L’optimisme quant à la reprise des voyages d’affaires tend à renaître.

79 % des Travel Managers et des membres de la GBTA soutiennent qu’ils se sentiraient « tout à fait à l’aise » ou « à l’aise » à l’idée de voyager après avoir reçu le vaccin contre la COVID-19. 55 % des Travel Managers affirment que les voyageurs d’affaires sont « prêts », voire « tout à fait prêts » à voyager pour le travail, un chiffre en hausse par rapport au début de l’année 2021 où ils n’étaient que 49 %^[1].

Voici sept étapes qui pourront vous aider à relancer les voyages d’affaires au sein de votre entreprise.

1. Définissez quels sont les voyages autorisés

Certaines entreprises ont informé leurs employés que seuls les voyages « essentiels » pouvaient reprendre pour le moment. Mais qu’est-ce qu’un voyage essentiel ? Il n’existe pas de réponse cohérente et cela porte à confusion. 

Les entreprises les mieux organisées ont clarifié quels voyages d’affaires restaient autorisés. Pour y parvenir, il est par exemple possible d’utiliser la définition proposée par les experts de FESTIVE ROAD. Des centaines de Travel Managers ont utilisé (et contribué à) leur « Permissible Travel Framework » qui suggère qu’en période de pandémie les voyages doivent répondre à la formule suivante :

Confiance entreprise x Confiance voyageur x Autorisation gouvernement = Voyages autorisés

La Confiance entreprise correspond aux voyages autorisés par l’entreprise. Cela couvre les types de voyages et les destinations autorisés, et ce qui est mis en place pour limiter les risques pour l’entreprise. La Confiance voyageur correspond à ce que l’employé est disposé à faire. L’Autorisation gouvernement correspond aux voyages autorisés par les gouvernements, compte tenu notamment des destinations de chaque voyage.

Prochaine étape : la première étape indispensable pour relancer les voyages consiste à travailler avec vos collègues et parties prenantes (service juridique, RH, informatique, risques, sécurité, achats, direction...) pour définir le profil des voyages autorisés par votre entreprise. En libre accès, le « Permissible Travel Framework » recense des questions clés pour vous aider à réaliser cette étape.

2. Clarifiez la valeur ajoutée des voyages d’affaires

Le budget voyage de votre entreprise a été fortement réduit ? Les réunions devront être réalisées en ligne autant que possible à court terme ? Si vous vous trouvez dans ce cas, que diriez-vous de pouvoir mettre en avant ce que chaque euro dépensé en voyage contribue à créer en termes de revenu pour votre entreprise ?

L’étude réalisée par Harvard Business Review^[2] pourra peut-être vous y aider. 81 % des dirigeants d’entreprise interrogés affirment que les voyages d’affaires génèrent « une plus grande empathie envers les clients et les collaborateurs ». Cela suscite des avantages intangibles comme une collaboration accrue, plus d’innovation et de meilleures relations clients. L’étude HBR a aussi permis de constater des bénéfices mesurables frappants, puisque les entreprises qui considèrent les voyages comme un outil stratégique (plutôt qu’un coût à minimiser) voient :

• leur fidélité client multipliée par 2,4
• leur rapidité d’accès au marché multipliée par 2,2
• leur part de marché multipliée par 2
• leur rentabilité et leur capacité d’introduction de nouveaux produits/services multipliées par 1,6

Étape suivante : demandez à vos collègues et vos voyageurs quels avantages chaque type de voyage présente pour votre entreprise. Essayez d’identifier quels sont les types de voyages que vous devez poursuivre et ceux qui peuvent être remplacés par des réunions en ligne pour le moment.

3. Mise à jour de votre politique voyages

Le moment est venu de mettre votre politique voyages à jour et de vous assurer qu’elle répond aux questions suivantes :

• Quels types de voyages sont autorisés, quand, où et par qui ?
• Avez-vous mis en place des processus d’approbation et de réservation (ou modifié les processus existants) ? Si oui, de quelle façon ?
• Quelles sont les ressources à disposition des voyageurs et des approbateurs pour les aider à déterminer si un voyage est autorisé ? Par exemple, l’accès à Egencia^® Travel Advisor pour vérifier les restrictions de voyage propres aux lieux d’origine et de destination ?
• Votre entreprise a-t-elle mis en place des procédures à suivre avant, pendant et après le voyage, comme un test PCR négatif avant le voyage ou une quarantaine obligatoire au retour ?

Étape suivante : vérifiez et implémentez les mises à jour de votre politique voyages avec votre Account Manager Egencia. Que vos voyageurs effectuent leur réservation en ligne, hors ligne ou depuis leur téléphone mobile, Egencia vous aidera à faire en sorte qu’ils aient connaissance de votre politique voyages. Gardez à l’esprit que la pandémie étant de nature évolutive (exemple : autorisations du gouvernement susceptibles de changer du jour au lendemain), vous devrez faire évoluer votre politique voyages en conséquence et vous assurer de la maintenir régulièrement à jour.

4. Approbations de voyage

Les pré-autorisations de voyage deviennent la norme dans le contexte épidémique actuel : 55 % des entreprises ont en effet mis en place un processus d’approbation^[3]. Les voyageurs et les approbateurs peuvent ainsi évaluer les risques et bénéfices propres à chaque voyage avant qu’une réservation soit effectuée.

Votre processus d’approbation doit refléter votre politique voyages et les voyages autorisés par votre entreprise.

