En cas de crise, comme pendant la pandémie de coronavirus, tout dirigeant se doit avant toute chose de venir en aide à ses employés. Il doit, entre autres, répondre à leurs besoins de base en matière d’hygiène et de bien-être, mais aussi leur fournir des informations claires dans un contexte en proie au changement, tout en restant honnête et transparent sur le fait que personne ne sait vraiment ce que l’avenir nous réserve.

La façon dont nous gérons la relance économique, pour aider nos entreprises non pas juste à survivre mais à prospérer, influera sur l’image de marque de notre industrie. Cela établira aussi la réputation des employeurs pour les années à venir et impactera la future compétitivité des entreprises. Dans la « nouvelle norme », il est peu probable que nous revenions à nos anciennes méthodes de travail.

En tant que professionnel des ressources humaines, il existe un aspect de votre profession que vous trouverez peut-être différent dans cette nouvelle normalité : les voyages d’affaires. Si les voyages d’affaires tendent à reprendre progressivement au niveau régional, il est aujourd’hui temps d’apporter une réponse aux nouvelles exigences et réalités dont ils font l’objet. Il va en effet falloir à présent conjuguer la gestion des risques, les restrictions locales, le bien-être des employés et les besoins de votre entreprise en matière de croissance et de gestion.

Pour vous préparer au mieux à ce nouveau monde qui nous attend, pensez à contacter votre Travel Manager et votre agence de voyages d’affaires sans plus tarder. Cela vous aidera à vous tenir prêt face à des risques potentiels et à trouver de la clarté en période d’incertitude

Voici les questions que vous pourrez leur poser et auxquelles vous devrez trouver la réponse :

• Comment resterez-vous au fait des dernières restrictions régionales, des risques relatifs aux RH, des tendances et des exigences ? Comment communiquerez-vous ces informations à vos employés ?
• Quels types de voyages d’affaires seront à présent considérés comme essentiels ? Devrez-vous limiter le nombre de personnes autorisées à voyager et la fréquence de leurs voyages ?
• À quoi devra ressembler votre processus d’approbation des voyages pour maintenir l’équilibre entre le bien-être des voyageurs et le contrôle des coûts ?
• Mettrez-vous en place des restrictions pour les employés au cours de leur voyage afin d’optimiser leur bien-être ?
• Comment recueillerez-vous des informations de source sûre pour instaurer des restrictions de mobilité et de voyage en temps réel ?
• Comment communiquerez-vous les changements et alertes à vos employés de manière fiable avant et pendant leur voyage ?
• Qu’éprouvent vos employés à l’idée de reprendre la route ? Que pouvez-vous faire pour soutenir le développement des employés et qu’ils continuent à se sentir en sécurité ?

Cela fait certes beaucoup de choses à penser, mais votre équipe en charge des voyages d’affaires est probablement déjà très impliquée dans ce processus de décision crucial. Ensemble, suivez ces cinq conseils pour élaborer un programme solide en vue de la reprise des voyages, qui conjuguera gestion des risques, conformité, bien-être et ROI des activités, tout en renforçant la confiance de vos employés.

1. Établir un cadre général définissant les voyages autorisables

Faites en sorte de définir différents niveaux de voyages essentiels, pour clarifier pleinement auprès du personnel quels types d'employés peuvent voyager et pour quels motifs commerciaux.

La meilleure façon de définir les voyages essentiels revient à identifier les tâches qui ne peuvent être effectuées qu’en personne, sur place, comme par exemple dans le cas de travaux de maintenance ou de construction. Ces types de voyages doivent être pris en compte dans vos coûts opérationnels.

Les départements de ressources humaines auront besoin d’avoir une vision claire du ROI réel des voyages d’affaires pour redéfinir ce qui est vraiment essentiel. Collaborez avec les équipes en charge des finances et de la gestion de voyages pour identifier qui devra déterminer les voyages essentiels. Veillez à ne pas trop réduire le champ des possibles au risque d’impacter les résultats financiers et la croissance globale de l’entreprise

Découvrez ici comment remanier votre programme voyages d’affaires à l’ère post coronavirus.

Écoutez des consultants spécialisés de Festive Road parler de leurs propres bonnes pratiques sur cette question.

