Was ist die Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen?

So wie ein Krankenhaus verpflichtet ist, eine verletzte oder in Behandlung befindliche Person zu versorgen, so haben auch Arbeitgeber eine Verpflichtung gegenüber ihren Mitarbeitenden. So wird sichergestellt, dass diesen ein sicheres Arbeitsumfeld zur Verfügung steht und dass sie bei ihrer Arbeit stets mit einer angemessenen Betreuung rechnen können. Und das gilt nicht nur für das Büro, sondern auch, wenn Mitarbeitende unterwegs sind.

Das Wohlergehen der Reisenden und ihre Sicherheit müssen für die Unternehmen oberste Priorität haben. Die Arbeitgeber haben eine rechtliche und moralische Verpflichtung, ihre Mitarbeitenden vor Sicherheitsrisiken zu schützen, wenn diese geschäftlich unterwegs sind. Diese Verantwortung und Verpflichtung für die Reisesicherheit der Mitarbeitenden wird als Sorgfaltspflicht bezeichnet. Doch was beinhaltet die Sorgfaltspflicht und wie funktioniert sie?

Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen

Die Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen umfasst Vorkehrungen, die ein Unternehmen zum Schutz seiner Mitarbeitenden und anderer Personen treffen muss. Wenn jemand für ein Unternehmen geschäftlich verreist, müssen geeignete Maßnahmen und Reiserichtlinien vorhanden und bekannt sein. Dies umfasst, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen, Präventivmaßnahmen zu ergreifen und über einen Plan zu verfügen, um auf gegebenenfalls während einer Reise auftretende Notfälle schnell und wirksam reagieren zu können. In der Regel wird die Sorgfaltspflicht durch eine Geschäftsreiserichtlinie umgesetzt und aufrechterhalten.

Warum ist die Sorgfaltspflicht wichtig?

Möglicherweise gibt es bereits eine Art von Sorgfaltspflichtverfahren für Ihr Büro – zum Beispiel einen Aktionsplan für verschiedene Notfallszenarien. Solche Verfahren sind nicht nur logistisch notwendig, sie sind auch gesetzlich vorgeschrieben. Das gilt auch für die Sicherheit der Mitarbeitenden, wenn diese beruflich unterwegs sind. Unternehmen müssen die Sicherheit ihre Geschäftsreisenden so gut wie möglich gewährleisten, um eine Verletzung der Sorgfaltspflicht und eine mögliche zivilrechtliche Haftung zu vermeiden.

Darüber hinaus sollte die Sorgfaltspflicht ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitskultur eines Unternehmens sein. Durch eine solche Kultur wird Ihren Mitarbeitenden vermittelt, dass ihr Wohlergehen und ihre Sicherheit Priorität haben. Mit angemessenen Sorgfaltspflichtverfahren fühlen sich Ihre Mitarbeitenden sicher und geschätzt und haben das Gefühl, dass ihre Sicherheit wichtig ist.

Beispiele für die Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen

Es gibt viele Beispiele dafür, wie die Sorgfaltspflicht in verschiedenen Szenarien umzusetzen ist. Für Geschäftsreisen nutzen viele Unternehmen Geschäftsreisemanagement-Lösungen, die unter anderem folgende Dienstleistungen im Bereich der Sorgfaltspflicht anbieten können:

• Reisewarnungen und Sicherheitsinformationen 
  Bei unvorhergesehenen Ereignissen werden Echtzeit-Hinweise und -Sicherheitsinformationen versendet, um Reisenden wichtige Hinweise für den Notfall zu übermitteln. Hinweise und Warnungen können aus vielerlei Anlässen versendet werden, von gesundheitlichen Sicherheitsbedenken bis hin zu Flugänderungen aufgrund von schlechtem Wetter oder sogar politischen Unruhen, wenn diese eine potenzielle Gefahr für Reisende darstellen.
• Notfallhilfe 
  Wenn Mitarbeitende einen Flug verpassen oder ein Notfall eintritt, müssen sie jederzeit in der Lage sein, Hilfe zu erhalten – nicht nur während der regulären Geschäftszeiten. Deshalb bieten viele Travel-Management-Lösungen Unterstützung rund um die Uhr an. Diese Dienstleistungen können medizinische Unterstützung, Evakuierungspläne oder sogar rechtlichen Beistand umfassen.
• Gesundheit und Impfungen 
  Ein immer wichtiges Thema, das seit dem Ausbruch der Pandemie besondere Aufmerksamkeit genießt: Geschäftsreisende sollten auch Zugang zu allen Gesundheitsrichtlinien haben und über alle Impfungen informiert werden, die sie vor der Einreise in ein neues Gebiet vornehmen lassen sollten.
• Sichere Unterkünfte 
  Eine weitere wichtige Maßnahme zur Risikominimierung auf Geschäftsreisen besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Unterkünfte den Sicherheitsstandards entsprechen und sich in sicheren Gebieten befinden. Unternehmen können dafür sorgen, dass nur seriöse Hotels über Geschäftsreise-Tools gebucht werden, die über große Datenbanken verfügen und Unterkünfte finden können, die bestimmte Kriterien erfüllen.
• Reiseschutz 
  Wie das Leben so spielt, müssen Pläne manchmal geändert werden. Durch einen umfassenden Reiseschutz können Mitarbeitende vor unvorhergesehenen Ereignissen, medizinischen Notfällen oder Reisestornierungen geschützt werden.

