Finden Sie heraus, wie Amex GBT Egencia (Egencia™) einige der einzigartigsten Herausforderungen meistert, mit denen sich die Fracht- und Logistikbranche bei der Organisation von Reisen konfrontiert sieht.

Fracht und Logistik unterscheiden sich grundlegend von anderen Branchen ...  

Sie sind zwar viel unterwegs, aber das bedeutet nicht, dass die Organisation von Reisen für Fracht- und Logistikunternehmen oder die Speditionsbranche im Allgemeinen einfacher ist. Ganz im Gegenteil ist es so, dass komplexe Probleme für Spediteure zu ineffizienten Abläufen und Schwierigkeiten bei der Kosteneinsparung führen.  

Auch angesichts der weiterhin drohenden wirtschaftlichen Unsicherheit müssen diese Unternehmen flexible und nachhaltige Geschäftsstrukturen entwickeln, um weiter wachsen zu können – einschließlich der Modernisierung ihres Travel Managements für Lkw-Fahrer.

Deshalb haben wir mit Stacey Butcher, Egencias Regional Account Manager für Nordamerika, darüber gesprochen, wie Egencia einen bemerkenswerten Einfluss auf die Lieferketten unserer Speditionskunden nehmen konnte, indem wir ein Angebot entwickelten, das direkt auf die Herausforderungen von Speditionsunternehmen abzielt.

Die Herausforderung: Häufige Lkw-Fahrerwechsel kosten wertvolle Zeit

Die Fahrerfluktuation kann hoch sein und die Aufnahme neuer Fahrer und Vertragsarbeiter für Kurz- und Fernstrecken in das System ist äußerst zeitaufwendig, insbesondere in Zeiten eines Fahrermangels in der Transportdienstleistungsbranche.  

Unsere Kunden wünschten sich eine Möglichkeit, Fahrer einfach in ihr System aufnehmen zu können, ohne für sie eigens ein Konto einrichten zu müssen, und das mithilfe einer Plattform, über die sie die Reisenden schnell und einfach verwalten können.  

Die Lösung: Reisekoordinatorengruppen bringen Fahrer und Support schnell zusammen

„Die Reisekoordinatorengruppen von Egencia ermöglichen es Travel Managern, große Gruppen von Reisenden und Reisekoordinatoren einfach zu überwachen, und so Zeit und Mühe bei der Organisation und Optimierung von Reisen zu sparen. Sie können Reisekoordinatoren auch mit bestimmten Gruppen und Abteilungen in Verbindung setzen.“

Und das Beste daran? Travel Manager können die Fahrer ganz einfach in Echtzeit verschiedenen Gruppen hinzufügen oder sie wieder entfernen, wodurch sie automatisch einem Reisekoordinator zugewiesen werden.

Die Herausforderung: Fahrern, die für ihre eigenen Hotelübernachtungen bezahlen, müssen die Kosten erstattet werden

Unterwegs müssen Lkw-Fahrer ihre Unterkunft oft zuerst aus eigener Tasche bezahlen, wobei einige Fahrer aufgrund der Art ihrer Arbeit keinen Zugriff auf die Egencia-App haben. Später müssen die Fahrer diese Auslagen dann wieder zurückfordern (und wir sind uns sicherlich alle einig, dass diese Vorgehensweise nicht ideal ist). Zudem profitieren Buchungen, die außerhalb des Egencia-Programms vorgenommen werden, nicht von den speziellen Hoteltarifen, was zu höheren Reisekosten führt.  

Die Lösung: Virtuellen Karten optimieren die Zahlungen, damit sie leichter nachverfolgt und verwaltet werden können

Bei einer virtuellen Karte handelt es sich um eine elektronisch generierte, einmalig verwendbare Kreditkarte, die nur für einen bestimmten Zeitraum und einen bestimmten Betrag verwendet werden kann. Virtuelle Karten können nur für eine einzige Zahlung verwendet werden und verfallen nach dieser Transaktion.

