James Fisher Marine Services Ltd. (JFMS), Teil des in Großbritannien führenden Anbieters von Marine Services, James Fisher and Sons plc, erbringt verschiedene technische und operative Dienstleistungen für Energiebranchen weltweit. Das Unternehmen ist für eine riesige Offshore-Branche tätig und liefert schlüsselfertige Lösungen für die Wartung von Ölplattformen, Windturbinen, Windparks, Schiffen und vieles mehr.

Bei JFMS sind circa 200 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten in Großbritannien und über 400 Subunternehmer beschäftigt. Das Unternehmen benötigte ein Geschäftsreiseprogramm, das seine Anforderungen erfüllt.

Die Herausforderung

Da jede Situation anders ist, sind für die Unterstützung der Offshore-Branche Expertenkenntnisse aus unterschiedlichen Fachgebieten erforderlich. Während beispielsweise Spezialtaucher mit der Reparatur eines Schiffes beauftragt werden, können auf einer Ölplattform dringend hoch kompetente Ingenieure benötigt werden. Wie viele Unternehmen in dieser Art von Dienstleistungsbranche stellt auch JFMS keine Vollzeitmitarbeiter mit projektspezifischen Fachkenntnissen ein, da diese Experten oftmals nur zeitlich begrenzt gebraucht werden. Stattdessen spielen Subunternehmer eine wesentliche Rolle, von denen zu jedem Zeitpunkt stets mehr als 400 für das Unternehmen tätig sind.

JFMS verfügt über ein spezielles Projektservices-Team, das mehrere Verantwortlichkeiten abdeckt. Dazu gehören die Logistik des Unternehmens und Geschäftsreisen. Ebenso leistet es rund um die Uhr operative Unterstützung zu laufenden Offshore-Projekten.

Das Projektservices-Team stand bei Geschäftsreisen vor verschiedenen Herausforderungen und Problemen. Lisa Murphy, Leiterin des Business-Operations-Teams bei JFMS, hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine Lösung zu finden, um die Hürden bei Geschäftsreisen zu überwinden.

Aufgrund der besonderen Anforderungen von JFMS ergab sich für Murphy die Notwendigkeit, ein Travel-Management-Unternehmen (TMC) zu finden, das reaktionsschnell und effizient ist und dem Unternehmen Informationen zur Verfügung stellt, um seine operativen und logistischen Anforderungen zu erfüllen.

„Das Unternehmen, das vorher das Geschäftsreisemanagement für uns übernommen hat, war nicht reaktionsschnell genug, um den komplexen Anforderungen der Marinebranche gerecht zu werden", so Murphy. „Eines der wichtigsten Verkaufsargumente von Egencia war die Selbstbuchungsfunktion, mit der Reisende ihre eigenen Reisepläne einsehen und Buchungen mit einem Klick stornieren können. Aufgrund der Dringlichkeit und Flexibilität, die mit vielen unserer Projekte einhergeht, ist das oft notwendig.“

Höheres Tempo dank Egencia

Dank des Geschäftsreisemanagements von Egencia kann das Projektservices-Team nun mit einem guten Gefühl auf Reiseanträge reagieren. Es handelt in dem Wissen, dass es die Anforderungen innerhalb der begrenzten Zeitrahmen erfüllen kann, mit denen es sich häufig konfrontiert sieht.

„Geschäftsreiseunternehmen, mit denen wir vor Egencia zusammengearbeitet haben, hatten Schwierigkeiten damit, unseren Anforderungen gerecht zu werden“, so Murphy. „Dabei muss berücksichtigt werden, dass wir oft Reisen von über 20 Ingenieuren, Technikern und Tauchern koordinieren, für die wir Flüge, Mietwagen, Hotels und Gepäck benötigen. Dazu kommen weitere Anforderungen wie Sperrgepäck für z. B. Tauchausrüstung. Und das alles oft kurzfristig und mit ortsspezifischen Einschränkungen.“

Diese Probleme wurden mithilfe der zentralen, digitalen Egencia-Plattform gelöst, die die Buchungsabläufe des Teams schneller und effizienter gestaltet und viele administrative Belastungen rund um Geschäftsreisen beseitigt.

