Geschäftsreisen in Krisenzeiten erfolgreich verwalten

Von Tanishka Goyal, Marketing Manager

In Zeiten der Ungewissheit, wie wir sie aktuell erleben, ist die Versuchung groß, Entscheidungen zu treffen, die zwar im Hier und Jetzt sinnvoll erscheinen, Ihrem Reiseprogramm langfristig allerdings schaden könnten. Wir haben für Sie Geschäftsreisetipps und Empfehlungen von langjährigen Travel Managern und Egencia-Account Managern zusammengetragen. Nutzen Sie diese Anregungen, um Ihr Geschäftsreiseprogramm in dieser Zeit der Ungewissheit zu optimieren und sich auf die Renaissance nach der Krise vorzubereiten, wenn es mit dem Reisen wieder losgeht.

Was Sie jetzt tun können

• Risiko für Ihr Unternehmen und Ihre Reisenden verringern: Sind einige Ihrer Reisenden noch unterwegs? Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überlegen Sie, wie Sie sie unterstützen und zu ihrer Sicherheit beitragen können. Dafür können Sie die Tools zu Risikominderung und -management nutzen. Außerdem erhalten Sie auf der Hilfeseite von Egencia die neuesten Updates und Reiseoptionen.
• Branchenspezifische Best Practices: Nehmen Sie an einer unserer virtuellen Events teil oder werfen Sie einen Blick ins Webinar-Hub, um zu erfahren, wie Ihr Unternehmen Risikomanagement betreiben, seiner Sorgfaltspflicht nachkommen und die Reisesicherheit während Naturkatastrophen oder einer Pandemie erhöhen kann.
• Kontakt zu Kollegen und der Egencia-Führungsriege: Schließen Sie sich der Community Egencia Connect für Travel Manager an und erfahren Sie, wie Ihre Kollegen diese Krise meistern. Teilen Sie anderen mit, was sich für Ihr Unternehmen als nützlich erwiesen hat und greifen Sie auf viele hilfreiche Informationsquellen zur Verwaltung Ihres Geschäftsreiseprogramms zu. Außerdem haben Sie Zugang zu Online-Events und Fragen & Antworten mit der Führungsriege von Egencia. So bleiben Sie auf dem Laufenden und wissen über die neuesten Reisemeldungen Bescheid.
• Konkrete Geschäftsreisemanagement-Themen unter der Lupe: Dank einem geringeren Arbeitspensum ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um sich genauer zu zahlreichen Tipps und Themen zu informieren, über die Sie schon lange mehr wissen wollten. Durchstöbern Sie unser Angebot an On-Demand-Videos oder wenden Sie sich an Ihren Account Manager, wenn Sie mehr zum Festlegen von Zahlungsbedingungen erfahren möchten oder wissen wollen, wie Sie das meiste aus Ihrem Egencia Analytics Studio herausholen.
• Jetzt vorbereiten und nach der Krise gleich durchstarten: Mit etwas Vorbereitung läuft Ihr Geschäftsreiseprogramm reibungslos, wenn es mit dem Reisen wieder losgeht.
• Machen Sie Ihre Reisenden auf Folgendes aufmerksam:
  • Umgang mit nicht genutzten Tickets
  • Flexible Raten: wann sie genutzt werden o
  • Reisen online selbst stornieren oder ändern
  • Aktualisierung des Benutzerprofils: Hinzufügen von Handynummer und Notfallkontakt
• Optimieren Sie Ihr Geschäftsreiseprogramm: Nach dieser Krise haben Sie wahrscheinlich andere Bedürfnisse als zuvor. Das bedeutet, dass jetzt der ideale Zeitpunkt für eine Anpassung Ihres Reiseprogramms, eine Prüfung Ihrer Richtlinien zur Sorgfaltspflicht und möglicherweise sogar für die Erweiterung um einige Elemente zur Nachhaltigkeitist. Ziehen Sie eine Überarbeitung Ihrer Zahlungslösungen in Betracht: So lassen sich beispielsweise mit Lodge Cards Daten erfassen und Abgleiche optimieren.
• Bereiten Sie Ihren Programm-Relaunch vor: Die Reiseflaute bietet eine gute Gelegenheit, Reisende erneut über die Vorteile von Online-Buchungen zu informieren. Sie können zudem Ihre Geschäftsreiserichtlinien stärken. Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie einige Materialien zusammengestellt, die Sie mit Ihrem Firmenlogo und Ihren Unternehmensdaten personalisieren können.
• Prüfen Sie die Kommunikationspräferenzen: Überprüfen Sie Ihre Kommunikationspräferenzen um sicherzustellen, dass wir Sie und Ihre Reisenden zur rechten Zeit mit relevanten Informationen erreichen können. Eine konsequente Kommunikation ist entscheidend dafür, Reisende in Zeiten wie diesen auf dem Laufenden zu halten, wo sich jederzeit viel ändern kann.

Was Sie jetzt lieber nicht tun sollten

• Nicht alle Profile deaktivieren/löschen, um Reisen zu verhindern: Überprüfen Sie Ihre Einstellungen zu Richtlinien anstatt Benutzerprofile zu löschen, wenn Sie sichergehen wollen, dass Reisende kein unnötiges Risiko eingehen. Sie können eine Strecke oder ein Reiseziel als außerhalb der Reiserichtlinie festlegen, damit Flüge an bestimmte Destinationen nicht gebucht werden können.
• Nicht alle zukünftigen Buchungen im Voraus stornieren: Viele Fluggesellschaften, Bahngesellschaften, Mietwagenanbieter und Hotels bieten flexible Stornierungsbedingungen und Rückerstattungen an, die näher am Reisedatum liegen, falls Reisewarnungen noch in Kraft sind. Sie können die neuesten Stornierungsbedingungen hier
• Nicht Maverick-Buying gestatten (Buchungen auf verschiedenen Websites oder direkt über Anbieter): Die Sorgfaltspflicht spielt jetzt eine größere Rolle als je zuvor. Buchungen bei Egencia sparen nicht nur Zeit und Geld. Sie stellen damit auch sicher, dass Sie Ihre Reisenden erreichen und ihnen die Unterstützung zukommen lassen können, die sie brauchen, um sicher wieder nach Hause zu kommen.
• Nicht in Panik geraten: Treffen Sie keine voreiligen Entscheidungen beim Thema Reisen, denn es wird eine Weile dauern, bis im Reisesektor wieder ein gewisses Niveau an Normalität einkehrt. Sprechen Sie mit Ihrem Account Manager, bevor Sie große Entscheidungen zu Ihrem Geschäftsreiseprogramm treffen, und hören Sie bei den Fragen & Antworten mit der Egencia-Führungsriege rein, um Antworten auf Ihre Fragen zu erhalten.