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Définir les voyages d’affaires essentiels

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Prepares For Essential Business Travel

Découvrez comment Egencia peut vous aider à créer des moyens systématiques pour réduire les risques pour votre entreprise

Lorsque Thomas Cook a organisé ce qui serait la première excursion en train proposée au public en 18411, il ignorait encore qu’il allait ainsi devenir le pionnier des voyages non essentiels. Si les voyages organisés par Thomas Cook répondent à des besoins bien différents de ceux des voyageurs d’affaires d’aujourd’hui, le concept de voyager « par choix » est, d’une certaine façon, plus que jamais d’actualité.

Les voyages ont longtemps été utilisés pour les affaires, afin de soutenir le commerce, connecter les économies. L’Empire romain a amené le commerce, donc les voyages, à l’est comme à l’ouest, il y a plusieurs siècles. Mais c’étaient généralement les marchands fortunés, et non leur main-d’œuvre, qui arpentaient les routes avec d’énormes malles pour transporter leurs marchandises.

Heureusement, les modes de transport ont considérablement évolué. L’essor rapide des compagnies aériennes à partir des années 1920 a contribué à raccourcir les temps de transport, les voiliers cédant du terrain aux avions plus rapides, et dans les décennies suivantes une multitude d’innovations ont permis de faciliter l’accès aux voyages.

Les voyages d’affaires permettent aujourd’hui aux entreprises de tous les secteurs de toucher plus facilement de nouveaux marchés pour s’y imposer face à la concurrence. Avant la pandémie, le terme de « voyage d’affaires » n’aurait probablement fait sourciller personne. Les défis sans précédent auxquels nous sommes confrontés aujourd’hui ont changé la donne.

J’imagine que la plupart des voyageurs d’affaires ont une histoire à raconter sur un voyage supposé « essentiel » qui s’est finalement avéré être une réunion ennuyeuse, et tout sauf essentielle, d’une heure tout au plus. Mais qu’en est-il à présent ? Les réalités de la COVID-19 et les risques de santé publique qu’elle suscite ont poussé les entreprises à remanier leurs politiques voyages afin de définir clairement les approbations et d’éliminer toute ambigüité autour de la conformité. Certains employeurs limitent ou interdisent les voyages d’affaires non essentiels. Mais quels sont-ils ?

Voici quatre conseils à prendre en compte lorsque vous définirez les voyages d’affaires essentiels dans votre programme voyages.

Appréhendez le terrain

Les pays et les régions continuent de fermer, puis de rouvrir les frontières, en imposant des restrictions d’entrée. Si les travailleurs essentiels, tels que les personnes en première ligne ou les professionnels du bâtiment et des transports, dont on considère qu’ils n’ont pas d’autre possibilité que de se déplacer, sont généralement libres d’aller et venir même en cas de confinement total, la plupart des voyageurs ne le sont pas. Alors que les restrictions de voyage commencent à être assouplies et que de plus en plus d’individus sont autorisés à voyager librement, il peut s’avérer difficile d’appliquer les directives gouvernementales sur les voyages à votre programme et vos politiques voyages.

Certains États imposent désormais aux voyageurs non essentiels d’autres États triés sur le volet de se soumettre à une quarantaine à leur arrivée. Ce type de restrictions pourraient rendre compliqués les voyages d’affaires vers certaines destinations. De la même façon, la définition du terme « essentiel » peut varier d’un État ou d’un pays à un autre. Vous devez vérifier la réglementation locale pour vous assurer que la mission de votre employé est considérée comme essentielle là où il prévoit de se rendre.

Pour toutes ces raisons, il est important de prendre en considération dans vos politiques voyages les dernières informations concernant les restrictions d’entrée et de sortie, les mesures de quarantaine obligatoire et autres conditions. Utilisez l’Egencia® Travel Advisor pour accéder rapidement et simplement à des informations concrètes sur lesquelles vous pourrez vous appuyer pour définir les voyages autorisés et ajuster vos politiques de manière provisoire ou à plus long-terme.

