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Votre per diem hôtel est-il bien adapté aux fluctuations des prix ?

Posted: 06 July 2017
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D’après le magazine spécialisé Business Travel News, une nouvelle année de tarifs hôteliers volatiles se profile. Ainsi, nous avons interrogé des Travel Managers de l’Egencia Connect Customer Advisory Board et quelques membres de l’équipe Consulting Egencia. Voici quelques conseils pour déterminer au mieux le plafond des tarifs hôteliers par nuitée défini par votre politique voyages (ou per diem).

Définir un per diem hôtel qui correspond à vos besoins

Il fut un temps où l'on pouvait définir ses tarifs hôteliers en début d’année sans avoir à s’en soucier les douze mois suivants. Cette époque est révolue. Pour autant, même si les tarifs hôteliers fluctuent, les consultants Egencia recommandent toujours de déterminer un plafond tarifaire par nuitée. Ce dernier pourra s’avérer extrêmement utile, en particulier si votre programme voyages n’en est qu’à ses débuts. Cette stratégie peut vous aider à définir une politique voyage, à mieux comprendre les tendances du marché et à fixer des objectifs d’économies. Si vous venez juste de vous lancer dans l’aventure, il peut être judicieux de définir un plafond tarifaire qui pourra être utilisé par tous vos voyageurs dans le monde. Rien ne vous empêchera ensuite d’ajuster ce montant pour les villes ou les pays où vos voyageurs se rendent le plus souvent, ce pour s’assurer qu’ils puissent toujours trouver des hôtels de qualité à des prix raisonnables. Priscilla, Global Travel Manager, explique par exemple : « Nos voyageurs partent souvent dans des villes onéreuses où les tarifs fluctuent fréquemment. Dans ce cas précis, nous choisissons de nous baser sur le tarif “raisonnable” le plus élevé. Pour toutes les autres villes, nous recommandons de ne pas dépasser 275USD par nuitée. »

Aligner les plafonds tarifaires de certaines villes sur les tarifs négociés

Rosemary, Senior Manager dans la division Global Travel juge les per diem utiles, mais précise cependant : « Pour certains marchés aux tarifs élevés comme New York et Tokyo, nous devons les ajuster tout au long de l’année. Nous basons nos plafonds tarifaires sur nos tarifs négociés pour qu’ils restent conformes à la politique voyage lorsqu’une forte demande fait grimper les prix. Cela nous permet de nous assurer que les voyageurs paient des tarifs raisonnables. » Jennie, Travel Manager, ajoute « Comme Rosemary, nous établissons nos plafonds tarifaires pour telle ou telle ville sur base de nos tarifs négociés. Nous ne modifions les per diem qu’en fonction des saisons et pour les villes où nos volumes sont importants. »

Le potentiel d’économies d’un programme bien établi

Comme les Travel Managers le font remarquer ci-dessus, les plafonds tarifaires pour les hôtels sont souvent définis en fonction des tarifs négociés pour les villes les plus fréquemment visitées par les collaborateurs d’une entreprise. Il est également possible de réaliser des économies supplémentaires sur les destinations où les volumes, bien que conséquents, ne justifient pas un tarif négocié pour autant. Pour ces marchés, n’hésitez pas à contacter votre Account Manager pour lui demander une analyse des per diem basée sur les tarifs Egencia Business.

Un dernier conseil : n’oubliez pas les services et équipements

Les tarifs négociés et une analyse de marché fournissent des indicateurs pertinents pour définir des per diem, mais ils n’incluent pas toujours le coût supplémentaire induit par certains services et équipements utiles aux voyageurs d'affaires (petit-déjeuner, parking, Wi-Fi). Leur prise en compte dans le calcul des per diem hôtel vous donnera une meilleure idée de ce que vous paierez et offrira un choix plus vaste à vos voyageurs.

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