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What is a corporate travel agent? Better business travel management.

Qu’est-ce qu’une agence de voyages d’affaires ?

6 min
Date de publication: 02 June 2022Dernière mise à jour : 22 May 2023
Woman smiling while talking on headset

Planifier, réserver et s’assurer du bon déroulement des voyages d’affaires peut impliquer une grande quantité de tâches administratives. La plupart des entreprises en font assez vite l’expérience. Ces tâches incombent souvent aux employés eux-mêmes, ce qui suscite un certain nombre de problématiques, comme le fait de s’assurer que les réservations sont effectuées correctement ou de pouvoir contrôler la rentabilité des déplacements.

Avec une plateforme de réservation de voyages centralisée et une agence de voyages d’affaires, vous serez paré à relever ces défis à bras-le-corps et votre programme de voyages d’affaires n’en sera que plus performant. Dans cet article, nous évoquerons :

  • les défis que constitue une gestion décentralisée des programmes de voyages d’affaires ;
  • ce qu’est une agence de voyages d’affaires ;
  • le rôle des agences de voyages d’affaires ;
  • la combinaison de l’agence de voyages d’affaires et de la gestion de voyages.

Les défis d’un programme de voyages décentralisé  

Voici quelques-uns des principaux problèmes d’une stratégie de gestion décentralisée des voyages :

  • Problème : le manque de visibilité sur ce que dépensent les employés. Même si vous disposez d’une politique de voyages d’affaires, il peut être difficile de s’assurer que les employés n’y dérogent pas lorsqu’ils réservent des billets d’avion, louent des voitures, voyagent en train ou séjournent à l’hôtel, ou lorsqu’ils font des dépenses. Sans un minimum d’encadrement, vous pouvez rencontrer des difficultés à faire respecter la politique de voyages de votre entreprise.
    • Solution : le travail d’une agence de voyages d’affaires comprend notamment l’aide à la réservation et la formations à son outil de réservation en ligne.
  • Problème : payer le plein tarif et manquer des opportunités de faire des économies. Si les employés réservent leurs propres voyages, ils peuvent manquer des opportunités de faire des économies et payer le plein tarif.
    • Solution : la réservation via une plateforme centralisée, avec un agent fiable pour gérer les incidents et l’assistance, permet d’éviter les formulaires de remboursement complexes. Cela permet aussi aux entreprises de réaliser des économies importantes.
  • Problème : l’administration fastidieuse. Saisir des données dans des feuilles de calcul pour gérer les déplacements et les dépenses prend beaucoup de temps. Du temps qui aurait pu être consacré à d’autres tâches bien plus essentielles.
    • Solution : un guichet unique évite à vos voyageurs de longues tâches administratives afin qu’ils se concentrent sur leur déplacement et leurs tâches principales à destination. Faire appel à une agence de voyage d’affaires permet des réservations conformes, faciles à autoriser et plus rentables qu’avec les autres méthodes de réservation.

Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles les entreprises font souvent appel à une agence de voyages d’affaires pour les aider dans le processus de réservation.  

Alors, qu’est-ce qu’une agence de voyages d’affaires ?

Les agences de voyages d’affaires ou les conseillers en voyages d’affaires peuvent être décrits comme des organisateurs de voyages d’affaires. Ils travaillent à plein temps pour créer des itinéraires personnalisés et sur mesure qui correspondent au voyage en question et à ses besoins, tout en respectant la politique et les restrictions de l’entreprise. À l’instar des conseillers en voyages traditionnels, les agents de voyages d’affaires ont l’expérience et les connaissances nécessaires pour assurer des déplacements fluides, quels que soient les services de voyage utilisés.

Lorsqu’il travaille au sein d’une entreprise de gestion de voyages d’affaires, comme Egencia, l’agent de voyages d’affaires a pour mission d’organiser les itinéraires de voyage individuels et de groupe, et de répondre aux questions sur les outils de gestion des voyages. Bénéficiant d’années d’expérience dans le secteur, un bon agent de voyages d’affaires est un élément indispensable des voyages professionnels.