Die Plattformfunktionen, zu denen unter anderem eine Massendatenverwaltung, Gastprofile und eine Firmenkreditkarte gehören, haben den Buchungs- und Verwaltungsvorgang sowohl für Reisende als auch für Travel Manager vereinfacht. Mithilfe der Massendatenverwaltung können Travel Manager mehrere Profile von Reisenden gleichzeitig erstellen und aktualisieren. Gastprofile vereinfachen die Verwaltung der Reisen von Subunternehmern – da es sich dabei um kurzfristig Beschäftigte handelt, müssen Travel Manager keine vollständigen Profile erstellen, um ihre Reisen zu buchen.

Außerdem wird das Projektservices-Team von der Reporting-Funktion der Plattform unterstützt. Sie bietet leicht zugängliche Berichte zu sämtlichen Reiseaktivitäten, und dank der Datenvisualisierung zu Ausgaben und Reisetrends lässt sich problemlos der Erfolg des Reiseprogramms ermitteln.

„Unsere Account Managerin bei Egencia ist großartig“, sagt Murphy. „Sie hat mithilfe von Berichten für verschiedene Reisegruppen Muster bei der Richtlinieneinhaltung aufgezeigt und uns auf Schwachstellen wie nicht richtlinienkonforme und späte Buchungen hingewiesen, die wir vollständig beseitigen können.“

Mithilfe des Reportings können auch Mitarbeiter und Subunternehmer anhand ihres Reiseplans gefunden werden. So kann sich Murphys Team auf der Plattform anmelden und Reisende bei Bedarf unterstützen.

„Unser Job zeichnet sich dadurch aus, dass wir unseren Mitarbeitern, darunter unseren Reisenden, immer zur Seite stehen“, so Murphy. „Natürlich treten in den Branchen, für die wir Dienstleistungen erbringen, oftmals plötzliche und unerwartete Situationen auf. Deshalb war es für JFMS wichtig, ein Unternehmen zu finden, das entsprechend der von unserem Team geforderten Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit immer Unterstützung leisten kann."

„Auf der Egencia-Plattform können wir direkt Informationen zu Reisenden finden und sogar von unterwegs aus Änderungen vornehmen.“

Vereinfachung der Finanzen bei einer vielfältigen Belegschaft

Das Projektservices-Team hat die Möglichkeit, auf der Geschäftsreiseplattform Richtliniengrenzen festzulegen und diese in Abhängigkeit davon, ob es sich bei dem Reisenden um einen Mitarbeiter oder Subunternehmer handelt, entsprechend anzupassen.

„Subunternehmer haben nicht die Vorteile, die die normale Richtlinie erlaubt. Deshalb ist es toll, dass wir für sie in den Gastprofilen auf der Egencia-Plattform individuelle Anpassungen vornehmen und Grenzen festlegen können“, so Murphy.

„Außerdem bevorzugen sie es, für Buchungen oder vor Ort nicht ihre Kreditkarte zu verwenden. Deshalb nutzen wir für alle Ausgaben die Firmenkreditkarte. Unsere Vorauszahlung und Rechnungsstellung erfolgen in einem Schritt. Auf diese Weise gibt es keine umständlichen Ausgaben.“

Diese einfache und effektive Lösung erleichtert dem Projektservices-Team das Leben und sorgt für eine höhere Zufriedenheit der reisenden Mitarbeiter und Subunternehmer. Die Reisenden müssen ihre Ausgaben nicht nachverfolgen oder auf Zahlungen warten.

Dank der Firmenkreditkarte braucht Murphys Team keine Reisekostenberichte von Subunternehmern zu sammeln und kann stattdessen sämtliche Ausgaben über eine Firmenkreditkarte auf der Plattform verwalten. Indem die Kosten auf der Plattform zentral verwaltet werden, konnte das Projektteam für die Zentralisierung des großen, komplexen Bereichs der Reisekosten sorgen. Das vereinfacht die Nachverfolgung.

Ermitteln von Einsparmöglichkeiten

Durch die Nutzung von Egencia Analytics Studio hat das Projektservices-Team zum ersten Mal den Überblick über seine Reisekosten. Auf diese Weise kann der Geschäftsbereich Einsparungspotenziale ermitteln und seinen wichtigsten Stakeholdern sein Kostenmanagement zeigen.

