Für schnell wachsende Unternehmen sind die täglichen Entscheidungen oft ein bewegliches Ziel. Ihre heutigen Bedürfnisse unterscheiden sich wahrscheinlich erheblich von denjenigen, die Sie in einem Monat haben werden.

Da stellt sich die Frage, wann eigentlich der richtige Zeitpunkt ist, um einen Partner mit der Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen zu beauftragen. Und wie sieht das dann überhaupt aus?

Warum sollten Sie mit einem Travel-Management-Unternehmen zusammenarbeiten?

Travel-Management-Unternehmen (TMC) geben Ihnen die nötige Struktur und Unterstützung, um eine große Anzahl an Reisebuchungen abzuwickeln.

Sie stellen eine Plattform zur Verfügung, auf der Reisende, Reisekoordinatoren und Travel Manager Geschäftsreisen buchen können. Sie bieten Ihren Geschäftsreisenden Hilfe, wenn sie unterwegs sind und ihre Reisen nicht wie geplant verlaufen. Und sie unterstützen Sie dabei, Ihre Reisedaten hinsichtlich Einsparungsmöglichkeiten zu analysieren und zu erkennen, auf welche Bereiche Sie sich konzentrieren sollten.

Mit einem Travel-Management-Unternehmen verwandeln sich unregelmäßige Buchungen in ein strategisches Mittel, das Ihnen hilft, Einsparungen zu erzielen, Ihre Unternehmenskultur zu fördern, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen und Ihnen sogar einen Vorsprung bei der Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden zu verschaffen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Die kurze Antwort lautet: jetzt. Wenn Sie Ihre Reisekosten senken und gleichzeitig das Reiseerlebnis für Ihre Mitarbeitenden verbessern möchten, ist es an der Zeit, ein Travel-Management-Unternehmen zu beauftragen. Und für schnell wachsende Unternehmen ist es sogar noch sinnvoller, Systeme einzurichten – mit Details wie Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren –, bevor ein Ansturm neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter es exponentiell erschwert.

„Wir sprechen oft mit Unternehmen, die fragen ‚Bin ich zu klein, um einen Vorteil davon zu haben, mit einem Travel-Management-Unternehmen zusammenzuarbeiten?‘“, berichtet Samantha Shoemaker, Senior Director for Worldwide Sales Development bei Egencia. „Sind Sie auf der Suche nach Kosteneinsparungen und Prozessverbesserungen oder nach einem Service, der Ihren Reisenden unterwegs ein reibungsloses Erlebnis bietet? Wenn alle Fragen bejaht werden, dann ist meiner Meinung nach der richtige Zeitpunkt, nach einem Travel-Management-Unternehmen Ausschau zu halten.“

Was ist der nächste Schritt?

Der erste Schritt zur Umstellung auf ein verwaltetes Reiseprogramm ist eine Bestandsaufnahme der eigenen Einstellung zum Reisen. „Der wichtigste Ratschlag, den ich schnell wachsenden Unternehmen geben würde, die von nicht verwalteten Reisen auf Managed Travel umstellen, ist, Reisen nicht als Kostenfaktor, sondern als Investition zu sehen“, meint Ronan Bergez, Senior Sales Director für EMEA bei Egencia. „Und denken Sie bei einer Investition an die Vorteile in Bezug auf den Wert, die Nachhaltigkeit und auch die Sorgfaltspflicht, die heute in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle spielen.“

Wenn Sie Reisen als strategische Investition betrachten, stehen Ihnen ganz neue Möglichkeiten offen, mehr aus Ihren Geschäftsreisen zu machen. Statt sich nur zu fragen, wie Sie am günstigsten Flüge und Hotels buchen, können Sie Elemente wie das Wohlbefinden der Reisenden, die Sicherheit der Mitarbeitenden, die Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur, das Risikomanagement, die Volumenkonsolidierung für ausgehandelte Raten und vieles mehr miteinbeziehen.

Wie finde ich das passende Unternehmen?

Sobald Sie Geschäftsreisen als strategische Investition betrachten, können Sie überlegen, welche Art von Travel-Management-Unternehmen am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Die Beantwortung dieser drei Fragen ist ein guter Anfang:

• Wie technisch versiert sind Ihre Geschäftsreisenden?
  Lesen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richtige Bücher und schreiben ihre Einkaufslisten auf Zettel, oder nutzen sie für alles eher Apps? Abhängig von Ihrer Antwort werden Sie entweder ein TMC suchen, das über gut ausgebildete Reiseberater verfügt, oder eines mit einer intuitiven, benutzerfreundlichen Plattform und einer App, mit der Reisende ihre Reisebedürfnisse weitgehend selbst verwalten können.
   
• Wie wichtig sind Ihnen Daten?
  Für die meisten schnell wachsenden Unternehmen sind Daten wichtig, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Wann die Einstellung neuer Mitarbeitenden nötig ist. Wo das Expandieren in neue Märkte sinnvoll ist. In welche aktuellen Innovationen investiert werden sollte. Denken Sie darüber nach, ob Sie sich damit wohlfühlen, dass Sie sich nicht mit Ihren Reisekosten befassen. Oder ob es besser für Sie wäre, ein Unternehmen für die Zusammenarbeit zu finden, das Ihnen Einblicke in Echtzeit und Analysen basierend auf konsolidierten Reisedaten bietet?
   
• Wie wichtig sind Ihnen strategische Einsparungen?
  Schnell wachsende Unternehmen müssen ihre Ergebnisse genau im Auge behalten, damit das Unternehmen gut funktioniert und um ihren Investoren zu beweisen, dass Sie mit ihren Ausgaben und Einsparungen eine Strategie verfolgen. Wenn strategische Einsparungen Priorität für Sie haben, halten Sie nach einem TMC Ausschau, das Ihnen helfen kann, auf verschiedenen Wegen bei Reisekosten zu sparen, ohne Abstriche bei Ihrer Unternehmenskultur zu machen oder Ihren Mitarbeitenden Vorteile streichen zu müssen. Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten Sie, wenn Sie sich für ein TMC entscheiden, das sowohl über ein breites Spektrum an ausgehandelten Raten verfügt, als auch über eine Technologie, die maschinelles Lernen nutzt. So können Sie gleichzeitig hinter den Kulissen sparen und doch Ihre Geschäftsanforderungen optimal erfüllen.

Fazit: Warten Sie nicht erst, bis bei Ihren Geschäftsreisen ein Problem auftritt. Arbeiten Sie jetzt proaktiv mit einem TMC zusammen und entwickeln Sie ein Reiseprogramm, das Sie nicht nur heute, sondern in jeder Phase Ihres Unternehmenswachstums unterstützen wird.

Laden Sie sich für weitere Informationen unsere Checkliste herunter: Das richtige TMC zur Vergrößerung Ihres Unternehmens finden