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Geschäftsreiseabrechnungen? Oft ein administrativer Albtraum

3 min
Posted: 03 August 2021
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Wenn Geschäftsreisende Belege für die Kostenabrechnung einreichen, beispielsweise für Flugtickets, Mietwagen, Reinigung, Parkgebühren, Taxis und Geschäftsessen, läuft das Ganze in der Regel etwa so ab: Belege müssen gefunden und die tatsächlichen Kosten abgeglichen werden, es wird geklebt, geheftet und gescannt. Die Wahrheit ist: Geschäftsreiseabrechnungen erfüllen Mitarbeiter mit weit größerem Schrecken als die zugehörigen Meetings selbst. Egencia hat den Abrechnungsprozess für Reisende, Travel Manager und Unternehmen verbessert und beschleunigt, indem alle nötigen Unterlagen an einem Ort zusammengefasst werden − ganz egal, ob sie Transaktionen, die Absetzung von der Steuer oder die Rückerstattungen selbst betreffen. Es gibt jedoch weiterhin einige Dinge, die sowohl Reisende als auch Travel Manager tun können, um den Abrechnungsprozess effizienter zu gestalten.

Wie können Geschäftsreisende die Abrechnung vereinfachen?

Ergebnisse der Egencia Business Travel and Technology Survey zeigen beispielsweise, dass 41 % der Geschäftsreisenden weltweit Abrechnungen in Papierform einreichen, wenn sie von der Reise zurückkehren. Im Vergleich dazu nutzen 34 % Websites zur Online-Abrechnung und 19 % Apps. Im Durchschnitt verbringen Geschäftsreisende 22 Minuten mit der Abrechnung für eine dreitägige Reise − doppelt so lange, wie sie sich wünschen würden. Trotz neuer Websites und Apps für die Abrechnung hat sich die Benutzererfahrung bisher nicht stark verändert. Die meisten Abrechnungssysteme wurden in der Absicht entwickelt, die Buchhaltungsprozesse zu optimieren. Die Anforderungen der Benutzer kommen oft erst an zweiter Stelle. Natürlich funktioniert der Wandel nicht über Nacht − es gibt jedoch einige Dinge, die Arbeitgeber wie Arbeitnehmer tun können, um die Benutzererfahrung zu verbessern und wertvolle Zeit zu sparen. Wenn alle Reisenden Firmenkreditkarten nutzen, benötigen Unternehmen weniger Zeit (und Aufwand), um alle Abrechnungen einzusehen, ganz egal, ob es sich dabei nun um absetzbare Reisekosten oder notwendige Ausgaben wie Lebensmittel handelt. Aktuell nutzen 33 % aller Geschäftsreisenden ausschließlich ihre private Kreditkarte, was zudem den Überblick über alle absetzbaren Reisekosten erschwert.

Wie können Unternehmen und Travel Manager die Abrechnung vereinfachen?

Travel Manager und Unternehmen, die den Einreichungsprozess vereinfachen möchten, sollten in Betracht ziehen, ein Abrechnungsunternehmen zu beauftragen. Dieses sollte es Reisenden ermöglichen, ihre Online- oder mobilen Lösungen mit ihren privaten bzw. Firmenkreditkarten zu synchronisieren. Wenn Kreditkartentransaktionen mit nur einem Klick direkt an ein Abrechnungssystem übermittelt werden, sorgt das für einen reibungsloseren Ablauf. 36 % geben an, dass das Suchen und Finden von Belegen für Restaurantbesuche, Mietwagen und Unterhaltungskosten der schlimmste Teil der Geschäftsreiseabrechnung ist, wenn sie wieder zurück im Büro sind. Diese Lösung ermöglicht es zudem Travel Managern, die Geschäftsreisedaten für die Buchhaltung und die Steuererklärung einfacher abzugleichen. Nach Angaben des Charlotte Business Journal [1] haben 25 % der Mitarbeiter bereits fehlerhafte Abrechnungen eingereicht und beispielsweise falsche Kosten angegeben, Kosten falsch zugewiesen oder persönliche und weitere Ausgaben zu ungenau angegeben. Als Ergebnis empfahlen Prüfer neben weiteren technischen Erweiterungen, eine Firmenkreditkarte mit einem Programm zur Reisekostenabrechnung zu verknüpfen.

Einfachere Abrechnung mit Egencia

Egencia weiß, wie wichtig Zeitersparnis für Travel Manager und Reisende ist, und vereinfacht dafür die Kostenverwaltung von Geschäftsreisen für alle Beteiligten. So erhalten Benutzer alles, was sie für eine optimale Kostenabrechnung brauchen, an einem Ort − Reisebuchungen, Kreditkartenabrechnungen und Funktionen zur Kostenverwaltung. Wir arbeiten mit kleinen Unternehmen und internationalen Konzernen zusammen, um sicherzustellen, dass die Abrechnung von Geschäftsaktivitäten und der zugehörigen Ausgaben in Zukunft nichts mehr ist, was Schrecken verbreitet. Wenn alle Steuerabzüge und Ausgaben einfach einsehbar sind, wird auch die Erstellung von Steuererklärungen vereinfacht.

Eine weitere Schlüsselkomponente der Kostenlösung von Egencia ist die Egencia Open Connect Platform. Sie erweitert den Markt für Anbieter für das Kostenmanagement, indem sie den erfolgreichen Datenaustausch zwischen Partnern sicherstellt. Die Egencia Open Connect Platform wird derzeit von 29 Partnern wie Coupa, Expensify, Microsoft und Mobile Expense genutzt und erfreut sich wachsender Beliebtheit.

[1] Erik Spanberg. „Audit: 25% of city workers tested had errors in expense reports“, Charlotte Business Journal, 2017.

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