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Your “Return to Travel” guide

Ihr Leitfaden für die Wiederaufnahme von Geschäftsreisen

Geschäftsreisen werden immer ein wesentlicher Teil der Geschäftstätigkeit sein. Eine stark ausgeprägte Reisekultur hilft Unternehmen dabei, strategische Beziehungen zu pflegen, Innovationen voranzubringen und sich in der Branche einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Es ist jedoch nicht von der Hand zu weisen, dass Geschäftsreisen heute ganz anders ablaufen als noch vor Kurzem.

Während sich die Unternehmen um einen Neustart nach der Coronapandemie bemühen, ist die Verantwortung der Travel Manager für das Risikomanagement und das geschäftliche Wachstum deutlich gestiegen. Die gute Nachricht ist, dass Sie sich darauf vorbereiten können.

Lesen Sie unseren fünf Schritte umfassenden Leitfaden für einen zuversichtlichen Neustart Ihres Reiseprogramms nach der Pandemie.

Inhalt:

Schritt 1: Sich auf die veränderte Travel-Manager-Rolle vorbereiten und sie annehmen

Schritt 2: Mithilfe Ihrer Reiserichtlinie Experte für Risikomanagement werden

Schritt 3: Den Reisenden Sicherheit vermitteln

Schritt 4: Mithilfe Ihres TMC Risiken minimieren und Kosten verwalten

Schritt 5: Das Reiseprogramm im Blick behalten und optimieren

Schritt 1: Sich auf die neue Travel-Manager-Rolle vorbereiten und sie annehmen

Geschäftsreisen haben sich im vergangenen Jahr stark verändert und mit ihnen die Rolle der Travel Manager. Da Risiko- und Ausgabenmanagement ganz oben auf der Tagesordnung stehen, schenkt die obere Führungsebene Geschäftsreisen auf eine ganz neue Art und Weise Aufmerksamkeit. Ihre Aufgabe ist es, wichtige Informationen zu liefern und einen strategischen Beitrag zu leisten, um Ihr Reiseprogramm so umzugestalten, dass Ihr Unternehmen in dieser unsicheren Situation maximal davon profitiert.

So können Sie sich auf die neuen Aufgaben vorbereiten:

  • Identifizieren Sie neue wichtige Stakeholder: Die Bedeutung von Geschäftsreisen hat sich in vielen Unternehmen geändert. Mitglieder der Unternehmensleitung interessieren sich viel stärker dafür und machen sich in diesem Zusammenhang Gedanken um die Verbesserung der Geschäftsergebnisse und das Wohlergehen der Mitarbeiter.

    Erstellen Sie zuerst eine Liste der Stakeholder, die mit Reisen, Gesundheit und Sicherheit zu tun haben – Führungskräfte, Personalabteilung, Gebäudemanagement oder andere Bereiche –, und machen Sie sich Gedanken zu den jeweiligen Bedenken und Risiken. Sprechen Sie auch mit den Abteilungsleitern darüber, wie deren Mitarbeiter in Zukunft unterstützt werden sollten.

