Skip to main content

Conseils pour les voyageurs d’affaires

Posted: 02 December 2021
Tips for business travellers

Lorsque vous voyagez pour le travail, tout est une question de préparation. La plupart des voyages se dérouleront sans encombre, mais sans une bonne planification, il est possible que tout ne se passe pas comme prévu !

Pour certains, les voyages d’affaires sont des déplacements dans leur région, mais pour d’autres, cela implique de parcourir le monde et de travailler à l’international en se rendant dans d’autres pays. Toutefois, quelle que soit votre destination, les voyageurs d’affaires aguerris et expérimentés ont plein de bons conseils à vous donner pour que votre voyage se passe bien.

Assurance pour les voyages d’affaires

Cela peut sembler évident, mais pour votre tranquillité d’esprit, vous ne devriez voyager qu’après avoir souscrit une police d’assurance voyage avec couverture complète. Cela est tout particulièrement important pour couvrir les frais médicaux à l’étranger, car la facture peut être très élevée.

Vous devriez vérifier auprès de votre compagnie d’assurance si elle vous couvre bien pour les voyages d’affaires. En effet, c’est le cas de nombreuses polices, mais il vaut mieux toujours s’en assurer. Il se peut que vous soyez également couvert par votre entreprise dans le cadre d’une police d’assurance professionnelle relative aux voyages. Cependant, encore une fois, mieux vaut vous en assurer auprès de votre service des ressources humaines ou de l’équipe en charge d’organiser les déplacements.

Un simple bagage à main pour voyager léger

Si vous devez prendre l’avion pour vos déplacements professionnels, essayez de voyager uniquement avec un bagage à main. Vous gagnerez ainsi du temps et n’aurez pas à attendre que votre bagage en soute arrive sur le tapis roulant. Il est tout à fait possible de voyager léger pour de courts déplacements professionnels à l’étranger, lorsque vous devez simplement emporter quelques vêtements et accessoires essentiels.

Pour des déplacements de plus longue durée, vous ne pourrez peut-être pas passer outre l’enregistrement d’un bagage. Si c’est le cas, pensez à prendre tous vos biens de valeur et objets essentiels dans votre bagage à main.

Par ailleurs, préparer vos essentiels de voyage en les rangeant à l’avance dans un sac est aussi une bonne idée. En mettant de côté vos chargeurs et adaptateurs, vous perdrez ensuite beaucoup moins de temps et d’énergie, et vous aurez moins de risque de les oublier.

Occupez-vous des formalités à l’avance

Si vous prenez l’avion, enregistrez-vous en ligne depuis chez vous avant d’aller à l’aéroport afin d’éviter les files d’attente. Vous pourriez même avoir la possibilité de choisir votre siège à l’avance.

Pour économiser du temps et de l’énergie, vous pouvez aussi enregistrer votre carte d’embarquement sur votre téléphone ou l’imprimer chez vous.

Si nécessaire, réservez aussi votre voiture de location avant de partir. Il y a déjà suffisamment d’attente à l’aéroport sans avoir à effectuer toutes ces formalités à l’arrivée !

N’oubliez pas vos essentiels de voyage

Lorsque vous devez vous dépêcher de partir pour un voyage d’affaires, il est facile d’oublier de prendre avec vous certains articles de voyage essentiels.

Qui n’a jamais oublié le chargeur de son ordinateur portable lors d’un voyage d’affaires ? Voilà bien un accessoire qui devrait figurer tout en haut de votre liste. Recharger son téléphone portable est de plus en plus facile ; encore faut-il avoir pensé à emporter le câble et le chargeur ! Donc, avant de préparer vos valises, pensez à dresser la liste de ce dont vous aurez besoin. Vous pourrez ainsi barrer au fur et à mesure ce que vous rangez dans votre sac de voyage.

N’oubliez pas que si vous prenez un vol international, les liquides et articles de toilette que vous transportez ne doivent pas dépasser une certaine taille (100 ml) et être placés dans un sac en plastique transparent fermé par un zip. Ces articles de toilette peuvent être assez onéreux si vous les achetez à l’aéroport, mais vous pouvez vous les procurer à l’avance. Et une fois que vous disposez des contenants, rien ne vous empêche de les remplir à nouveau afin de pouvoir les réutiliser.

