Vor Kurzem habe ich in einem Blog darüber geschrieben, wie Travel Manager Reisewarnungsdaten nutzen können um fundierte Richtlinienentscheidungen zu fällen, die Planbarkeit und Kontrolle ihrer Programme zu erhöhen und die Reisenden dazu anzuhalten, richtlinienkonforme Entscheidungen zu treffen. In diesem Artikel geht es darum, wie sich Ihre Mitarbeiter mithilfe von Reiseinformationen und dem Egencia^® Travel Advisor auf Reisepläne und anstehende Reisen vorbereiten können.

Zunächst sehen wir uns aber an, wo die Unterschiede zwischen Reisehinweisen und Reisewarnungen liegen und warum Behörden und Regierungen sie ausgeben.

Reisehinweise

Reisehinweise werden oft von Botschaften und Konsulaten im Hinblick auf spezifische Sicherheitsprobleme ausgegeben. Sie betreffen kurzfristige Ereignisse, über die Reisende informiert werden sollen, zum Beispiel große öffentliche Veranstaltungen.

Reisende können anhand dieser Hinweise Entscheidungen über ihre Buchungen treffen. Wenn beispielsweise eine Demonstration in einem bestimmten Stadtviertel geplant ist, werden sie vermutlich ein Hotel in einer anderen Gegend buchen wollen.

Egencia sendet täglich proaktiv Reisehinweise zu Sicherheitsproblemen an Travel Manager, um sie bei Richtlinienentscheidungen zu unterstützen. Reisende erhalten innerhalb von einer Stunde nach einem Ereignis, das Auswirkungen auf sie haben könnte, über die Egencia-App eine detaillierte Benachrichtigung auf ihr Smartphone. Außerdem haben Sie und Ihre Geschäftsreisenden jederzeit Zugriff auf Reisehinweise auf der Egencia-Homepage sowie auf detailliertere Informationen nahezu in Echtzeit in den Online-Reisemeldungen von Egencia.

Wenn ein vorübergehendes Problem zu einem längerfristigen wird, veröffentlichen Regierungen eine Reisewarnung.

Reisewarnungen

Reisewarnungen dienen dazu, über konkretere, längerfristige und größere Risiken zu informieren. Sie können Städte, Länder oder Regionen betreffen und befassen sich mit Wetterereignissen, Naturkatastrophen, Massenprotesten oder politischen Unruhen, Terrorismus und Gefahren für die öffentliche Gesundheit wie COVID-19. Reisewarnungen können sich je nach Thema häufig ändern, aber auch für mehrere Wochen oder Monate bestehen bleiben.

Für Reisewarnungen gelten verschiedene Risikostufen von „treffen Sie die üblichen Sicherheitsvorkehrungen“ bis zu „vor Reisen dorthin wird gewarnt“. Bitte beachten Sie: Da sich die Verbreitung von COVID-19 ständig ändert, kann das Risiko in einer bestimmten Stadt oder Gegend und damit die Risikostufe höher sein als im gesamten Land.

Reisewarnungen können Personen rechtlich gesehen nicht davon abhalten, ein bestimmtes Reiseziel aufzusuchen. Daher ist es so wichtig sicherzustellen, dass Ihre Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse auf dem neuesten Stand sind und die aktuelle Definition notwendiger und zulässiger Geschäftsreisen enthalten. Hier lesen Sie mehr über Best Practices für die Definition notwendiger und nicht notwendiger Reisen.

Egencia^® Travel Advisor

Die Coronapandemie hat dazu geführt, dass viele Regierungen Reisewarnungen ausgegeben sowie Vorschriften wie eine vierzehntägige Quarantäne nach Ankunft und das Tragen persönlicher Schutzausrüstung (PSA) erlassen haben. Reisen laufen derzeit anders ab und es ist wichtig, dass Sie und Ihre Reisenden vorausschauend planen, um auf alles vorbereitet zu sein. Unser Tool Egencia Travel Advisor bietet Informationen zu Reisewarnungen während der Coronapandemie, einschließlich Vorschriften am jeweiligen Reiseziel sowie Richtlinien zu Gesundheit und Sicherheit.