Que fait une agence de voyages d’affaires ?

Une agence de voyages d’affaires met les entreprises en relation avec des fournisseurs et des ressources de l’industrie du voyage. Elle emploie des consultants en voyages d’affaires qui sont experts dans leur domaine et sont formés pour organiser des voyages d’affaires au nom de leurs clients. Un plan de voyage organisé assure la sécurité des voyageurs ainsi que le respect de la gestion des risques et du devoir de protection.

Voici quelques-uns des avantages dont vous pourriez profiter en passant par une agence de voyages d’affaires :

Réduction des dépenses de voyage

Passer par une agence de voyages d’affaires vous permet de bénéficier de meilleurs tarifs pour vos déplacements professionnels. Au fil du temps, ces économies pourront avoir un réel impact sur vos dépenses de voyage et le recours à une entreprise spécialisée sera rapidement rentabilisé. 

 Chaque agence de voyages d’affaires a accès à un réseau de fournisseurs de voyages auxquels elle peut faire appel. Vous pourrez ainsi faire des économies, puisque vous payeriez des tarifs plus élevés si vous réserviez en direct.

Itinéraires de voyages professionnels

Les itinéraires de voyages professionnels représentent un autre avantage important. Si vous avez besoin de visas pour des voyages internationaux, une agence de voyages d’affaires vous fournira les documents indispensables et se chargera des tâches administratives et des détails techniques. Ou encore, dans le cas où vous devriez organiser un voyage complexe avec des vols en correspondance, un consultant en voyages d’affaires possédera l’expertise nécessaires pour réserver ce voyage de la manière la plus efficace qui soit. Tout simplement ! 

Fournir des recommandations et des conseils sur les voyages d’affaires

Vous ne savez pas forcément à quoi ressemble un hôtel avant d’y avoir mis les pieds vous-même. Les avis que l’on trouve en ligne ne sont pas toujours justes, et si l’on tient compte des préférences personnelles de chaque individu et de la recherche des meilleurs tarifs, la réservation d’un hébergement peut s’avérer plutôt stressante. Une agence de voyages d’affaires sait quels hôtels recommander et lesquels éviter. Elle possède une certaine expertise qu’elle a acquise au fil des réservations et en discutant directement avec les voyageurs et avec ses clients de leur séjour et de leur expérience globale. Si une chambre d’hôtel n’est pas à la hauteur, vous pouvez être sûr que le client en informera son agence de voyages d’affaires pour s’assurer que les futurs voyages sont conformes à la politique de voyages de l’entreprise.

Combiner agence de voyages d’affaires et gestion de voyages

Les agences de voyages d’affaires ont de moins en moins la cote car les entreprises veulent maîtriser davantage la gestion de leurs voyages et gagnent à centraliser leur procédure de réservation de voyages en interne.

Toutefois, une agence de voyages d’affaires moderne, comme Egencia, offre le meilleur des deux mondes. Avec Egencia, vous bénéficiez d’une technologie dernier cri, de processus automatisés et d’une intégration sophistiquée de vos frais de déplacements professionnels, tout en ayant la possibilité de parler avec un consultant en voyages d’affaires si vous avez besoin d’aide supplémentaire.

Graphic: The TMC Difference

En combinant tous les atouts d’une agence de voyages d’affaires traditionnelle à ceux d’une agence de voyages moderne, vous jouissez d’une solution complète pour vos voyages. Votre entreprise pourra profiter de conseils à la carte pour ses voyages, mais aussi de processus automatisés, pour plus d’efficacité, et réalisera des économies sur ses voyages d’affaires.

Demandez une démo aujourd’hui pour découvrir comment mettre en œuvre une solution de voyages d’affaires efficace dans votre entreprise.

Pour en savoir plus sur les avantages d’une plateforme de réservation de voyages d’affaires, téléchargez notre sélection d’outils ici.

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