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What Does a Travel Manager Do And How Egencia Analytics Studio Helps

Trois caractéristiques d’Egencia Analytics Studio au service des Travel Managers

5 min
Date de publication: 15 July 2020
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On pourrait croire qu’il est facile de décrire le voyage d’affaires, mais les détails deviennent rapidement flous. Sans analyse ni visualisation précises des données, les discussions sur les performances d’un programme voyages pourraient bien s’apparenter à un jeu de devinettes.

Le voyage d’affaires semble être un concept tout ce qu’il y a de plus simple : des personnes se déplacent. Elles dépensent l’argent de leur entreprise pour voyager en avion ou en train, pour louer des voitures ou séjourner dans des hôtels. Cela paraît simple. Mais cela ne l’est pas.

Quelle que soit l’envergure du programme voyages, il est essentiel de suivre quelques chiffres clés. Combien de personnes réservent à l’avance comme elles le devraient ? Un nombre suffisant d’employés font-ils appel à l’agence de voyages d’affaires de l’entreprise ? Quelles économies les tarifs négociés ont-ils permis de réaliser le trimestre dernier ? L’agence de voyages d’affaires nous permet-elle de réaliser des économies de manière systématique ? Des questions comme celles-ci requièrent des réponses précises, et donc des données appropriées et une analyse approfondie.

Egencia Analytics Studio est la solution qu’il vous faut. Créée pour répondre aux besoins des Travel Managers en matière de reporting au quotidien, cette plateforme intuitive est spécifiquement destinée au domaine des voyages d’affaires. Avec Egencia Analytics Studio, vous pouvez visualiser les données liées aux dépenses de voyages, découvrir des informations insoupçonnées et identifier de nouvelles sources d’économies. Vous pouvez également surveiller les tendances afin d’optimiser vos dépenses dans les différentes catégories, telles que l’avion, l’hôtel, le train et la location de voiture. Analytics Studio va au-delà d’un tableau de bord classique. Grâce à un aperçu rapide et complet des données, vous pouvez communiquer rapidement les informations et résultats significatifs avec les équipes internes et les responsables.

Savoir combien d’employés ont adopté l’agence de voyages d’affaires et réservent dans le respect de votre politique est une première étape essentielle pour une gestion efficace du programme voyages. Avec Analytics Studio, les « devinettes » ne sont plus d’actualité. La plateforme offre un accès immédiat aux indicateurs clés comme les dépenses, l’adoption en ligne ou encore la conformité à la politique voyages, et il est même possible d’affiner les données en filtrant, par exemple, par mode de transport ou par service.

Dans le cadre de notre collaboration avec des entreprises pour lesquelles les voyages d’affaires font partie intégrante de la stratégie de croissance, nous avons identifié trois caractéristiques clés d’Analytics Studio qui facilitent grandement la vie aux Travel Managers.

1. Comprendre les dépenses

Egencia Analytics Studio propose des rapports pertinents que vous pouvez partager avec les équipes RH, Finances, Achats et les cadres exécutifs de votre entreprise. Nous rendons cela possible grâce à une vue consolidée des données de voyage d’affaires : que les réservations soient effectuées en ligne, hors ligne ou via l’application mobile, Egencia conserve toutes vos données de voyage en un seul et même lieu, pour une vue d’ensemble exhaustive de votre programme voyages.

Savoir exactement à quoi correspondent les dépenses constitue une première étape clé. Prenons par exemple les dépenses aériennes. Il est crucial de savoir quels sont les itinéraires les plus réservés, à quelle fréquence et par qui. Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez vous pencher sur les dépenses à proprement parler et commencer à réfléchir aux économies qui pourraient découler de la négociation de tarifs préférentiels avec les compagnies aériennes. Lorsque les activités de voyages d’affaires évoluent d’une année à l’autre, d’un trimestre à l’autre, voire même d’une initiative à une autre, savoir précisément à quels postes des ressources devraient être allouées est essentiel.

Analytics Studio vous donne une visibilité totale sur les dépenses aériennes à l’échelle de l’entreprise grâce à un tableau de bord dédié. Vous pouvez ainsi examiner les dépenses et les transactions par voyageur, par itinéraire ou par compagnie aérienne. Et pour aller encore plus loin, divers rapports sont disponibles par service, type de voyage (vol domestique ou international) et classe. Enfin, pour être sûr de tout maîtriser, vous trouverez également des tableaux de bord similaires pour l’hôtel, le train et la location de voiture.

2. Visualiser rapidement un ensemble complexe de données de voyage

La pertinence est le maître mot pour assurer des échanges efficaces avec vos pairs et vos supérieurs. Ainsi, si vous gérez les déplacements pour une région au sein d’une entreprise qui est présente dans une dizaine de pays, vous voudrez avant tout savoir ce qui se passe dans votre région. La vue d’ensemble peut être utile, mais vos responsables sont généralement intéressés par leur budget, et non par toute l’organisation.

Les Travel Managers peuvent attribuer aux employés différents niveaux d’accès dans Analytics Studio en fonction de leur rôle. Le système est flexible et peut donc s’adapter aux besoins de votre entreprise. Les règles permettent aux utilisateurs d’accéder aux informations dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches, mais pas plus. Ainsi, ils ne sont pas au courant de données qui ne les concernent pas. De plus, ils ne sont pas surchargés d’informations sur des domaines sans rapport avec leur travail.

Analytics Studio offre en outre de nombreuses fonctionnalités avancées. Vous pouvez filtrer les data vizualisations par service ou groupe de voyageurs. Supposons que vous voulez comparer le service commercial A au service commercial B au niveau du respect des règles de réservation anticipée pour chaque groupe. Egencia Analytics Studio fournit des commandes simples par clic, permettant de générer instantanément des graphiques visuels comparatifs. Vous pouvez ainsi identifier les modèles et les tendances de votre programme voyages susceptibles de mériter l’attention de l’équipe de direction, de représenter des opportunités d’économies et d’affiner votre stratégie de conformité.

MNC Data Visualization

3. Utiliser le reporting pour assurer la conformité

Les politiques voyages visent à réaliser des économies, mais pour ce faire, les employés doivent s’y conformer. Pour s’en assurer, il faut être en mesure d’identifier les transgresseurs et de rassembler les données sur les coûts liés à ce non-respect. Une solution de voyage d’affaires globale comme celle d’Egencia permet de réduire la charge de collecte des données.

Exploiter les données afin de mener des échanges constructifs concernant la politique permet en outre d’améliorer les niveaux d’adoption. Par exemple, si votre politique ne tient pas compte des coutumes locales d’un voyageur, il pourrait vouloir s’y soustraire. Chez Egencia, nous mesurons l’importance de favoriser des modes de transport spécifiques et d’établir une politique qui soutienne ce choix. De la même façon, l’analyse des économies réalisées grâce au respect de la politique locale peut donner une idée de celles qui pourraient fonctionner à l’échelle mondiale.

Analytics Studio est conçu pour faciliter la tâche aux responsables des programmes de voyages d’affaires au quotidien. Il permet de déterminer les performances du programme voyages, comment il serait possible de l’améliorer, où réaliser davantage d’économies et comment communiquer sur l’efficacité du programme.

Consultez la documentation relative à Egencia Analytics Studio.

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