Da sich die Einschränkungen täglich ändern können, sollten Reisende den Egencia Travel Advisor vor der Buchung und vor der Abreise zurate ziehen. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter bei der Rückkehr zu Geschäftsreisen an die folgenden fünf Punkte:

1. Einreisebeschränkungen - In vielen Ländern und Regionen gelten Reiseverbote und -beschränkungen für die Ein- oder Ausreise. Manche beschränken die Einreise auf eigene Staatsangehörige, Personen mit Daueraufenthaltserlaubnis, Inhaber bestimmter Visa oder unverzichtbare Arbeitskräfte. Die Einreisebeschränkungen können sich häufig ändern und wirken sich auf Entscheidungen über Geschäftsreisebuchungen – ob Flug, Mietwagen oder Zug – aus. Reisende müssen vor der Buchung bzw. vor der Abreise wissen, ob sie ihr Reiseziel erreichen können.
2. Transiteinschränkungen – Manche Flughäfen haben Vorgaben für die Durchreise festgelegt. Es kann zum Beispiel sein, dass der Transit nur erlaubt ist, wenn Reisende nicht durch den Zoll müssen. Die Reisenden müssen wissen, ob diese zusätzlichen Einschränkungen für sie gelten, damit sie entsprechend planen und buchen können.
3. Quarantänerichtlinien: Es kann sein, dass sich die Reisenden nach der Ankunft in Quarantäne begeben müssen. Möglicherweise müssen sie sogar nachweisen, dass sie sich an einem geeigneten Ort für die Selbstisolierung befinden und Zugang zu Nahrungsmitteln und anderen Vorräten haben, ohne einkaufen zu müssen. Andere Länder schreiben eine Isolierung in einer speziellen Quarantäneeinrichtung vor.
4. Medizinische Dokumente: Dazu gehört der Nachweis eines negativen Coronatests innerhalb eines bestimmten Zeitraums vor der Abreise, wobei einige Länder Testergebnisse aus einem Mitgliedstaat oder von einer zertifizierten Stelle verlangen. In anderen Ländern müssen Reisende bei der Ankunft einen Coronatest machen.
   
   An manchen Zielen müssen Reisende, einschließlich der Bürger des jeweiligen Landes, eine Aussteigekarte ausfüllen. Die Angaben darauf dienen dazu, die Reisenden zu kontaktieren, falls sie oder Personen, mit denen sie unterwegs Kontakt hatten, Coronasymptome zeigen. Die Behörden nutzen die Informationen auch, um die Einhaltung der Quarantäne zu prüfen. Die Aussteigekarte muss in der Regel ausgefüllt werden, auch wenn bei der Ankunft keine Quarantäne vorgeschrieben ist. Wird sie nicht ausgefüllt, kann eine Geldstrafe verhängt werden.


5. Mund-Nasen-Schutz (PSA): In manchen Städten müssen Reisende im öffentlichen Nahverkehr und an Orten, an denen eine räumliche Distanzierung nicht möglich ist, einen Mund-Nasen-Schutz tragen. Wenn sie diese Information schon vorab erhalten, können sie entsprechend planen und alles Nötige für ihre Geschäftsreise einpacken.

Wenn Ihre Reisenden den Unterschied zwischen Reisehinweisen und Reisewarnungen kennen, wissen sie, was sie vor ihrer nächsten Reise bedenken müssen. Der Egencia Travel Advisor ist ein hilfreicher Ausgangspunkt, denn er bietet ihnen die Informationen, die sie brauchen, um Reisen im In- und Ausland zu planen und vorzubereiten. Teilen Sie diese Ressource sowie den Leitfaden von Egencia im Hinblick auf COVID-19 und Geschäftsreisen und unsere FAQ mit Ihren Reisenden, damit sie gut informiert sind und vertrauensvoll reisen können, weil sie wissen, dass ihr Wohlbefinden auch unterwegs gewährleistet ist.