2. Communiquer votre plan de gestion du risque

Dissipez de manière proactive les éventuelles inquiétudes de vos voyageurs en leur communiquant les principaux éléments de votre plan de gestion du risque RH, tels que les clauses spécifiques et les exigences des gouvernements en ce qui concerne les voyages. Prenez soin de leur expliquer comment votre programme voyages leur permet de vous joindre ou de joindre votre agence de voyages d’affaires pendant leurs déplacements.

Organisez des activités de relance du programme et de formation pour que vos voyageurs apprennent toutes les directives de sécurité et les exigences de voyage fraîchement mises en place. Créez un manuel pour les nouvelles recrues afin de leur expliquer comment vous limitez de manière proactive leur exposition aux risques en voyage.

Il existe un certain nombre de méthodes pour mieux préparer vos voyageurs et évaluer s’ils sont prêts à voyager. Dialoguez avec vos voyageurs pour comprendre comment ils se sentent à l’idée de recommencer à voyager et quelles sont les éventuelles questions qu’ils se posent sur le contexte actuel des voyages. Organisez des séances de discussion virtuelles avec des petits groupes de voyageurs dans différentes régions afin d’entendre à la source comment ils s’adaptent aux nouvelles conditions les concernant. Le fait de faire participer vos employés et d’écouter ce qu’ils ont à dire contribuera non seulement à les rassurer en vue de la reprise des voyages, mais pourrait également influer sur vos décisions futures.

Il peut valoir la peine de mettre en place des canaux internes de discussion pour permettre aux collaborateurs d’échanger au sujet des voyages. Ils pourront ainsi partager leurs conseils, leurs astuces, leurs inquiétudes et leurs expériences. Cela permettra également aux directeurs des ressources humaines d'effectuer le suivi des questions les plus fréquentes.

Nous avons créé une check-list des conseils de sécurité avant le voyage pour aider les voyageurs à préparer au mieux leur prochain voyage d’affaires. Vous pouvez aussi élaborer un programme de bien-être du voyageur, incluant par exemple un accès à une aide médicale et des ressources sur la relaxation, ou autorisant provisoirement les classes de voyage supérieures.

1. Utiliser le plein potentiel de votre agence de voyages d’affaires

En ces temps inédits, plus encore que d’habitude, il peut s’avérer judicieux de réserver vos voyages par l’intermédiaire d’une agence de voyages d’affaires moderne et expérimentée ayant fait de la stratégie de gestion du risque son cheval de bataille.

Les Travel Managers doivent désormais prévoir des contrôles plus poussés de la politique de gestion du risque et passer en revue les capacités de leur agence de voyages d’affaires. Cette dernière contribue aujourd’hui de manière bien plus importante à faciliter ce genre de choses. Mettez votre Travel Manager au défi de prouver que votre agence de voyages d’affaires actuelle est en mesure de répondre aux besoins de votre entreprise. Voici certaines des questions que votre Travel Manager devra poser à votre agence de voyages d’affaires :

1. Votre agence de voyages d’affaires propose-t-elle des contrôles de conformité flexibles pour vous permettre d’ajuster votre programme rapidement à mesure que les conditions de voyage évoluent ? Une agence de voyages d’affaires capable d’innover rapidement sera plus à même de vous aider dans ce domaine. Une fonction d'approbation flexible sera par exemple essentielle quand vous chercherez à déléguer l'approbation de voyages à des personnes de rang supérieur au sein de l'organisation.

2. Votre agence de voyages d’affaires est-elle en mesure de proposer à vos voyageurs des fonctionnalités de réservation en libre-service ? Le maintien d'un taux d'adoption élevé du programme est désormais critique dans votre gestion du respect de la sécurité. Pour cela, votre agence doit pouvoir vous fournir des fonctionnalités intuitives, quel que soit l’appareil utilisé. Par exemple, le fait de pouvoir configurer la politique voyages en libre-service permettra aux administrateurs de définir instantanément des règles de conformité de manière centralisée, comme des plafonds tarifaires et des conditions de réservation anticipée, d’identifier les fournisseurs préférés et tarifs préférentiels, et de créer des exceptions pour des groupes de voyageurs donnés.