„Ausgaben verändern sich, da sie von den jeweiligen Projekten abhängen“, sagt Murphy. „Die Tatsache, dass alles einen zentralen Prozess durchläuft und nichts fragmentiert ist, vereinfacht das Reporting und sorgt für Kosteneinsparungen.“

Außerdem kontrolliert der Geschäftsbereich nun seine Kosten, indem er einer bestimmten Anzahl an Projektteam-Mitgliedern die Kontrolle über die Buchungen gewährt. Diese Teammitglieder sind für das Reisemanagement für Mitarbeiter und Subunternehmer verantwortlich, die geschäftlich unterwegs sind.

Reisende können sich auf der Plattform anmelden und selbst Optionen auswählen, bevor ein Mitglied des Projektservices-Teams die Buchung genehmigt und abschließt. Dieser Prozess ist zwar speziell auf JFMS zugeschnitten, doch dank des Funktionsumfangs unserer Plattform lassen sich ihre Funktionen an die spezifischen Abläufe und Anforderungen jedes Unternehmens anpassen.

Die umfangreichen Inhalte der Plattform unterstützen auch die Kostenkontrolle.

„Wir erzielen Einsparungen bei den Reisekosten, indem wir Hotels mit [Vertrags-]Raten von Egencia buchen“, sagt Murphy. Das ist ein enormer Vorteil für ein Unternehmen wie JFMS, in dem eine große Anzahl an Mitarbeitern und Subunternehmern oftmals gleichzeitig und kurzfristig reist. So können sie möglicherweise von niedrigeren Zimmerraten profitieren, ohne im Voraus buchen zu müssen.

Immer verfügbarer Kundenservice

Für Reisende von JFMS spielt der Kundenservice eine wichtige Rolle. Mit ihren Reisen können besondere, anspruchsvolle Anforderungen verbunden sein, und es ist entscheidend, dass schnell, unkompliziert und oftmals kurzfristig die Hilfe von Experten gewährleistet werden kann.

„Wenn es um zusätzliches Gepäck geht, ist der Kundenservice sehr hilfsbereit. Auf einigen Reisen müssen wir große Geräte mitnehmen. Deshalb ist es wirklich hilfreich, einen Kundenservice am Telefon zu haben, der sich um alles kümmert“, so Murphy.

Seit dem Wechsel zum Geschäftsreisemanagement von Egencia kann das Projektservices-Team seine Mitarbeiter umfassend unterstützen. Wir bieten 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche und 365 Tage im Jahr Unterstützung in verschiedenen Sprachen. Mehr als 80 Prozent der Anrufe werden innerhalb von 20 Sekunden entgegengenommen.

Die Egencia-Lösung

Für das JFMS-Team hat der Wechsel von seinem vorherigen TMC zu Egencia zahlreiche Vorteile mit sich gebracht.

„Der Implementierungsprozess gestaltete sich für das Team einfach und wurde gut unterstützt“, erklärt Murphy und hebt den umfassenden Support durch das Account Management und die regelmäßigen Technologie-Updates hervor, die die Geschäftsreiseerfahrung bei JFMS kontinuierlich verbessern. Durch die Zusammenarbeit mit Egencia und den damit verbundenen Zugang zu unseren Reisetechnologien und unserem immer verfügbaren Kundenservice kann sich JFMS nun auch auf Kostensenkungen und die Steigerung seiner Agilität konzentrieren.

Die Zufriedenheit der Reisenden und die Benutzerfreundlichkeit waren entscheidend, um das Reiseprogramm zu bewerben und die Richtlinieneinhaltung zu erhöhen. Das Unternehmen konnte eine Online-Buchungsrate von 95 Prozent verzeichnen.

„Der Überblick über die Reiseoptionen ist gut und benutzerfreundlich. Ebenfalls wichtig ist für uns die Tatsache, dass wir Hotel und Transport in ein und demselben Vorgang buchen können – es ist sinnvoll, und deshalb möchten die Leute es nutzen“, erklärt Murphy. „Ich werde nur kontaktiert, wenn ein Problem vorliegt. Wenn ich nichts höre, ist also alles in Ordnung.“