Si possible, essayez de faire vos valises à l’avance et de ne pas attendre la dernière minute avant de sauter dans un taxi pour l’aéroport. En courant partout pour ne pas manquer le départ, vous risquez fort d’oublier quelque chose d’important. Gardez cela à l’esprit et partez toujours pour l’aéroport ou votre destination finale en temps et en heure. Si possible, renseignez-vous sur l’état de la circulation bien à l’avance. Il est souvent possible de trouver les dernières informations de circulation sur les réseaux sociaux où des publications signalent les embouteillages sur les routes ou des problèmes localisés.

Il arrive parfois que des imprévus se produisent et, malheureusement, nous ne pouvons pas toujours les éviter. Cependant, en faisant preuve d’un peu d’anticipation et en cherchant au préalable des informations sur votre destination, vous devriez pouvoir éviter des situations gênantes ou frustrantes. D’ailleurs, s’il y a bien une chose que vous voulez éviter à tout prix, c’est de devoir annuler une réunion parce que vous avez manqué votre avion ou que vous avez dû revoir votre mode de transport.

Si possible, réservez des vols directs

Devoir enchaîner plusieurs vols pour atteindre sa destination, voilà une perte de temps considérable. Bien évidemment, selon les destinations, il n’est pas toujours possible de réserver un vol direct. Cependant, si c’est possible, faites-le afin d’éviter de perdre du temps et de devoir patienter lors de longues escales.

Le trajet en lui-même peut prendre une grande partie de votre journée, en particulier s’il nécessite un long vol passant par différents fuseaux horaires. Si vous devez, en plus, patienter dans le hall d’un terminal pendant des heures ou réserver une nuit d’hôtel jusqu’au lendemain, votre temps de trajet peut s’en trouver grandement rallongé. Dans ce cas, les vols directs sont la solution.

Qui plus est, réserver un vol direct offre d’autres avantages : non seulement vous économisez du temps et de l’argent, mais c’est aussi meilleur pour l’environnement. C’est un bon point, notamment si votre entreprise s’est engagée à réduire ses émissions de carbone. Il est peut-être impossible de ne pas prendre l’avion pour mener à bien vos activités, mais de petits ajustements, comme une politique en faveur des vols directs, peuvent vraiment faire la différence.

Programmes de fidélité et salons réservés aux voyageurs d’affaires fréquents

Concernant les modalités des voyages professionnels, des entreprises voient certains avantages à permettre à leurs commerciaux de voyager en classe Affaires. L’un des intérêts d’un tel surclassement, c’est d’avoir accès aux salons privés dans les aéroports. C’est un avantage appréciable, car vous pouvez alors vous asseoir et travailler dans un environnement calme, tout en bénéficiant d’un assortiment de rafraîchissements. Sur un vol long-courrier, c’est un petit bonus supplémentaire qui est le bienvenu et peut vous aider à vous sentir plus reposé. De plus, vous devriez bénéficier de certaines commodités incontournables, comme un accès gratuit à un réseau Wi-Fi convenable qui permet de travailler facilement si vous êtes bloqué à l’aéroport en raison d’un retard.

Même si la politique voyages de votre entreprise prévoit de réserver en classe économique, cela ne signifie pas pour autant que vous ne pouvez pas avoir accès aux salons d’affaires dans les aéroports. Pour les voyageurs fréquents, il existe quelques programmes auxquels vous pouvez vous inscrire moyennant des frais afin de bénéficier de ce privilège supplémentaire. Si vous voyagez très souvent pour le travail et bien que vous deviez peut-être vous acquitter vous-même des éventuels frais, vous pourrez alors profiter du salon lors de vos voyages.

Pour les citoyens des États-Unis, s’inscrire au précontrôle TSA représente un autre gain de temps qui peut offrir des avantages supplémentaires. Il s’agit d’un service qui vous permet de passer beaucoup plus rapidement les contrôles de sécurité, sans avoir besoin de sortir votre ordinateur portable ou de retirer vos chaussures, votre ceinture, etc. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de limiter les tracas liés aux contrôles de sécurité. Encore mieux, en vous inscrivant à ce service, vous pouvez aussi obtenir des avantages fidélité auprès de certaines compagnies aériennes. Vous avez donc là un double avantage, qui vaut largement la peine que vous vous inscriviez avant d’effectuer votre prochain voyage d’affaires.

Comment ne pas souffrir du décalage horaire ?

Si vous avez déjà pris un vol long-courrier pour vous rendre à une réunion d’affaires et que vous avez ressenti les effets tant redoutés du décalage horaire, vous savez que cela peut avoir des répercussions négatives sur votre journée de travail. Bien qu’il soit impossible d’échapper totalement aux effets du décalage horaire, il existe différentes méthodes et techniques que vous pouvez essayer pour les limiter afin d’arriver frais et dispos lors de votre prochain voyage d’affaires.

