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What is a travel management company (TMC)?

Was ist ein Geschäftsreisemanagement-Unternehmen (TMC)?

5 min
Gepostet: 20 February 2023
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Was ist ein Geschäftsreisemanagement-Unternehmen und warum sollten Sie eines nutzen? Lesen Sie, was ein TMC ist und wie es Ihrem Unternehmen helfen kann.

Angesichts der wieder steigenden Zahl der Geschäftsreisen nach der Pandemie und dem Comeback von Reisen im Allgemeinen sind Travel-Management-Lösungen nun noch wichtiger. Wenn Sie auch in Ihrem Unternehmen einen Anstieg der Geschäftsreisetätigkeit verzeichnen, wissen Sie, wie kompliziert es für Sie oder auch Ihre Mitarbeiter sein kann, Reisepläne zu koordinieren. Hier kann ein Geschäftsreisemanagement-Unternehmen, kurz TMC, enormen Mehrwert für Unternehmen jeder Größe bieten und Ihnen und Ihren Mitarbeitern Zeit, Geld und nicht zuletzt Kopfzerbrechen sparen.

Was ist ein TMC und welche Aufgaben übernimmt es?

Ganz allgemein ist ein Geschäftsreisemanagement-Unternehmen (TMC) ein Reisebüro, das sich auf die Koordination von Geschäftsreisen für Unternehmen jeder Art und Größe spezialisiert hat. TMCs können sich mit allen Details rund um Geschäftsreisen befassen und z. B. Flüge buchen, Hotelreservierungen verwalten, Unterstützung bei der Sorgfaltspflicht bieten und Mietwagenbuchungen vornehmen. Durch moderne Technologie und Online-Buchungssysteme (OBT) können Geschäftsreisemanagement-Unternehmen Ihren Mitarbeitern dabei helfen, die besten Angebote zu finden und dabei zugleich die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens einzuhalten. TMCs können Ihrem Unternehmen sogar dabei helfen, eine Reisekostenrichtlinie zu erstellen, wenn Sie eine solche noch nicht haben.[1]

Gibt es einen Unterschied zwischen einem OBT und einem TMC?[2]

Ja, es besteht ein Unterschied zwischen einem Online-Buchungssystem und einem Travel-Management-Unternehmen. Ein Online-Buchungssystem ermöglicht es Mitarbeitern, ihre eigenen Geschäftsreisen nachzuverfolgen und zu verwalten. Travel-Management-Unternehmen bieten neben einem eigenen Online-Buchungstool auch einen noch zuverlässigeren Support. OBTs erlauben es Ihren Benutzern, selbstständig nach Optionen und Angeboten für ihre Geschäftsreisen zu suchen, TMCs hingegen bieten in der Regel Support durch erfahrene Reiseberater. Diese sind nicht nur darin geschult, die besten Raten für Geschäftsreisen zu finden, sondern bieten Ihren Mitarbeitern auch die Flexibilität, eigenständig Flüge, Hotels und Mietwagen auszusuchen.

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TMCs wie Egencia sind Experten darin, sämtliche Aspekte von Geschäftsreisen zu verwalten. Sie verfügen über die notwendigen Tools, um alles zu verwalten: von der Bereitstellung aller erforderlichen Reisedokumente über Live-Support bei unvorhergesehenen Umständen wie verpassten Flügen bis hin zur Benachrichtigung von Reisenden über kurzfristige Änderungen an Reisevorschriften. Ein TMC unterstützt Ihre Mitarbeiter in jeder Phase ihrer Reise und sorgt in Ihrem Unternehmen gleichzeitig für Einsparungen und bessere Einblicke in Geschäftsreisen.

Sind Geschäftsreisemanagement-Unternehmen mit Reisebüros gleichzusetzen?[3]

Nein. Geschäftsreisemanagement-Unternehmen und Reisebüros haben zwar viele Gemeinsamkeiten, sind aber nicht miteinander gleichzusetzen. Reisebüros helfen Kunden bei der Buchung von Geschäftsreisen und bieten in manchen Fällen günstigere Raten für eine begrenzte Anzahl von Anbietern. TMCs hingegen haben sich ganz auf Unternehmen spezialisiert und helfen diesen dabei, ein eigenes Geschäftsreiseprogramm zu erstellen und durchzusetzen sowie die besten Raten für maximale Einsparungen zu finden.

Darüber hinaus bieten TMCs deutlich mehr Services an als herkömmliche Reisebüros, z. B. die Zentralisierung und Automatisierung von Reisebuchungen, Reporting-Optionen und die Erstellung von Reiserichtlinien. Außerdem haben TMCs über Jahre hinweg Beziehungen zu Anbietern aufgebaut und können günstigere Raten für ihre Kunden aushandeln.

