L'Euro 2016 n'est peut-être plus qu'un lointain souvenir, mais en observant bien les différents styles des entraîneurs tels que Didier Deschamps, Joachim Löw ou bien encore Antonio Conte, d'étonnantes similitudes apparaissent avec la gestion des voyages d’affaires. Éviter la relégation, monter d'une division, afficher une bonne santé financière : voici les objectifs qui s'imposent lorsqu'on gère une équipe de football. La gestion des voyages d'affaires, c'est un peu la même chose. Tout comme les Travel Managers, les entraîneurs de football doivent adapter leurs stratégies aux priorités des propriétaires de leur club ou aux attentes de leur pays. Passer un tour de coupe, se qualifier pour un championnat européen ou encore n'encaisser aucun but : voici quelques-uns des indicateurs clés de performance que fixent les entraîneurs de foot. Les Travel Managers fonctionnent de la même manière. Mais combien de fois les fans de football et les directeurs financiers ont-ils vu leur équipe rater le but de la victoire, la dernière marche menant au succès, alors que chacune des bonnes pratiques avait été suivie à la lettre ? Pour identifier la bonne stratégie de gestion à adopter, la clé est de bien comprendre les priorités et les résultats souhaités. La phase tactique viendra plus tard. Qu'est-ce qui détermine la bonne stratégie de gestion des voyages d’affaires ? 1. La culture d'entreprise Pour les entreprises qui voient lsvoyages d’affaires comme un produit, la priorité du Travel Manager sera donc de gérer ce dernier efficacement en réduisant par exemple son coût. D'autres voient les voyages d’affaires comme un investissement, un outil essentiel pour développer son marché. Dans le premier cas, le poste « voyages » est souvent géré de manière plus opérationnelle. L'objectif est alors de s'assurer d'une gestion des coûts de réservation et de livraison aussi efficace que possible. Dans le second cas, le poste « voyages » est vu d'une manière plus globale : la productivité et le bien-être du voyageur font partie intégrante du processus décisionnel. Si l'on adopte une approche globale, il est alors peu probable qu'une seule et même personne soit responsable de la gestion de l'approvisionnement ou des opérations : d'autres services seront sans doute amenés à prendre part au processus, comme les ressources humaines ou l'équipe d'analyse des risques. 2. Le cycle de l'entreprise L'objectif peut varier non seulement d'une entreprise à l'autre, mais également au sein d'une même société, en fonction des périodes. Par exemple, la présence d'un spécialiste achat peut être nécessaire en période d’appels d’offres ou lorsqu'une entreprise recherche une agence de voyages d’affaires (Travel Management Company ou TMC). Dans d’autres entreprises, une agence est déjà en place et dans ce cas une approche différente sera nécessaire, par exemple faire appel à un chargé de réservation qui comprendrait parfaitement les besoins et les interrogations des voyageurs au quotidien. Peu d'entreprises peuvent se permettre d'avoir un spécialiste Achat entièrement dédié au voyage, la plupart d'entre elles sont obligées d’adopter une approche hybride. 3. La santé de l'entreprise De la même manière qu'une série de défaites peut suffire à plonger une équipe dans la zone de relégation, une perte de profits amènera assurément les directeurs financiers à se focaliser sur les résultats et les coûts. Lorsque le contrôle des coûts devient la priorité, le bien-être des voyageurs, considéré alors comme un « petit plus » superflu, passe au second plan. La direction met en place des mesures d'économie en favorisant les réservations à l'avance ou en imposant certaines conditions de voyage. À travers une vaste palette de fonctionnalités en ligne, l'apport d'une agence de voyages d’affaires comme Egencia peut être considérable si un Chargé de voyages est amené à adopter une nouvelle stratégie de réduction des coûts. Elle peut non seulement fournir des données approfondies et faciles à utiliser sur les dépenses afin d'aider les entreprises à identifier les économies potentielles, mais présente également une vaste gamme d'informations sur les hôtels. Ces dernières permettent de maximiser la réservation d'un hébergement qui conviendrait au voyageur tout en respectant le budget de l'entreprise. 4. Priorités de l'entreprise La culture et la stratégie de l'entreprise pourraient très bien suffisamment évoluer pour justifier le recours à des personnes dotées de compétences et d'expériences différentes. Face aux climats politiques incertains d'aujourd'hui, une bonne connaissance de la gestion des risques peut s'avérer précieuse. De la même manière, au sein des compagnies les plus grandes, l'importance d'une bonne compréhension du marché du voyage cède aujourd'hui la place à celle d'une connaissance des données et du développement informatique. 5. Facteurs externes Barbara Cole, Corporate Account Manager à Egencia, prend l'exemple de l'industrie pétrolière et gazière pour illustrer les mutations des besoins du voyage d’affaires. Elle explique : « Il y a un an, l'industrie pétrolière et gazière [se caractérisait par] des politiques voyages très souples et libérales qui doivent aujourd'hui être bien plus restrictives. Les managers regardent désormais les chiffres de beaucoup plus près en effectuant non plus des analyses sur une base annuelle ou semestrielle, mais chaque trimestre. Ils sont également bien plus à l'affût des offres sur les hôtels et les vols : l'argent est devenu une priorité. » Les tactiques Comme pour les entraîneurs de football, c'est l'ampleur du challenge qui définira le style de gestion à adopter. Certains outils de gestion, comme une structure viable sur le long terme et une attitude positive, seront toujours nécessaires. Une structure managériale doit aussi prendre en compte les besoins des différents groupes d'intérêt d'une organisation. Si les directeurs financiers se concentrent sur les chiffres, les voyageurs sont en revanche conscients du niveau de services et de l'impact des différentes options de réservation et de voyage sur leur productivité et leur bien-être. Les ressources humaines s'intéresseront à la sécurité là où le service IT priorisera les plateformes utilisées. Au final, c'est l'incapacité du sélectionneur anglais Roy Hodgson à répondre aux attentes et aux besoins des différents groupes d'intérêt qui a mené à l'échec de son équipe. Que ce soit en football ou en affaires, pour un coach ou un manager, l'amour du travail bien fait est essentiel. Et le voyage ne déroge pas à la règle.