Sorgfaltspflicht für Travel Manager

Travel Manager spielen bei der Umsetzung der Sorgfaltspflicht innerhalb eines Unternehmens eine entscheidende Rolle. Zu ihren allgemeinen Aufgaben gehören die Entwicklung, Kommunikation und Durchsetzung von Reiserichtlinien und -verfahren, die die Sicherheit der Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen in den Vordergrund stellen. Sie kümmern sich um die Erfüllung der Sorgfaltspflicht, indem sie eng mit vielen Abteilungen – unter anderem mit der Personalabteilung, der Rechtsabteilung und dem Risikomanagement – zusammenarbeiten, um ein angemessenes und umfassendes Sorgfaltspflichtprogramm zu erstellen.

Außerdem sind die Reisenden vor und während ihrer Reise auf die Travel Manager angewiesen. Daher ist es wichtig, dass sie sich über globale Ereignisse, Reisehinweise und potenzielle Risiken an allen Reisezielen, die die Mitarbeitenden auf ihrer Dienstreisen besuchen, sowie über alle anderen Richtlinien zur Sorgfaltspflicht in Ihrem Unternehmen auf dem Laufenden halten. Durch eine proaktive und wachsame Vorgehensweise können Travel Manager sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden während ihrer Reise gut vorbereitet und unterstützt werden.

Warum brauchen Travel Manager ein Programm zur Sorgfaltspflicht oder zum Risikomanagement?

Wenn Mitarbeitende beruflich verreisen, haben Unternehmen eine Fürsorgepflicht und müssen dementsprechend für das Wohlergehen und die Sicherheit ihrer Mitarbeitenden sorgen. Kommt es aufgrund mangelnder Sorgfalt zu einem Zwischenfall, kann Ihr Unternehmen für etwaige Verletzungen oder Schäden rechtlich zur Verantwortung gezogen werden. Andere Gründe, warum es für Travel Manager wichtig ist, über ein Sorgfaltspflicht- oder Risikomanagementprogramm zu verfügen, sind:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften 
  Ein solides Programm schützt Ihr Unternehmen vor möglichen Klagen und Haftungsansprüchen, da Unternehmen eine rechtliche Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitenden haben. Die Nichterfüllung der Sorgfaltspflicht kann zu rechtlichen Konsequenzen führen.
• Wohlbefinden und Produktivität der Mitarbeitenden 
  Wenn die Mitarbeitenden wissen, dass sie auf ihren Reisen sicher sind und mit Unterstützung rechnen können, können sie sich auf ihre geschäftlichen Aufgaben konzentrieren. Das Gefühl, dass sie sich darauf verlassen können, dass ihre Sicherheit bei Ihnen an oberster Stelle steht, kann ihre Arbeitsmoral steigern und so zu einer höheren Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit beitragen.
• Reputation und Markenimage 
  Das Engagement Ihres Unternehmens für die Sicherheit und das Wohlergehen Ihrer Mitarbeitenden wirkt sich positiv auf Ihr Markenimage aus. Es kann zudem dazu beitragen, Spitzenkräfte anzuziehen und starke Partnerschaften mit Kunden zu fördern.
• Kosteneinsparungen 
  Ein weiterer guter Grund für die Einführung eines Programms ist, dass ein solches dazu beitragen kann, potenzielle Risiken, die zu kostspieligen Zwischenfällen und Unterbrechungen auf Geschäftsreisen führen können, zu erkennen und zu mindern.
• Krisenvorsorge 
  Zu den möglicherweise wichtigsten Punkten gehört, dass ein gut durchdachtes Sorgfaltspflichtprogramm Notfallpläne enthält, die in kritischen Situationen eine schnelle und koordinierte Reaktion ermöglichen.

Egencia hilft Ihnen, die Sorgfaltspflicht in den Mittelpunkt zu stellen

Sorgen Sie mit dem richtigen Risikomanagementprogramm für die Aufrechterhaltung des Wohlergehens Ihrer Mitarbeitenden. Von der Buchung einer Reise bis zu ihrer sicheren Rückkehr nach Hause können wir Ihre Reiserichtlinie unterstützen, um den Schutz Ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten – auch wenn sie weit weg sind.