Wenn wir an Mobilgeräte denken, fallen uns als erstes ihre Vorzüge ein: Wir können damit jederzeit und überall E-Mails abrufen und mit Freunden und Verwandten in Kontakt bleiben. Die Mobiltechnologie und die zugehörigen Apps haben sich in den letzten Jahren zum Glück deutlich weiterentwickelt.

Auch wenn es uns nicht immer bewusst ist, während wir uns durch das Smartphone von unserem anstrengenden Alltag ablenken lassen, ist ein wichtiger Einsatzbereich der Mobiltechnologie die Kommunikation in Krisenzeiten – ob ein einfacher Telefonanruf, eine SMS oder ein anderer Austausch mit Freunden, Familienangehörigen oder Kollegen.

In dieser zweiteiligen Serie sehen wir uns an, welchen Wert Mobilangebote für Travel Manager und Reisende haben können, und demonstrieren, warum Apps im Hinblick auf das Risikomanagement bei Geschäftsreisen oberste Priorität haben sollten.

Die Egencia-App hat für Travel Manager vier wichtige Vorteile. Damit können Sie die Risiken für Ihre Reisenden in Krisenzeiten minimieren:

1. Traveller Tracking
   • Szenario: Während der Mittagspause möchten Sie kurz etwas besorgen. Während Sie unterwegs sind, gibt es in den USA, wo sich aktuell einige Ihrer Reisenden aufhalten, einen Vorfall. Sie erhalten eine SMS vom Vice President HR, der wissen möchte, wie viele Mitarbeiter davon betroffen sind. In großer Sorge öffnen Sie auf Ihrem Smartphone die Egencia-App.
   • Was spricht für Egencia? Travel Manager haben schnell Zugriff auf Funktionen in der Egencia-App, um betroffenen Reisenden zu helfen. In diesem Szenario können Sie Traveller Tracking für eine kurze Risikoanalyse aufrufen. Sie können anhand des Datums nach einem Ort oder einer Fluggesellschaft suchen und so eine Liste der Reisenden einschließlich Reiseplannummern aufrufen. Außerdem werden Ihnen die betroffenen Reisenden auf einer Karte angezeigt. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ihnen eine E-Mail oder Push-Benachrichtigung direkt aus Traveller Tracking zu senden.
   • Vorteil für Kunden: Innerhalb weniger Minuten haben Sie die Informationen, die Sie über die betroffenen Reisenden brauchen, können sie an die Unternehmensführung weiterleiten und ggf. über Traveller Tracking eine Nachricht an die Mitarbeiter senden. Wenn Sie und Ihre Reisenden die Egencia-App nicht installiert haben, dauert es viel länger und Sie können möglicherweise Ihre Besorgungen nicht machen, weil Sie zurück ins Büro an Ihren Laptop müssen. Das ist mit der App unnötig, denn damit können Sie auf Anfragen im Notfall reagieren und gleichzeitig Ihre Mittagspause für Erledigungen nutzen, ohne das Wohlergehen der Reisenden außer Acht zu lassen.

2. Änderungen an der Reiserichtlinie
   • Szenario: Im Jahr 2017 gab es einen Terroranschlag auf der London Bridge. Unmittelbar danach wollten Travel Manager auf der ganzen Welt die Buchung von Reisen über oder nach London bis zur Klärung der Lage unterbinden.
   • Was spricht für Egencia? Egencia ermöglicht es Travel Managern, im Fall einer weltweiten Bedrohung oder Naturkatastrophe ihre Richtlinien zu ändern. Dazu benötigen sie nicht einmal die Unterstützung unserer Support-Teams. Änderungen können jederzeit und überall online vorgenommen werden. Sie können unter anderem bestimmte Branchen oder Flugstrecken, Tagespauschalen und Reisebeschränkungen betreffen.
   • Vorteil für Kunden: Richtlinienänderungen werden sofort angewendet und allen identifizierten Reisenden mitgeteilt. Auch benutzerdefinierte Nachrichten mit weiteren Informationen sind möglich. Geschäftsreisende, die die Egencia-App haben, sehen die neuen Richtlinien bei Buchungen oder Änderungen ihrer Reisepläne. Die Möglichkeit, Richtlinien in Echtzeit zu ändern und anzuwenden, ist für die Gewährleistung des Wohlbefindens der Reisenden außerordentlich hilfreich. Außerdem können sie so dazu angehalten werden, keine Reisen zu unsicheren Orten oder Hochrisikozielen außerhalb der Richtlinie zu buchen.