Diese virtuellen Karten werden für jede Hotelbuchung von der Bank oder dem Kreditkartenanbieter des Kunden generiert. Ihre Daten werden dann über unseren Partner Conferma an Egencia weitergegeben. Wenn ein Reisender und/oder Reisekoordinator seine Buchung abschließt, fordert das Egencia-System eine virtuelle Kreditkartennummer von Conferma an, die dann automatisch in der Buchung hinterlegt wird. Gleichzeitig (für ausgehandelte, GDS- und Hotel-Collect-Tarife) sendet Conferma eine Benachrichtigung mit Zahlungsanweisungen und dem zu zahlenden Betrag an das Hotel. Das Hotel nutzt die virtuelle Karte während des Aufenthalts des Reisenden zur Bezahlung. Eine Kopie der virtuellen Karte befindet sich für den Fall, dass der Fahrer sie dem Hotel beim Ein- oder Auschecken vorzeigen muss, auch in der mobilen Egencia-App. Das Autorisierungsformular fordert das Hotel auf, die Rechnung direkt per E-Mail an das Conferma-Snap-Portal zu senden, wenn der Gast auscheckt. Der Reisende selbst kann bei Bedarf ebenfalls eine Kopie anfordern. Snap ist ein Tool, mit dem das Finanzteam eines Unternehmens den Prozess der Betriebsausgabenabrechnung durch einen automatisierten Abgleich von Zahlungs- und Kaufdaten an einem Ort optimieren kann.  

Das bedeutet, dass der Lkw-Fahrer die Kosten nicht mehr selbst auslegen muss, und zudem Zugang zu den Egencia-Vertragsraten erhält, was zu Kosteneinsparungen und – bei fest angestellten Fahrern – zur Einhaltung der Richtlinien beiträgt. Die Fahrer werden also vollständig entlastet. Zudem müssen sie sich nicht mehr mit der Spesenabrechnung befassen, weil kaum noch Spesenabrechnungen nötig sind, und sorgen gleichzeitig für mehr Compliance.

So gewinnen beide Seiten!

Die Herausforderung: Unerwartete Pausen können unvorhersehbar sein und lassen sich schwer handhaben

Durch die nötige Einhaltung sicherer Fahrzeiten sind Fahrer oft unerwartet gezwungen, in weniger befahrenen Gebieten zu übernachten. In diesen Gegenden gibt es weniger Informationen zu wichtigen Themen wie der Sicherheit, und es kann unklar sein, wo große oder schwere Nutzfahrzeuge auf dem oder in der Nähe eines Grundstücks parken können.  

Die Lösung: Die Egencia-App und der rund um die Uhr verfügbare Support sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit Buchungen durchführen können

Fest angestellte Fahrer (die nicht nur auf Vertragsbasis arbeiten) erhalten Zugriff auf die mobile Egencia-App. Dies kann sich auch auf Lkw-Fahrer und Selbstfahrer erstrecken, die in Betrieben eine feste Rolle übernehmen, für die ein gewerblicher Führerschein nötig ist. Das bedeutet, dass sie von Last-Minute-Angeboten, die nur auf Mobilgeräten verfügbar sind, Egencia-Vertragsraten und vertrauenswürdigen Hotels profitieren, wenn sie eine Last-Minute-Buchung benötigen. Dadurch haben sie mehr Flexibilität, wenn eine Fahrt einmal nicht unbedingt nach Plan verläuft, und wissen sicher, dass die Hotels auch für Lkws geeignet sind.  

Und sie müssen sich auch keine Gedanken darüber machen, ob das nächste Hotel einen freien Parkplatz für sie bereithält. Egencia nennt die Parkinformationen, die in den Hotelinformationen zu finden sind.

Und wenn sie trotzdem einmal festhängen? Dann erhalten sie rund um die Uhr Support, wenn sie Hilfe benötigen.

Die Verwaltung komplexer Reisen bereitet Ihnen Kopfzerbrechen? Mit uns sind Sie auf der richtigen Spur

In Ihrem Fracht- und Logistikdienstleistungsunternehmen gibt es besondere Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt? Vereinbaren Sie noch heute eine Demo mit uns, um zu sehen, wie Amex GBT Egencia das Reisen für Sie einfacher machen kann – unabhängig vom Zielort.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Blogeintrag „Vier Tipps für Logistikunternehmen, um ihre Position zu behaupten“, um einen Einblick in die Zusammenarbeit eines Transport- und Logistikunternehmens mit einem Travel-Management-Unternehmen zu erhalten.