7 Vorteile, die sich aus der Nutzung eines Geschäftsreisemanagement-Unternehmens ergeben

Angesichts des Comebacks von Geschäftsreisen können TMCs Ihren Mitarbeitern Reiselösungen anbieten, ohne dabei Ihre grundlegenden Geschäftsziele aus den Augen zu verlieren. Zu den wichtigsten Vorteilen eines TMC gehören:

1. TMCs helfen dabei, den Reisebuchungsprozess zu optimieren

Durch die Automatisierung der einzelnen Reisekomponenten wie Unterkunft, Flug und Transfer in einer einzigen Online-Buchungsplattform wird der Buchungsprozess effizienter und leichter zu verwalten. Dadurch sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit.

2. TMCs vereinfachen die Datenerhebung für fundierte Entscheidungen

Durch die Einbindung von Partnern und APIs ermöglichen TMCs die Erhebung von Daten in Echtzeit. Diese Daten können helfen, Reisetrends zu analysieren, das Risikomanagement zu bewerten und das Budget einzuhalten. Kurz gesagt unterstützen diese Daten Ihr Unternehmen dabei, bessere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

3. TMCs unterstützen Reisende rund um die Uhr

Zu den größten Vorteilen eines TMC gehört die ständige Erreichbarkeit eines Reiseberaters im Notfall. Statt mehrere verschiedene Anbieter im Blick behalten zu müssen, haben Ihre Mitarbeiter für alle Belange eine einzige Kontaktperson, die sie über verschiedene Kanäle erreichen können.

4. TMCs bieten Concierge-Services

Von der Verwaltung kleinster Details wie Sitzplatzpräferenzen bis zur korrekten Anwendung von Treuepunkten sorgen TMCs für ein besseres Reiseerlebnis, indem sie sich um alle Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter kümmern.

5. TMCs helfen bei der Reduzierung der Reisekosten

Da sich TMCs auf das Finden und Aushandeln der bestmöglichen Reiseangebote mit Anbietern und Partnern spezialisiert haben, haben sie Zugriff auf günstigere Raten bei Flügen, Hotelzimmern und Transferoptionen. Sie sorgen so für eine Reduzierung der Gesamtreisekosten, ohne in ihrer Auswahl auf große Marken verzichten zu müssen.

6. TMCs fördern die Sicherheit der Reisenden

Ob bei unvorhergesehenen Sicherheitsbedenken oder kurzfristigen Änderungen der Reisevorschriften – TMCs halten Reisende durch Benachrichtigungen in Echtzeit auf dem neuesten Stand.

7. TMCs integrieren die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens und fördern so die Einhaltung

TMCs schlagen eine Brücke zwischen den bewährten Buchungspraktiken der Mitarbeiter und den Vorgaben in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens. Ein TMC kann die Suchergebnisse eines Mitarbeiters so filtern, dass sie automatisch den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit erhöht. Entspricht ein Reiseplan nicht den Richtlinien, wird er zur Genehmigung gekennzeichnet.

Die Auswahl des passenden TMC

Es gibt eine ganze Reihe von Geschäftreisemanagement-Unternehmen. Welches davon für Sie geeignet ist, hängt von Ihren geschäftlichen Anforderungen und Zielen ab. Zu den wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Suche nach dem passenden TMC berücksichtigen sollten, zählen:[4]

  • Erfahrung
  • Technologie
  • Sicherheit
  • Reaktionsschnelligkeit
  • Bestand

Entscheiden Sie sich für ein TMC, das zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Sie werden eng zusammenarbeiten, um Geschäftsreisen für Ihre Mitarbeiter zu planen und zu organisieren, daher sollte es die grundlegenden Werte Ihres Unternehmens teilen.

Egencia bietet Ihnen Lösungen für Geschäftsreisen

Ganz gleich, ob Sie ein neues Geschäftsreiseprogramm erstellen oder Ihr bestehendes verbessern möchten: Egencia bietet Ihnen modernes Geschäftsreisemanagement in Verbindung mit einer einheitlichen, globalen und bis ins kleinste Detail konfigurierbaren Plattform. Sie ermöglicht Ihnen robuste Integrationen, mit denen Sie das Reise- und Kostenmanagement automatisieren, vernetzen und vereinfachen können. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens vernetzen wir Sie mit mehr als 290 weltweit operierenden Fluggesellschaften und 650.000 Unterkünften.

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[1]https://www.cbtravel.com/difference-between-travel-management-company-and-travel-agency/

[2]https://www.travelperk.com/de/blog/besten-reisemanagementunternehmen-geschaftsreisen/

[3]https://www.cbtravel.com/difference-between-travel-management-company-and-travel-agency/

[4]https://jtbbusinesstravel.com/de/how-to-choose-a-travel-management-company/

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