Définissez ce qui est optionnel

Pour reprendre la route et appréhender avec succès le nouveau monde des voyages, plus complexe, il est indispensable de choisir une source d’informations unique et fiable pour vos avis de voyage. Toutefois, même si vous donnez à vos voyageurs accès

à des informations et des avis de voyages fiables, leur fournissez des équipements de protection individuelle et mettez en place d’autres mesures pour leur bien-être, certains risquent malgré tout de remettre en question les voyages domestiques et internationaux. Ils pourraient être eux-mêmes plus susceptibles de contracter la COVID-19 ou vivre avec une personne à risque, en raison de son âge, de problèmes de santé ou d’un handicap. Le fait de rendre certains voyages optionnels, d’exiger des réservations et approbations anticipées, et de prendre certaines mesures, comme expliquer aux employés ce qui définit un voyage optionnel, peut contribuer à assurer le bien-être de vos voyageurs tout en réduisant les risques pour votre entreprise.

Allégez les procédures d’approbation

Les entreprises ont besoin de pouvoir contrôler et anticiper. Contrôler le mode de transport et les dates de voyage de leurs employés, quelle que soit leur destination, et anticiper la gestion des risques liés aux voyages de leurs employés.

Les employés dont la mission est indispensable au maintien des activités et de l’infrastructure sont plus susceptibles de tomber dans la catégorie des voyageurs essentiels en période de restrictions extrêmes. Ceux définis plutôt comme des travailleurs intellectuels le sont moins.

Le fait de définir clairement quels sont les voyages autorisés permettra de décharger vos approbateurs, normalement responsables de déterminer le niveau d’urgence ou le revenu sur investissement potentiel des voyages. La gestion de votre programme n’en sera que plus rapide et efficace. Egencia vous donne les cartes en main pour configurer vous-même votre politique voyages et les destinations à risque afin de limiter les risques voyageurs autant que possible. Définissez des règles de politique voyages d’affaires pour toutes les catégories de voyages sur une seule et même plateforme centralisée et appliquez instantanément les modifications de votre politique voyages et votre politique d’approbation sur tous les canaux de réservation.

Faites preuve de flexibilité

Selon un sondage2 réalisé par la GBTA, 62 % des entreprises affirment avoir modifié leurs politiques de sécurité et de sûreté, et 55 % indiquent avoir modifié leurs procédures d’approbation des voyages. Une fois que vous aurez déterminé les critères définissant les voyages autorisés, il peut être bon d’apporter un peu de flexibilité à vos politiques et procédures d’approbation. Cela montrera à vos voyageurs que vous vous souciez de leur bien-être.

Par exemple, certains voyageurs apprécieront le fait de pouvoir choisir une compagnie aérienne qui limite le nombre de passagers ou laisse les sièges du milieu vides. Ou certains préféreront séjourner dans un hôtel où le port d’un masque conforme et les règles de distanciation sociale sont obligatoires dans toutes les parties communes. Le fait de pousser un employé à effectuer une réservation en se basant uniquement sur le coût pourrait porter préjudice à l’entreprise si l’employé en question se retrouvait exposé à la COVID-19.

Egencia vous permet de définir très facilement plusieurs politiques pour différents groupes de voyageurs ou centres de coûts. Et vous pouvez utiliser les approbations pour vous assurer que tous les voyages d’affaires ont bien été vérifiés avant la réservation ou le départ.

Prochaines étapes

Il y a des chances que votre programme voyages d’affaires soit aujourd’hui très différent de ce qu’il était en janvier. Le Travel Manager revêt aujourd’hui un rôle essentiel au sein de l’entreprise, axé sur la réduction des risques. Les Travel Managers, en collaboration avec les dirigeants responsables d’assurer la sécurité et le bien-être des employés, doivent créer pour leur entreprise des moyens systématiques visant à réduire les risques en définissant de nouvelles directives pour les voyages d’affaires.

Définir les voyages essentiels autorisés constitue une étape fondamentale dans l’élaboration de vos nouvelles directives. Découvrez d’autres bonnes pratiques pour relancer votre programme voyages et les solutions d’Egencia pour vous aider à assister vos voyageurs tout en renforçant vos capacités d’anticipation et de contrôle dans votre programme voyages.

1 Leicester, berceau du tourisme populaire, https://www.storyofleicester.info/city-stories/thomas-cooks-leicester/

2 https://www.gbta.org/blog/new-gbta-research-shows-coronavirus-continues-to-impact-the-business-travel-industry/

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