Établi en 1997, NTT Singapore Pte Ltd (NTTS) dispose de plus de 20 ans d’expertise dans la fourniture de solutions technologiques pour l’information et de la communication (TIC).

En tant que fournisseur global de TIC, NTT Ltd emploie environ 40 000 personnes dans un environnement de travail dynamique et diversifié qui s’étend sur 57 pays. L’entreprise réalise des opérations commerciales dans 73 pays et fournit ses services dans plus de 200 pays.

Le défi

NTTS est une société de technologie de pointe avec un personnel de nouvelle génération qui attend de la gestion de ses voyages professionnels agilité et personnalisation. L’agence précédemment en charge de la gestion des voyages d’affaires de NTTS travaillait de manière traditionnelle et Tricia Lim, VP exécutive de la Division de la planification intégrée, et Raymond Thor, responsable Achats, ont déclaré avoir hâte de collaborer avec une agence de voyages d’affaires plus en adéquation avec les valeurs de NTTS.

« Avant Egencia, les employés devaient adresser une demande à une équipe administrative centrale pour réserver leurs vols et leurs hôtels. », se souvient Tricia. « Cela prenait beaucoup de temps, nous n’avions aucun choix, et cela coûtait beaucoup d’argent, car beaucoup de changements de dernière minute étaient faits, ce qui engendrait des frais. »

Une culture du voyage adaptée

« Nous avons choisi Egencia parce que nous partageons la même vision : utiliser la technologie et l’innovation pour fournir à notre personnel, à nos clients et au public au sens large, un futur connecté », explique Tricia. NTT a compris qu’au-delà d’un programme voyages solide, Egencia lui permettrait également de créer une culture du voyage forte et fidèle aux valeurs de la société.

« NTTS n’est pas une entreprise traditionnelle, chacun de nous réserve ses propres voyages », ajoute Tricia. « Depuis que nous travaillons avec Egencia, nos employés accèdent à leurs voyages du bout des doigts. Ils peuvent à présent planifier eux-mêmes leurs déplacements. »

Pour chaque voyage, les réservations prenaient jusqu’à une heure, des demandes de prix jusqu’aux confirmations. Grâce à notre plateforme, le délai de réservation et de confirmation a été réduit à 15 minutes.

Effectuer une réservation sur la plateforme mondiale de voyages d’affaires Egencia est simple. Les voyageurs et les Travel Managers ont accès à la même plateforme que nos conseillers voyages Egencia, ce qui rend l’expérience de réservation et de gestion des voyages cohérente et prévisible. Les voyageurs et les organisateurs peuvent accéder à la plateforme depuis n’importe quel appareil et y effectuer des réservations. Ils peuvent par exemple commencer une réservation sur un ordinateur et la finaliser sur leur smartphone.

« L’une de nos principales priorités est de faciliter le voyage, et Egencia nous a beaucoup aidés en ce sens », déclare Tricia. « Les voyageurs peuvent trouver des hôtels proches de leur destination et même réserver des vols et des hôtels en dernière minute, et tout cela via le portail Egencia. »

Des options personnalisées rendent les voyages à chaque fois plus faciles. Notre plateforme présente les résultats des recherches en fonction des préférences du voyageur et de ses recherches précédentes, à quoi vient s’ajouter un système d’apprentissage automatique reprenant les informations relatives à la politique voyages de NTTS et de larges ensembles de données provenant d’autres voyageurs dans la société et au-delà.

La touche personnelle joue elle aussi un rôle essentiel. Tricia se souvient du jour où le CEO de l’entreprise a eu besoin d’aide pour son voyage aux États-Unis. À la suite d’un changement d’itinéraire de dernière minute, ses vols et ses hôtels devaient être modifiés d’urgence. « Le service clients s’est montré très efficace. Il a immédiatement obtenu de l’aide pour modifier son hôtel et son vol », explique-t-elle.

NTTS possède un esprit d’entreprise et innovant. Grâce à la plateforme Egencia, les voyageurs de NTTS ont la liberté de réserver et de gérer leurs voyages. Et grâce à notre service clients irréprochable, ils savent que nous sommes là pour eux, quelles que soient les circonstances.

Réduction des coûts et amélioration des réservations

Auparavant, l’équipe voyage centralisée faisait face à de nombreuses contraintes administratives dans le cadre des demandes de voyage.

La restructuration de l’administration centrale a également permis à NTTS d’économiser une somme surprenante. Grâce à l’utilisation avisée de la technologie, les frais de réservation demandés par Egencia sont plus bas que ceux demandés par les agences traditionnelles. En outre, le portail de réservation recommande automatiquement les options de voyage les moins chères et conformes à la politique voyages de NTTS.