    Halten Sie beim Durchgehen Ihrer Liste fest, welche dieser Stakeholder Entscheidungen prüfen und genehmigen müssen, von der Ebene des strategischen Programms bis hinunter zur Genehmigung einzelner Reisen. Nachdem Sie auf diese Weise ein Netzwerk aufgebaut haben, halten Sie die Personen über Neuerungen, die für das Unternehmen und ihre Anforderungen relevant sind, auf dem Laufenden. Hier finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie als Travel Manager stärker auftreten können.
  • Bilden Sie sich in Webinaren fort: Experten sprechen in interessanten, hilfreichen Webinaren über aktuelle Themen wie „Wie bereite ich mein Geschäftsreiseprogramm auf die Zeit nach COVID-19 vor?“ und „Wie Sie dafür sorgen, dass Ihr Reisebudget nach COVID-19 weiter reicht“. Außerdem bieten wir eine Webinar-Reihe zum neuen Alltag mit Führungskräften von Egencia, Branchenführern sowie Anbietern und Partnern aus der Reisebranche. Für anstehende Webinare und Aufzeichnungen früherer Veranstaltungen können Sie sich direkt im Webinar-Hub anmelden.
  • Tauschen Sie sich mit Kollegen über Best Practices aus: Wir haben die Egencia Connect Community weiter verbessert. Da die digitale Kommunikation in Online-Communitys heute sehr wichtig ist, haben wir einen Ort geschaffen, an dem sich Travel Manager über Neuigkeiten aus der Reisebranche informieren, mit Kollegen über Best Practices austauschen und von den Experten von Egencia lernen können.
  • Nehmen Sie an der Schulung zum Geschäftsreisemanagement von Egencia teil: Wir stellen Ihnen die Schulungsunterlagen unseres Consulting Teams für Travel Manager kostenlos zur Verfügung, um Sie bei der Bewältigung Ihrer komplexen neuen Aufgaben zu unterstützen. Dieses Programm hilft sowohl erfahrenen Travel Managern also auch Neulingen in dieser Funktion dabei, wertvolle Einblicke zu erhalten und neue Fähigkeiten zu erlangen, um erfolgreich zu sein. Die Ziele dieses vierteiligen Kurses sind:
    • Sie über die aktuelle Situation in der Geschäftsreisebranche unterrichten
    • Sie auf strategische Gespräche über eine geschäftliche Erholung und eine Wiederaufnahme von Geschäftsreisen vorbereiten
    • Informationen liefern über aktuelle Themen wie Risikomanagement und Sorgfaltspflicht bei Reisen, die angesichts der Coronapandemie noch dringlicher geworden sind
    • Best Practices teilen für das Management Ihres Geschäftsreiseprogramms, darunter Themen wie das Einrichten der idealen Zahlungsmethode, Erreichen von Nachhaltigkeit, Optimieren von Einsparungen und Maximieren des ROI

Schritt 2: Mithilfe Ihrer Reiserichtlinie Experte für Risikomanagement werden

Ausgangspunkt für das Risikomanagement ist die Definition neuer Leitlinien für Geschäftsreisen und deren Umsetzung in der Reiserichtlinie. Dazu sind die folgenden drei Schritte nötig:

  1. Finden Sie gemeinsam mit den internen Stakeholdern Antworten auf die folgenden sechs Fragen:
    • Wann wird Ihr Unternehmen welche Arten von Geschäftsreisen erlauben?
    • Wohin werden die Mitarbeiter reisen dürfen?
    • Wer wird reisen dürfen?
    • Warum wird einem Mitarbeiter eine Geschäftsreise genehmigt oder nicht (Zweck der Reise)?
    • Wer muss Reisen auf der jeweiligen Ebene genehmigen oder ablehnen?
    • Wie sehen Ihre Sicherheitsrichtlinien und -verfahren aus? Lesen Sie auch diesen Artikel mit Informationen dazu, wie Sie das Vertrauen der Reisenden stärken können.
  1. Berücksichtigen Sie externe Faktoren bei der Überprüfung von Reisezielen und Anbietern
    • Reiseeinschränkungen und Vorschriften: Im Egencia Travel Advisor finden Sie aktuelle Informationen zu den Einreisebestimmungen Ihres Heimatlandes und denen Ihrer häufigen Geschäftsreiseziele, denn es kann sein, dass Reisen vollständig untersagt sind oder Quarantäneregeln nach der Ankunft gelten. Außerdem bieten wir Ihnen Informationen zu erforderlichen medizinischen Dokumenten und persönlicher Schutzausrüstung.
    • Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter: Reisenden, die ein Hotel über die Egencia-Website oder die App buchen, werden die Gesundheits- und Hygienemaßnahmen der Unterkunft direkt in der Beschreibung angezeigt. Travel Manager sollten sich zudem auf den Websites ihrer bevorzugten Anbieter über flexible Änderungs- oder Stornierungsbedingungen und Sicherheitsmaßnahmen als Reaktion auf COVID-19 informieren. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Hilfeseite.
    • Hilfreiche Informationen für fundierte Entscheidungen über die Rückkehr zu Geschäftsreisen: Aus den von Egencia ermittelten Geschäftsreisetrends während der Coronapandemie lassen sich basierend auf Egencia-Daten aus unserem Early Recovery Simulator (ERS) verschiedene Indikatoren ablesen, z. B. in welchen Ländern wieder gereist wird (und wie), welche Branchen sich auf eine erneute Reisetätigkeit vorbereiten oder bereits wieder Geschäftsreisen durchführen sowie welche Reiseziele und Produkte (Flug, Hotel, Zug und Mietwagen) gebucht werden. So erfahren Sie, was Ihre Mitbewerber tun, und können sinnvolle Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.
  1. Implementieren Sie Ihre überarbeitete Richtlinie im Egencia-Buchungstool. Nachdem Sie die internen und externen Faktoren geprüft und entschieden haben, welche Sie berücksichtigen möchten, können Sie Ihre Reiserichtlinie bei Egencia aktualisieren. Diese sollte unbedingt folgende Punkte enthalten:
    • Reisendenbegrenzung: Begrenzen Sie die Anzahl der Reisenden pro Flug.
    • Reiseziele außerhalb der Reiserichtlinie: Definieren Sie Hochrisikostrecken oder -ziele als außerhalb der Reiserichtlinie oder unterbinden Sie die Buchung von Flügen zu bestimmten Zielen.
    • Genehmigungseinstellungen: Legen Sie für jede Reisegruppe fest, wer unter welchen Umständen Reisen genehmigen soll.
    • Aktualisierung der Vorgaben zu Vorausbuchungen: Achten Sie darauf, dass Ihre Richtlinie sowohl die Bedürfnisse der Reisenden als auch den aktuellen Status der Anbieter widerspiegelt.