Étape suivante : définissez les principaux critères sur lesquels votre processus d’approbation s’appuiera. Par exemple : informations relatives aux lieux d’origine et de destination, motif du voyage, coût, valeur ajoutée du voyage pour l’entreprise, etc. Utilisez les options de configuration d’Egencia pour créer des politiques uniques en fonction des besoins de vos groupes de voyageurs ou centres de coûts. Ce niveau de flexibilité vous permettra de faire en sorte que vos voyageurs bénéficient d’une politique adaptée pour chacun de leurs voyages.

5. Communication aux voyageurs

Même les voyageurs les plus avertis pourraient bien ne plus comprendre comment voyager dans ce contexte épidémique. Doivent-ils faire un test COVID avant leur voyage ? Quelles sont les mesures de distanciation sociale en vigueur à tel ou tel endroit ? Qu’est-ce qui a changé dans les aéroports et à bord des vols ?

Les voyageurs ont une multitude de nouvelles questions sur les voyages. Plus vous leur fournirez d’informations et leur apporterez votre aide, plus ils se sentiront prêts à reprendre la route.

Étape suivante : si vous n’avez pas déjà entrepris de sonder vos voyageurs, c’est le moment. Interrogez un groupe de voyageurs et découvrez les questions qu’ils se posent sur les voyages dans le contexte de votre programme. Vous trouverez quelques exemples de questions ci-dessous. D’autres sont disponibles dans le « Permissible Travel Framework ».

• Vous sentez-vous prêt à reprendre la route ?
• Pour quel(s) motif(s) pourriez-vous ne pas souhaiter voyager ?
• Pensez-vous que voyager est essentiel pour votre travail ? Si oui, pourquoi ?
• Dans quelle mesure le fait de ne pas pouvoir voyager a-t-il affecté votre travail ?
• Pensez-vous avoir, à l’avenir, d’autres besoins ou des besoins d’assistance spécifiques avant, pendant et après vos voyages ?
• Si vous avez déjà voyagé depuis le début de la pandémie de COVID-19, vous êtes-vous senti en sécurité pendant votre voyage ?
• Quelle est, selon vous, la meilleure façon pour l’entreprise de communiquer avec vous au sujet des voyages ?

Une fois que vous aurez déterminé ce sur quoi vous devez communiquer, penchez-vous sur les questions « quand » et « comment ». Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’utiliser des notifications push pour partager des informations dynamiques (comme les changements d’horaires de vol à la dernière minute) ou pour gérer les situations d’urgence. Il peut être utile de songer aux différentes possibilités que vous avez de simplifier les communications lorsque vous et vos voyageurs en aurez le plus besoin. Utilisez l’intranet de votre entreprise pour partager vos directives et vos check-lists. Le Localisateur de voyageurs d’Egencia vous permet d’envoyer des e-mails ou des notifications push d’urgence directement aux voyageurs susceptibles d’être impactés par un événement imprévu.

6. Nouvelles normes > nouveaux fournisseurs ?

Les fournisseurs de voyages adoptent de nouvelles normes pour continuer à vous accompagner. Deux grands thèmes semblent se distinguer :

• Nouveaux protocoles sanitaires et d’hygiène (exemple : obligation de porter un masque en voyage)
• Politiques commerciales plus flexibles, pour gérer les modifications, crédits et remboursements liés aux réservations

Certaines de ces normes sont l’initiative des gouvernements, mais la plupart varient selon le fournisseur. Les Travel Managers tendent de manière générale à se tourner vers les fournisseurs qui ont mis en place des protocoles d’hygiène stricts et des politiques commerciales flexibles.

Étape suivante : les outils de réservation de voyages les plus sophistiqués permettent de filtrer certaines informations relatives à l’hygiène et aux politiques commerciales. Cela vous permet, par exemple, de limiter les réservations aux billets modifiables ou échangeables. Egencia vous aidera à mettre en avant les fournisseurs les plus judicieux pour votre entreprise.

7. À venir : données relatives aux tests et aux vaccins

Les exigences relatives aux tests COVID nécessaires pour voyager et à la vaccination tendent à évoluer rapidement.

Discutez avec vos équipes RH, IT et juridique du besoin potentiel de collecter les données relatives aux tests et aux vaccins. Votre entreprise soutient-elle cette idée ? Comment ces données seront-elles stockées et sécurisées ? Votre entreprise imposera-t-elle à ses voyageurs de faire un test de COVID-19 ou de se faire vacciner ?

De nouvelles technologies sont en train de voir le jour qui permettront aux voyageurs de stocker sur leur mobile leurs informations relatives aux tests et à la vaccination. Parmi elles, le Travel Pass de la IATA et le CommonPass sont en cours de test par plusieurs compagnies aériennes.

Étape suivante : tenez-vous informé à ce sujet. Les tests et les vaccins sont vraisemblablement nos plus grandes chances de voir les voyages reprendre à grande échelle, mais varieront d’un marché et d’un fournisseur à l’autre. Utilisez Egencia Travel Advisor pour accéder à la demande aux dernières informations sur les tests COVID et autres exigences relatives aux destinations de vos voyageurs. Découvrez notre séance de questions-réponses avec le directeur médical d’International SOS et fondateur de World Aware concernant la façon dont les vaccins pourraient affecter la gestion de voyages d’affaires.

Envie d’en savoir plus ?

Remplir le formulaire pour télécharger le livre blanc sur la reprise des voyages permis.

^{Sources :}

^{[1] GBTA Poll: Vaccine a Game-Changer for a Return to Travel, GBTA, 18 février 2021}

^{[2] Travel Culture: Your Innovation and Growth Advantage, Harvard Business Review, 2019}

^{[3] New GBTA Research Shows Coronavirus Continues to Impact the Business Travel Industry, 10 mars 2020}