Lorsque vous voyagez, quelques accessoires peuvent s’avérer utiles sans prendre beaucoup de place dans votre bagage à main : des bouchons d’oreilles et un masque pour dormir. Il est parfois difficile de trouver le sommeil lors d’un vol de nuit ou lorsque l’on dort dans un autre lit. Dans ce cas, ces deux accessoires peuvent tout changer. Ils peuvent aussi vous aider à lutter contre le décalage horaire en facilitant l’endormissement.

Une des meilleures façons de combattre le décalage horaire, c’est d’essayer de s’adapter au nouveau fuseau horaire le plus rapidement possible. Aussi, lorsque vous monterez à bord de votre avion, changez l’heure de votre montre et de vos appareils numériques pour qu’ils indiquent l’heure locale de votre destination. Une fois l’heure réglée, essayez d’adapter vos habitudes à cette nouvelle heure et de dormir si c’est déjà le soir ou la nuit là-bas.

Quelques substances sont connues pour aggraver les effets du décalage horaire : le café et l’alcool. Il est préférable d’éviter ces deux boissons qui vous sont proposées en vol, car plus vous vous sentirez reposé, moins il y a de risques que vous ressentiez les effets du décalage horaire. Boire beaucoup d’eau aide également à limiter les effets du décalage horaire.

Restez en sécurité lors de vos voyages

Il peut également être souhaitable de faire quelques recherches sur votre destination si vous vous y rendez pour la première fois. Regardez, par exemple, s’il existe une application mobile qui donne accès à un plan et indique les services à proximité. C’est le cas pour de nombreuses grandes villes. Vous pouvez notamment obtenir un plan du métro de New York qui sera disponible sur votre téléphone même lorsque vous êtes hors ligne. Cela peut vraiment vous aider à circuler dans la ville si vous ne la connaissez pas bien. De nombreuses villes disposent d’applications similaires ou de guides de voyage sur la région qui sont très utiles aux voyageurs.

Si vous avez une carte de paiement de réserve, il peut être bon de la garder à un autre endroit que vos cartes et documents de voyage. Vous êtes ainsi certain d’avoir toujours une solution de secours et d’avoir un peu d’argent en cas de besoin.

Il peut également être utile de savoir où se trouve votre ambassade locale, encore une fois au cas où vous perdriez vos documents de voyage ou si vous deviez avoir besoin de leurs services pour une quelconque raison.

Cela vaut également la peine de vous renseigner un peu sur les us et coutumes du pays afin de n’offenser personne.

Vérifiez aussi si certains quartiers ou endroits sont à éviter près de là où vous allez. Vous pouvez rechercher quelles sont les arnaques locales et quels problèmes rencontrent fréquemment les voyageurs qui se rendent à tel ou tel endroit.

Il y a des réalités à connaître et auxquelles vous devez prêter attention dans la plupart des villes et des pays. Certaines escroqueries qui ont cours dans une ville peuvent être facilement évitées si on les connaît. Par exemple, lorsque l’on voyage dans une région que l’on ne connaît pas, mieux vaut éviter les services de taxi non autorisés et sans licence, et s’en remettre aux opérateurs officiels dotés d’une licence.

La bonne nouvelle, c’est que si votre entreprise dispose d’un programme de gestion de voyages et qu’une politique voyages est en place, ces deux garde-fous vous aident généralement à assurer votre sécurité et à rester en lieu sûr. Ils peuvent vous y aider à différents niveaux : en vous informant directement en cas de problèmes à connaître sur votre lieu de destination, en vous permettant de réserver uniquement des hôtels et hébergements de qualité situés dans un bon quartier, et en vous donnant les moyens de demander de l’aide quand vous en avez besoin, le cas échéant.

Solutions de gestion de voyages

Si vous tenez à ce que vos voyages d’affaires se déroulent le mieux possible et mettez tout en œuvre pour éviter les obstacles sur la route (au sens propre comme au figuré !), les solutions de gestion de voyages d’Egencia sont idéales pour améliorer tous les aspects de votre programme voyages d’affaires.

Entretenez-vous avec un membre de notre équipe et découvrez plus précisément comment nous pouvons aider votre entreprise à optimiser la gestion de ses voyages d’affaires.

Vous cherchez de meilleures solutions pour vos voyages d’affaires ? Contactez-nous.