Dieser Artikel enthält weitere Informationen zum Aktualisieren Ihrer Reiserichtlinie.

Falls Sie noch keine schriftliche Richtlinie haben, finden Sie hier den kostenlosen Leitfaden von Egencia für Geschäftsreiserichtlinien.

Schritt 3: Den Reisenden Sicherheit vermitteln

Auch wenn sich die Mitarbeiter sicher freuen, Kollegen und Kunden wieder persönlich zu treffen, machen sie sich wahrscheinlich dennoch Gedanken über die Rückkehr zu Geschäftsreisen. Zu Ihren Aufgaben als Travel Manager gehört es, den Reisenden Sicherheit und das Gefühl zu vermitteln, dass sie auch unterwegs gut versorgt sind. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

Vor der Buchung: Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Reisenden vorzubereiten und zu informieren, bevor sie auf Geschäftsreise gehen.

  • Starten Sie eine interne Informationskampagne mit unserem Toolkit für den Neustart, um die Reisenden an den Buchungsprozess und die Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens zu erinnern. Falls Sie noch keine interne Informationskampagne durchgeführt haben, finden Sie hier hilfreiche Tipps.
  • Gewähren Sie Zugriff auf die Sicherheitsrichtlinie und die Sicherheitsmaßnahmen, indem Sie im Buchungstool einen individuellen Link zum Menü hinzufügen. Sie können auch Ihre Niederlassungen zu den benutzerdefinierten Standorten hinzufügen, damit die Benutzer bei der Buchung einfach darauf zugreifen können. Mehr erfahren
  • Erstellen Sie Nachrichten für Reisende – sowohl allgemeine als auch kontextabhängige –, um die Reisenden durch den Buchungsvorgang zu führen. Hier erfahren Sie wie.
  • Erleichtern Sie Ihren Reisenden die Wiederaufnahme von Reisen mit dieser kurzen Zusammenfassung zur Buchung bei Egencia.

Während der Buchung: Egencia unterstützt Reisende durch Support und relevante Informationen, damit sie fundierte Entscheidungen treffen können.