3. Les relations fournisseurs seront essentielles dans un contexte où la sécurité devient la priorité absolue. Votre agence de voyages d’affaires est-elle en mesure de négocier et d’acquérir un inventaire qui se limite aux normes d’hygiène les plus élevées ? Recherchez des partenaires qui fonctionnent de très près avec des plateformes d'informations mondiales telles que IATA Travel Centre comme source fiable pour connaître les toutes dernières réglementations des voyages internationaux, ou avec des prestataires dans la gestion du risque comme WorldAware.

1. Envisager toutes les options de voyage pour privilégier le bien-être des voyageurs

Lorsque vos voyageurs seront prêts à reprendre la route, tout n'apparaîtra pas comme avant. Malgré tout, il sera toujours possible de voyager en toute confiance, tout en répondant aux objectifs de l’entreprise. Explorez d’autres manières de voyager.

Les restrictions ne cessent de changer et les agences de voyages d’affaires doivent elles aussi faire preuve de flexibilité. De la distanciation sociale aux priorités d'hygiène, le secteur doit s'adapter pour correspondre à la « nouvelle norme ».

Avec la reprise des voyages d’affaires à l’échelle régionale, vos voyageurs préféreront peut-être louer une voiture ou prendre un train plutôt que de réserver un vol court-courrier. Face à l’émergence de nouvelles façons de voyager et de nouvelles normes d’hygiène, soutenez vos Travel Managers en définissant des normes minimales de sécurité, de santé et d’hygiène. Ils pourront ensuite reconnaître les choix d'itinéraires les plus appropriés.

Ajoutez des approbations pour permettre aux Travel Managers et aux organisateurs de sélectionner les itinéraires et les hôtels les plus sûrs.

De la même manière, de nombreux groupes hôteliers instaurent des procédures d'hygiène renforcées pour protéger les voyageurs. Le Cleanliness Council des hôtels Marriott, les procédures d’hygiène et de sécurité des hôtels Radisson et le programme amplifié Way of Clean d’IHG ne sont que quelques exemples. Là encore, collaborez avec votre agence de voyages d’affaires pour définir les normes minimales auxquelles vous pensez que vos employés aspireront.

La plupart des agences de voyages d’affaires vous permettront de mettre en avant vos compagnies aériennes et hôtels préférés. Par exemple, si vous décidez de choisir un fournisseur hôtelier donné pour les mesures d’hygiène qu’il a mises en place, vous pourrez appliquer vos préférences dans l’outil afin de le faire apparaître en tête des résultats de recherche pour vos voyageurs.

Lisez ceci pour découvrir comment les hôteliers innovent autour des nouvelles normes d’hygiène.

1. Mettre à jour votre politique voyages avec agilité

C’est le moment idéal pour revoir votre politique voyages afin de vous assurer qu’elle répond aux besoins de vos employés. Ces derniers comptent sur leurs chefs des ressources humaines pour les soutenir et travailler en étroite collaboration avec les Travel Managers alors qu'ils mettent à jour votre politique voyages. Aidez-les à comprendre les attentes des employés et à déterminer s’ils sont prêts à modifier leur façon de voyager, en effectuant des trajets plus longs et en respectant les mesures de distanciation sociale avec leurs collègues et les personnes extérieures à l’entreprise. À mesure que les changements surviennent, tenez compte des commentaires concernant les conditions d’hygiène et de bien-être afin d’améliorer votre programme pour un plus grand nombre de voyageurs. Votre expertise pour souligner aux décisionnaires l’importance du bien-être des voyageurs sera également cruciale face aux pressions économiques dont la politique voyages pourrait faire l’objet. Aidez-les à concilier le bien-être des employés et les restrictions de la politique afin que l’adaptation soit aussi fluide que possible.

Vos voyageurs d’affaires sont précieux. En suivant ces quelques étapes, vous leur montrerez qu’ils peuvent voyager en toute confiance. Appliquez les bonnes pratiques de l’industrie et faites-vous aider par une agence de voyages d’affaires moderne comme Egencia, qui possède une technologie capable de répondre à vos besoins en gestion de ressources humaines et de garantir la sécurité et le bien-être de vos voyageurs. Ainsi, la confiance de vos voyageurs s’en verra naturellement grandie lorsque les affaires reprendront.