3. Individuelle Nachrichten
   • Szenario: Es kann vorkommen, dass Themen oder Informationen, die speziell Ihre Branche betreffen, in den regulären Nachrichten, Warnmeldungen und Bekanntmachungen nicht vorkommen. Ihre Reisenden brauchen auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Informationen bzw. konkrete Anweisungen, welche Maßnahmen sie ergreifen sollen.
   • Was spricht für Egencia? Egencia stellt Benachrichtigungen zu den Themen Wetter, Reisebeschränkungen und Quarantänevorschriften in der Nachrichtenübersicht und über Banner im Produkt zur Verfügung. Darüber hinaus können Kunden individuelle Nachrichten für bestimmte Reiseziele oder Buchungsarten sowie kontextabhängige Nachrichten, die im Buchungsverlauf angezeigt werden, erstellen.
   • Vorteil für Kunden: Travel Manager können ihren Reisenden jederzeit wichtige Informationen liefern. Individuelle Nachrichten lassen sich sofort planen und zu einem bestimmten Termin wieder entfernen, um sicherzustellen, dass die Reisenden immer auf dem aktuellen Stand sind. Kontextabhängige Nachrichten können innerhalb von Sekunden erstellt und für alle oder nur bestimmte Branchen angewendet und als wichtig gekennzeichnet werden. Auch Regeln können auf bestimmte Branchen beschränkt werden, damit sie nur im jeweiligen Kontext gelten.

4. Reisegenehmigungen
   • Szenario: Sie sind nicht mehr im Büro, sondern beim Abendessen im Restaurant. Einer Ihrer Reisenden benötigt aufgrund neuer länderspezifischer Beschränkungen dringend eine Reisegenehmigung. Sie sind für die Genehmigung zuständig, haben aber Ihren Laptop nicht dabei. Gehen Sie zurück ins Büro oder lassen Sie den Reisenden warten? Weder noch – Sie handeln sofort.
   • Was spricht für Egencia? Die Egencia-App ist nicht nur für Reisende hilfreich. Genehmiger erhalten E-Mails direkt auf ihr Mobilgerät und können überall Reisen genehmigen. Sie müssen dazu nicht erst ins Büro eilen und den Computer hochfahren. Öffnen Sie einfach die App, prüfen Sie die Anfrage und genehmigen Sie sie.
   • Vorteil für Kunden: Egencia bietet Travel Managern die Möglichkeit, Genehmigungen mit benutzerdefinierten Workflows zur Reduzierung der Wartezeit proaktiv zu bearbeiten. So stehen die Reisenden weniger unter Stress, denn sie wissen, dass Genehmigungen überall schnell erteilt werden können. Sobald die Genehmigung da ist, können sie die Buchung über ihr Mobilgerät abschließen. Sie müssen nicht erst Egencia anrufen oder in einem Hotelzimmer, Café oder an einem anderen Ort vor ihrem Laptop warten.

Die Technologie entwickelt sich ständig weiter und wenn wir Innovationen sinnvoll einsetzen, hat dies Vorteile für unsere Unternehmen und unsere Reisenden. Dazu müssen wir jedoch unter Umständen die bisherige Verwendung von Technologie überdenken, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Das gute alte Telefon ist zwar immer noch ein sehr zuverlässiges Kommunikationsmittel, aber Telefonleitungen sind nicht überall verfügbar und auf WLAN-Verbindungen ist in Krisenzeiten nicht unbedingt Verlass. Ihre Reisenden können in die Situation kommen, nur ihr Mobiltelefon und den Datentarif zur Verfügung zu haben. Die Egencia-App bietet viele Vorteile für Travel Manager, Reisekoordinatoren und Reisende, die Sie in Ihren Plan für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen einbeziehen sollten.

Das Reisen hat sich durch COVID-19 sehr verändert. Um diese neue Situation gemeinsam zu meistern und für die Zukunft zu planen, müssen wir aus der Vergangenheit lernen. Wenn Ihre Reisenden die App auf ihren Geräten installieren, haben sie einen besseren Zugang zu Informationen und können darauf vertrauen, dass für ihr Wohlbefinden gesorgt wird. Darüber hinaus haben Sie als Travel Manager eine weitere Möglichkeit, die Reisenden zu erreichen, und können Ihren Plan zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht gegenüber den Mitarbeitern besser umsetzen.

In unserem nächsten Post geht es darum, wie die Egencia-App Reisende in unerwarteten Situationen unterstützt.