auch auf Protokolle bezüglich COVID-19 zugreifen oder auf Leitfäden für spezielle Geschäftsreiseziele. Erfahren Sie hier mehr über das Risikomanagement bei Geschäftsreisen.
- Nach der Reise: Reisende schätzen es, wenn die Reisekostenabrechnung nach ihrer Rückkehr zeitsparend und einfach ist. Ihr Reiseprogramm muss die Reisekostenabrechnung für Reisende und die Finanzabteilung optimieren. Der richtige Partner für Geschäftsreisen ermöglicht es Ihnen, die Geschäftsreisekosten Ihrer Mitarbeiter im Buchungstool zu erfassen. Reisende können alle zusätzlichen Reisebelege mit ihrem Smartphone erfassen, um sie an ihren Reiseplan anzuhängen. Spesenabrechnungen können sie direkt von ihrem Handy aus erstellen und einreichen und Manager können sie mit einem einfachen Klick genehmigen. Alle Daten – offline, online und benutzerdefiniert – werden für einen einfachen optimierten Erstattungsablauf an ein Kostenmanagementsystem weitergeleitet. Alles, was transaktionsbasiert oder steuerlich absetzbar ist, wird in einer Erstattung zusammengefasst.
Ihr Reiseprogramm kann eine Rolle dabei spielen, eine inklusive und einheitliche Unternehmenskultur zu schaffen. Mit der Unterstützung einer Geschäftsreise-Plattform können Finanzexperten Kosten kontrollieren, manuelle Abläufe reduzieren und die Erfahrung für Geschäftsreisende verbessern.