« Le portail Egencia permet d’améliorer l’expérience de nos voyageurs tout en nous aidant à contrôler les coûts », a déclaré Raymond. Il permet également de faciliter les déplacements, les voyageurs peuvent donc se consacrer à l’objectif de leur voyage.

Depuis le début de sa collaboration avec Egencia, NTTS a réalisé 60 % d’économies sur les frais de service et entre 27 et 58 % d’économies sur les billets d’avion sur une année.

Raymond ajoute : « NTTS est une grande entreprise, et la plateforme Egencia nous permet de localiser facilement nos bureaux à travers le monde grâce au préenregistrement de toutes nos coordonnées géographiques. À présent, nos voyageurs peuvent voir les hôtels disponibles à proximité de l’endroit où ils doivent se rendre. »

Des données intelligentes, un respect accru de la politique voyages et une gestion rigoureuse du changement

Les Travel Managers bénéficient du fait que nous centralisons toutes leurs informations de voyage pour eux. Cela leur permet de contrôler les dépenses de voyage, d’analyser les voyages par individu ou par groupe d’affaires et de présenter aux exécutifs des rapports visuels sur tous les aspects de leur programme. « Les indicateurs nous permettent d’avoir une meilleure vision des dépenses de voyage, de négocier avec les compagnies aériennes et d’obtenir de meilleurs tarifs entreprise », a déclaré Raymond.

L’utilisation du portail Egencia a également permis d’améliorer le respect de la politique voyages.

L’intégration de la politique voyages à la plateforme rend les choses plus faciles pour les voyageurs. « Auparavant, chez NTTS, plusieurs politiques étaient appliquées au sein de l’entreprise. Il était donc impossible de toutes les connaître par cœur. », indique Tricia. « Mais, grâce à Egencia, il n’y a plus besoin de mémoriser quoi que ce soit. Les politiques sont disponibles sur la plateforme. » Cela permet à l’équipe administrative centrale de tenir les employés informés des politiques et d’assurer une gestion efficace de leur programme voyages.

« Auparavant, nous dépendions de la gouvernance humaine », témoigne Tricia. « À présent, notre politique voyages et nos processus d’approbation sont intégrés à la plateforme. Cela a permis de minimiser les cas de non-conformité et nous avons remarqué des améliorations lors de nos audits. »

Nous offrons une assistance d’implémentation et de gestion du changement complète afin d’aider les Travel Managers et les départements Achats à soutenir les employés dans cette transition vers une nouvelle manière d’effectuer des voyages d’affaires. Ce processus implique de présenter aux voyageurs les avantages que cette nouvelle solution comporte pour eux : l’accessibilité de la politique voyages de l’entreprise, la ressemblance entre la plateforme de réservation et la manière dont ils effectueraient une réservation pour d’autres types de voyages, et l’accès à une assistance professionnelle en quelques instants seulement.

Aide à la gestion de crise

Outre le respect accru de la politique voyages et les importantes économies réalisées en termes de coûts liés aux déplacements et de temps, notre plateforme fournit également à NTTS des informations capitales en cas de situation d’urgence. « Par le passé, nous avons souffert de ne pas pouvoir localiser nos employés », se souvient Tricia.

La gravité de ce manque d’informations s’est fait ressentir dans les pires circonstances en 2011, lors du tsunami au Japon. « Beaucoup de nos employés se trouvaient là-bas, mais il nous était impossible de les localiser. À présent, grâce à Egencia, nous savons où nos voyageurs se trouvent. Toutes les réservations doivent être effectuées sur la plateforme, nous pouvons donc les localiser sur le Localisateur de voyageurs, ce qui nous aide énormément à gérer n’importe quelle situation d’urgence. »

La solution idéale

Notre plateforme mondiale de voyage d’affaires a permis à NTTS de libérer ses voyageurs par la facilité d’utilisation de notre outil de réservation. Le respect de la politique voyages a quant à lui augmenté, grâce à une excellente expérience utilisateur et une politique voyages intégrée.

La collecte des données et le reporting ont également permis aux Travel Managers d’identifier d’importantes économies, de négocier de meilleurs tarifs et de localiser leurs voyageurs partout dans le monde.

Selon Tricia, tous ces éléments constituent autant d’avantages qui ont permis à l’entreprise de gérer son programme voyages mondial, d’autonomiser ses employés et de créer une culture voyage positive. Elle conclut : « Egencia nous a aidés à augmenter notre efficacité et à autonomiser notre personnel de nouvelle génération. »