Sparen dank Self-Service-Geschäftsreisen von Egencia
Veröffentlicht: 06 Juli 2020
Der Weg zurück in die geschäftliche Normalität in der Welt nach dem Coronavirus (COVID-19) mag noch unklar sein, eines ist jedoch gewiss: Das Reisekostenmanagement ist wichtiger denn je. Für die Überlegung, wie Sie Ihr aktuelles und zukünftiges Reisebudget am effizientesten verwalten, ist die Zusammenarbeit mit einem Travel-Management-Unternehmen (TMC) und mit einer Technologie, die Ihnen nachweislich Zeit und Geld spart, entscheidend. Egencia bietet eine Geschäftsreiselösung, die eine Self-Service-Funktion für Reisende und Travel Manager erlaubt. Egal, ob ein Reisender Änderungen in letzter Minute vornimmt oder ob ein Travel Manager die Genehmigungsanforderungen für Ziele mit hohem Risiko aktiviert – die wirkungsvolle Personalisierung und Anpassung bei der Buchung von Geschäftsreisen steht immer zur Verfügung, sei es auf Ihrem Telefon oder im Büro. Unsere Technologie ist komfortabel, verbessert die Reiseerfahrung und kann zu erheblichen Einsparungen führen.
Self-Service-Reisebuchungen sparen Zeit und Geld bei NTT Singapore und Outreach
Eines der Ziele von Egencia ist es, Reisenden eine benutzerfreundliche Buchungserfahrung zu bieten, die auf individueller Ebene einfach verwaltet werden kann. Unsere Lösung ermöglicht es unseren Reisenden, den Buchungs- und Änderungsprozess selbst in die Hand zu nehmen. Allein durch die Reduzierung der Telefonanrufe und der erforderlichen Koordinierung innerhalb des Unternehmens zur Reisebuchung konnten unsere Kunden wöchentlich mehrere Stunden – und Kosten – sparen.
„Vor der Zusammenarbeit mit Egencia mussten Mitarbeiter für Flug- und Hotelbuchungen eine Anfrage an ein zentrales Administrationsteam senden. Es war ein langwieriger Prozess, in dem wir keine Entscheidungsfreiheit hatten, und ein kostspieliger, da Mitarbeiter in letzter Minute gebührenpflichtige Änderungen vornahmen.“
–Tricia Lim, Executive VP der Corporate Planning Division bei NTT Singapore
Benutzerfreundlich gestaltete Self-Service-Prozesse führen letztendlich zu einer hohen Buchungsrate. Diese bringt wiederum weitere Einsparungen mit sich, da der zeitliche Verwaltungsaufwand für den Buchungsprozess reduziert wird. Reisende können Reiseoptionen personalisieren, haben Zugriff auf allen Geräten und können Pläne auch von unterwegs ändern oder stornieren. So berichten unsere Kunden immer wieder, dass ihre Geschäftsreisenden dadurch eher bereit sind, Egencia zu nutzen und nicht von den Richtlinien abweichen.
„Meine Account Executives möchten sicherstellen, dass sie eine Anwendung öffnen können und dort alles zentralisiert vorfinden, sodass sie die gewünschte Information genau dann erhalten, wenn sie sie brauchen. Wir haben zu Egencia gewechselt, da das Unternehmen die Komplikationen im Geschäftsreiseprozess beseitigt hat. Das war wichtig für uns.“
— Max Altschuler, Vice President of Marketing bei Outreach
Einsparungen durch Online-Geschäftsreisebuchungen bei Tech Data und Nasdaq Online-Buchungen sorgen für finanzielle Einsparungen, da der Buchungsprozess und das Finden der besten Raten weniger Zeit in Anspruch nimmt. Damit Online-Buchungen jedoch erfolgreich sind, benötigen Reisende ein Tool, das sie gerne benutzen.
„Wir lieben Technologie, wir sind ein Technologieunternehmen, und wenn Sie sich fragen, ob Sie den Kundenservice kontaktieren oder direkt über das Smartphone aktiv werden sollen, über eine App: Wir würden alle die App nutzen.”
— Joan Santalo, Leiter des European Travel Teams bei Tech Data
Unsere Technologie führt nicht nur zu einer Zeitersparnis durch den Wegfall von Telefonaten mit Fluglinien, Hotels und Mietwagenunternehmen, sondern sucht auch auf intelligente Weise in Echtzeit nach günstigeren Preisen – selbst nach der Buchung der Reise. Mit anderen Worten spart Ihnen die Online-Erfahrung Geld, auch wenn Sie sie nicht aktiv nutzen. Kunden berichten über erhebliche Einsparungen in einem kurzen Zeitraum nach der Umstellung auf ein Online-Geschäftsreisemanagement.
Sechs Monate nach der Vertragsunterzeichnung mit Egencia für das Geschäftsreisemanagement generierte Nasdaq Einsparungen in Höhe von 500,000 $ (eine Kostensenkung um 32 Prozent). Die Anzahl der benötigten Stunden zur Verwaltung des Reiseprogramms konnte um 50 Stunden pro Woche reduziert werden.
– Fallstudie Nasdaq
Einfache Hotelbuchungen innerhalb der Vorgaben bei Splunk und NTT Singapore
Mithilfe unserer Lösung und Technologie für das Geschäftsreisemanagement können Kunden, ihre Geschäftsreisende befähigen, Reisen in einem Self-Service-Verfahren zu buchen und dabei stets die Reiserichtlinie des Unternehmens einzuhalten. Dadurch werden unnötige Kosten weiter gesenkt und die Einhaltung kostensparender Entscheidungen, beispielsweise Ausgabenobergrenzen und Begrenzungen der zulässigen Tarifklassen, werden erleichtert. Travel Manager können die Richtlinien global ändern. So stehen Reisenden bei jeder Buchung aktuelle Informationen zur Verfügung.
„An Egencia schätze ich vor allem die Möglichkeiten, die mir das Tool bietet, dass ich Richtlinien sofort ändern und Profile hinzufügen kann – ich mag es, dass mir die Technologie direkt zur Verfügung steht und ich diese Vorgänge selbst durchführen kann.”
– Joy Anzinger, Senior Manager of Global Travel bei Splunk
Um innerhalb des Budgets zu bleiben, müssen Geschäftsreisende glücklicherweise nicht auf Zusatzleistungen verzichten, die ihre Geschäftsreise angenehmer macht. Die Egencia-Vertragsraten für Hotels bieten exklusive Extras wie WLAN, kostenfreies Frühstück und flexible Stornierungen. Dies sorgt für eine bessere Gesamterfahrung für alle Beteiligten mit zusätzlicher Wertschöpfung und Unternehmen vermeiden Last-Minute-Stornierungsgebühren.
„Das Egencia-Portal hilft dabei, die Erfahrung unserer Reisenden zu verbessern, während es uns gleichzeitig dabei hilft, den Überblick über unsere Kosten zu behalten.“
– Raymond Thor, Procurement Manager bei NTT Singapore
Laden Sie unsere Spar-Checkliste für Geschäftsreisen herunter, um zu erfahren, wie unsere Self-Service-Tools zur Buchung von Geschäftsreisen Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Reisekosten und beim Sparen helfen können.