  • Dank der vertrauten, intuitiv bedienbaren Oberfläche sind Buchungen über Egencia für Reisende ganz einfach – ob auf der Website oder in der App.
  • Mitarbeiter erhalten bei der Buchung rund um die Uhr, sieben Tage die Woche Unterstützung. Egencia Virtual Assistant (nur USA und Frankreich) steht Reisenden auf der Website und in der App zur Verfügung, um durch Eingabe einer Anfrage Antworten zu erhalten, Details des Reiseplans aufzurufen usw. Wenn die Reisenden während der Geschäftszeiten persönliche Unterstützung benötigen, werden sie im Chat an einen Reiseberater von Egencia weitergeleitet.
  • Reisende können die Egencia-Seite mit Reisehinweisen prüfen, während sie buchen. Dort sehen sie, ob es Reiseeinschränkungen, Quarantäneregeln oder andere Vorgaben gibt, die sich auf ihre Planung auswirken könnten.
  • Reisende finden die Gesundheits- und Hygieneprotokolle der Hotels direkt in den Details zur Unterkunft in den Egencia-Suchergebnissen. Immer mehr Hotels und Reiseziele entwickeln Programme auf der Grundlage bestimmter Standards. Daher werden diese Unterkünfte im Buchungstool entsprechend gekennzeichnet.

Auf dieser Seite finden Sie weitere Informationen zum Ändern von Buchungen.

Klicken Sie hier, um mehr über die Sicherheitsmaßnahmen von Hotels zu erfahren.

Vor der Reise: Mit einigen einfachen Schritten können Sie Ihre Reisenden schützen und ihnen Sicherheit vermitteln, bevor sie wieder unterwegs sind.

  • Schreiben Sie vor, dass Reisende ihre Kontaktdaten sowie die Daten ihres Notfallkontakts im Buchungstool auf dem aktuellen Stand halten müssen. Hier erfahren Sie wie.
  • Geben Sie den Reisenden eine Sicherheitscheckliste vor der Reise, damit sie sich gut vorbereitet und informiert fühlen. Gerne dürfen Sie diese Checkliste herunterladen und anpassen.

Während der Reise: In der heutigen Situation ist es entscheidend, den Reisenden die Informationen und Technologien an die Hand zu geben, die sie brauchen, um unterwegs in Verbindung und auf dem Laufenden zu bleiben.

  • Erinnern Sie Ihre Reisenden daran, die Egencia-App herunterzuladen, damit sie unterwegs alle wichtigen Informationen haben. Laden Sie Ressourcen herunter, um die App über Ihre internen Kanäle zu bewerben.
  • Registrieren Sie Ihre Reisenden für den Erhalt von Reisewarnungen von Egencia, damit sie sofort über Ereignisse benachrichtigt werden, die für sie relevant sein könnten. Kontaktieren Sie hierfür Ihren Account Manager.
  • Bleiben Sie über Egencia Traveller Tracking mit Ihren Reisenden in Kontakt. Während einer Krise können Sie schnell herausfinden, welche Personen sich zu einer bestimmten Zeit an einem Ort befinden, und direkt mit diesen kommunizieren. Weitere Informationen zu Egencia Traveller Tracking

Nach der Reise: Helfen Sie Ihren Reisenden, die Abläufe weiter zu verbessern.

Schaffen Sie Feedbackmöglichkeiten, um von Stakeholdern und Reisenden zu lernen. Eine Befragung nach der Reise gibt Reisenden, Managern und anderen Stakeholdern beispielsweise Gelegenheit, ihre Meinung zu äußern und wertvolle Einblicke in gut funktionierende bzw. nicht funktionierende Aspekte sowie Bedürfnisse, an die Sie vielleicht gar nicht gedacht haben, zu geben.

Lesetipp: „So vermitteln Sie Ihre Reiserichtlinie effektiv intern“

Lesetipp: „5 Tipps für Mitarbeiter im Personalwesen, um das Vertrauen von Geschäftsreisenden zu stärken“

Lesetipp: „Gesundheit und Sicherheit in Hotels: Egencia und Hoteliers führen Innovationen für Geschäftsreisende ein

Schritt 4: Mithilfe von Egencia Risiken minimieren und Kosten verwalten

Wenn Sie verschiedene Reisepartner haben oder den Reisenden gestatten, über diverse Websites zu buchen, befinden sich Ihre Daten nicht an einem zentralen Ort. Das schränkt Ihre Möglichkeiten ein, Risiken zu minimieren und maximale Einsparungen zu erzielen. Schreiben Sie Ihren Reisenden dagegen vor, über Egencia zu buchen, können Sie die folgenden vier wichtigen Ziele erreichen:

  • Risikomanagement: Wenn Reisende über Egencia buchen, können Sie sie im Notfall mithilfe von Traveller Tracking und Nachrichten für Reisende sofort erreichen. Außerdem halten wir sie mit Reisehinweisen über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden, die sich auf ihre Pläne auswirken könnten.
  • Optimieren Sie die Verhandlungen mit Anbietern: Wenn Sie Ihren Reisenden vorschreiben, über Egencia zu buchen, befinden sich all Ihre Daten an einem Ort. Zusammen mit intuitiv bedienbaren visuellen Anzeigen, umfangreichen Detailansichten und Berichten mit Wettbewerbsvergleichen erhalten Sie ein ganzes Portfolio hilfreicher Informationen als Grundlage für Verhandlungen.
  • Optimierung der Einsparungen: Wenn Ihre Reisenden über Egencia buchen, spart Ihr Unternehmen mehr, als für diese auf den ersten Blick ersichtlich ist. Die Optimierung beginnt mit unseren Smart-Mix-Suchergebnissen. Die Reihenfolge der angezeigten Ergebnisse hängt von der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens sowie den Präferenzen der Reisenden ab. Ihre bevorzugten Anbieter und ausgehandelten Raten sowie Vertragsraten von Egencia sind ganz oben in der Liste zu sehen. Mit uns sparen Sie aber auch nach der Buchung Geld. Mit Savings Finder for Air und Savings Finder for Hotel überwachen wir Preisänderungen und buchen geeignete Tickets im Hintergrund zum günstigeren Preis um.
  • Verwaltung ungenutzter Tickets: Bei Egencia werden nicht genutzte Tickets für jeden Reisenden direkt auf der Startseite des Buchungstools angezeigt. Wenn die Reisenden auf ein ungenutztes Ticket klicken, sehen sie, für welche Fluggesellschaft es verwendet werden kann, wie hoch der Ticketbetrag ist und wann es abläuft. Wenn sie einen Flug bei einer Fluggesellschaft mit einem ungenutzten Ticket buchen, wird ihnen beim Buchungsabschluss die Option zur Verwendung des Fluglinienguthabens angezeigt.

Sehen Sie sich diese Erfolgsgeschichte eines unserer Kunden an, die zeigt, wie Egencia Sie bei der Sorgfaltspflicht unterstützen kann.

Lesetipp: „Während und nach COVID-19 mit Anbietern verhandeln“

Lesetipp: „Mit Erstattungen und Gutschriften bei Flugreisen umgehen

Lesetipp: „Neue Berichte zum Verständnis der Auswirkungen von COVID-19

Schritt 5: Das Reiseprogramm im Blick behalten und optimieren

Wie wir alle gemerkt haben, ändert sich im Alltag derzeit ständig etwas und das wird in der nächsten Zeit auch so bleiben. Daher ist es umso wichtiger, die Performance Ihres Reiseprogramms, die Auswirkungen globaler Ereignisse auf das Reisen sowie die konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens an das Programm im Blick zu behalten. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Risikomanagement-Tools von Egencia nutzen: Egencia bietet Ihnen verschiedene Tools zur Einhaltung Ihrer Sorgfaltspflicht, für die Kommunikation mit Ihren Reisenden und für die Genehmigung von Reisen.
  • Feedbackmöglichkeiten schaffen: Eine Befragung nach der Reise gibt Reisenden, Managern und anderen Stakeholdern beispielsweise Gelegenheit, ihre Meinung zu äußern und wertvolle Einblicke in gut funktionierende bzw. nicht funktionierende Aspekte sowie Bedürfnisse, an die Sie vielleicht gar nicht gedacht haben, zu geben.
  • Sich über Best Practices rund um COVID-19 austauschen: In der Egencia Connect-Online-Community gibt es einen besonderen Bereich zum Thema COVID-19, in dem Sie sich mit Ihren Kollegen austauschen und voneinander lernen können.
  • Auf spezielle Berichte zu COVID-19 zugreifen: Das Berichtszentrum zu COVID-19 in Egencia Analytics Studio (direkt auf der Homepage) beinhaltet eine Reihe von Berichten, die Ihnen dabei helfen sollen, die finanziellen Auswirkungen der pandemiebedingten Reiseunterbrechungen zu bewältigen.

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Weitere Informationen zum Berichtszentrum zu COVID-19