Das weltweit tätige Energieunternehmen bp suchte nach einem Geschäftsreisemanagement-Unternehmen, das es dabei unterstützte, sein Geschäftsreiseprogramm durch technologiegestützte Lösungen zu modernisieren. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Egencia das geschafft hat.

Herausforderung

bp hat sich vor Kurzem daran gemacht, sein Geschäftsmodell, die Führung und die Unternehmenskultur zu überarbeiten. Der erste Schritt bestand in einer unternehmensweiten Automatisierung, um die internen Geschäftsabläufe zu vereinfachen. Dies bedeutete, neue Partnerschaften mit Anbietern zu schließen und in Technologie zu investieren. Ein wichtiger Schwerpunkt war das Geschäftsreiseprogramm.

Mit dem vorherigen Travel-Management-Unternehmen (TMC) hat das Unternehmen fast 25 Jahre zusammengearbeitet, wollte jedoch sein Reiseprogramm neu gestalten und suchte einen Partner, der technologiebasierte Lösungen zur Modernisierung des alten Geschäftsreiseprogramms anbieten konnte. Das Unternehmen benötigte außerdem einen Anbieter, der sein Geschäftsreiseprogramm so gestaltet, dass es die regionalen Unterschiede in der Infrastruktur und die Vielfalt in bestimmten Ländern, in denen bp tätig ist, unterstützt.

Lösung

Egencia Global Alliance (EGA) hat wesentlich dazu beigetragen, dass die Reiselösung unternehmensweit funktioniert. EGA ist ein Netzwerk aus Partnerschaften mit lokalen Travel-Management-Unternehmen, die außergewöhnlichen Support und Service bei Geschäftsreisen bieten. Richard Eades, Global Category Manager bei bp, erklärte: „Das EGA-Team hat für uns den Ausschlag gegeben. Anstatt distanziert zu bleiben und in regionalen Hubs zu arbeiten, wie Dritte das oft tun, agierte es als Teil des weltweiten Egencia-Teams und war genauso stark involviert. Die EGA half uns, regionale Herausforderungen zu bewältigen, was entscheidend war, um unsere Ziele für das Risikomanagement bei Geschäftsreisen zu erreichen.“

Egencias Technologie und Benutzerfreundlichkeit für Geschäftsreisende haben sich auch als Unterscheidungsmerkmal für das Reiseerlebnis und die Sorgfaltspflicht erwiesen. Ein vollständiger Überblick über das Geschäftsreiseprogramm und Zugang zu benutzerdefinierten Dashboards mit Echtzeit-Daten waren für Travel Manager entscheidend. So konnte das weltweite Reiseteam umweltbewusste Entscheidungen treffen und seine Sicherheitsziele erreichen – zwei wichtige Initiativen für das Unternehmen.

Ergebnis

Während sich das Egencia-Team um die riskanten Aspekte der Implementierung kümmerte, lief ein weiteres großes Projekt: die Vorbereitung des Onboardings von Tausenden Reisenden in das neue Programm und die Richtlinie für Geschäftsreisen. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass die Geschäftsreisen in der Zwischenzeit reibungslos verlaufen. Die Einbeziehung der Stakeholder sowie der Aufbau eines Projektmanagements waren entscheidend für den Erfolg. Gemeinsam sorgten Egencia und bp dafür, dass während des Prozesses alle Anforderungen erfüllt wurden. Auf dieser soliden Basis gelang es dem Team für Geschäftsreisemanagement, die neue Technologie innerhalb von 90 Tagen in 45 Ländern einzuführen – und den Grundstein für eine zukünftige starke Partnerschaft zu legen.

Möchten Sie die ganze Geschichte und bps Anforderungen an Geschäftsreisen erfahren? Die vollständige Fallstudie finden Sie hier.