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Die richtige Travel-Management-Lösung für KMU

Posted: 16 July 2018
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Unterstützt Sie Ihr Travel-Management-Anbieter bei Reisebuchungen für KMU?

Kleine Geschäftsreiseprogramme sind plötzlich für große Travel-Management-Unternehmen interessant geworden, die ihre Angebote ausweiten möchten. Aber eignen sie sich auch dafür? Hilft ihnen ihre Erfahrung mit den Reiseprogrammen von Fortune 1000-Organisationen bei der Buchung von Reisen für kleinere, aufstrebende oder mittelständische Unternehmen? Oder werden kleinere Kunden nach einem Universalprinzip abgefertigt, das nicht an ihre individuellen Bedürfnisse angepasst ist? Wir fragten Michael Robertson nach seiner Sichtweise, die auf seiner jahrelangen direkten Erfahrung mit den Geschäftsreiseprogrammen kleiner und mittlerer Unternehmen beruht.

Frage: Einige Unternehmen und Geschäftsreisende, für die ein Reiseprogramm-Management Neuland ist, tun sich schwer mit Veränderungen. Wie kann ein Travel-Management-Unternehmen Änderungen erleichtern?

Antwort: Die Menschen haben keine Angst vor Veränderungen. Sie fürchten sich nur vor unnötigen Veränderungen, die sie nicht verstehen. Aus diesem Grund ist für Unternehmen, für die ein Reisemanagement Neuland ist oder die den Anbieter wechseln, eine effektive Kommunikationsstrategie so wichtig. Wenn man den Reisenden mitteilt, warum diese Veränderung vorgenommen wird, warum das zu diesem Zeitpunkt geschieht und welche Ziele damit erreicht werden sollen, werden sie das neue Geschäftsreiseprogramm sicherlich schneller annehmen. Wir wissen, dass Travel Manager, die für das Geschäftsreisemanagement kleiner Unternehmen verantwortlich sind, häufig mehrere Rollen auf einmal einnehmen. Daher helfen wir ihnen, langfristige Kommunikationsstrategien zu entwickeln, die zu ihren Zielen passen. Von Newsletters über Bloginhalte bis hin zu Geschäftsberichten – wir sorgen dafür, dass die Verantwortlichen für die Organisation von Geschäftsreisen über die nötigen Tools verfügen, um Reisende direkt bei der ersten Buchung, und bei jeder folgenden Reise, zu überzeugen.

Frage: Kleine und mittelständische Firmen verfügen mit ihren begrenzten Geschäftsreiseprogrammen normalerweise nicht über die gleiche Verhandlungskraft wie große Unternehmen. Wie kann ein Travel-Management-Unternehmen hier helfen?

Antwort: Ein Travel-Management-Unternehmen sollte kleinen und mittelständischen Firmen Zugang zu Anbietern, Preisen und Zusatzleistungen bieten, die sie sonst nicht erhalten würden. Bei Egencia beschäftigen wir über 1.700 Market Manager, die genau das tun. Wir fungieren als Fürsprecher unserer Kunden und führen die Verhandlungen für sie. Im Ergebnis finden die Reisenden schnell richtlinienkonforme Tarife mit business-gerechter Ausstattung und flexiblen Stornierungsbedingungen und können diese ganz einfach buchen. Dies ist unabhängig davon möglich, ob es sich um das Reiseprogramm eines kleinen bis mittleren Unternehmens oder den Geschäftsbereich einer größeren Firma handelt. Auf der anderen Seite arbeiten auch die Anbieter gerne mit Egencia zusammen, weil wir ihren Bestand für Kunden mit kleinen Geschäftsreiseprogrammen interessant machen, die kein entsprechendes Volumen generieren, für das sich ein individuell verhandeltes Tarifprogramm mit besonderen Ermäßigungen lohnen würde.

Frage: Einige Reiseanbieter bekunden, eine Multikanal-Komplettlösung anzubieten. Warum ist das so wichtig? Und ist das überhaupt möglich, wo doch die meisten Travel-Management-Unternehmen gar keine eigene Technologie entwickeln oder verwenden?

Antwort: Die klassischen Travel-Management-Unternehmen bieten tatsächlich eine Multikanallösung. Sie unterstützen nämlich eine ganze Reihe von Technologien unterschiedlicher Anbieter – von Online-Buchungssystemen über Abrechnungsunternehmen bis hin zu Datenanbietern. Sie unterstützen so gut wie alles, was ihre Kunden wollen, und versuchen, das in ihre Lösung zu integrieren. Das Problem dabei ist, dass keine der Technologien ihnen gehört. Wenn irgendetwas mit dem Buchungs-Tool nicht stimmt, können Sie nicht einfach das Travel-Management-Unternehmen anrufen. Da spielt es auch keine Rolle, ob Sie ein Fortune 1000-Unternehmen oder eine aufstrebende Firma mit einem kleinen Geschäftsreiseprogramm vertreten, denn es kann Ihnen niemand weiterhelfen. Und was ebenfalls ungünstig ist: Die Daten befinden sich nicht alle auf einer einzigen Plattform. Je häufiger Daten von einem Partner an einen anderen übermittelt werden, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie am Ende nicht mehr übereinstimmen. Außerdem kommt es zu Wartezeiten – es dauert eine Weile, bis das System eines Drittanbieters Daten oder aktualisierte Richtlinien weitergibt. Zusammengenommen können diese Probleme für den Reisenden zu Komplikationen führen. Stellen Sie sich mal vor, Sie stehen am Geldautomaten und prüfen Ihren Kontostand. Anschließend sprechen Sie mit einem Mitarbeiter am Schalter und dieser stellt fest, dass Ihr Kontostand nicht dem am Automaten angezeigten Betrag entspricht. Was würden Sie in einer solchen Situation tun? Wahrscheinlich die Bank wechseln, um sicher sein zu können, wie viel Geld sich tatsächlich auf Ihrem Konto befindet. Das Gleiche gilt für Travel-Management-Unternehmen. Wenn die Daten nicht stimmen oder das Geschäftsreisemanagement-Unternehmen Ihre Fragen nicht beantworten kann, suchen Sie sich für Ihr kleines Geschäftsreiseprogramm ein Travel-Management-Unternehmen, das Ihnen wirklich von Nutzen ist.

Frage: Warum sollte es die Organisatoren von Geschäftsreisen interessieren, ob ihr Anbieter über eine eigene Technologie verfügt? Löst das denn die Probleme, die Sie oben genannt haben?

Antwort: Ja, definitiv. Es macht keinen Unterschied, ob Sie Reisen für einen multinationalen Konzern oder ein kleines Unternehmen buchen – die Informationen sind immer dieselben. Unsere Reiseberater verwenden dasselbe Buchungs-Tool wie unsere Reisenden und die Organisatoren von Geschäftsreisen, sodass jeder genau dieselben Informationen vorliegen hat. Wenn ein Reisender eine Frage hat, können wir direkt darauf antworten, ohne uns erst an einen Drittanbieter wenden zu müssen. Wir müssen keine Daten an ein Partnerunternehmen weiterleiten. Die Daten liegen in Echtzeit vor, sodass Travel Manager jederzeit Zugriff auf aufschlussreiche Analysen haben, anhand derer sie ihr kleines Geschäftsreiseprogramm verwalten können. Mithilfe dieser Daten können die Organisatoren von Geschäftsreisen und Travel Manager den Reisenden bald individuelle, relevante Nachrichten mitteilen, wie zum Beispiel: „Willkommen in Dallas. Denken Sie daran, dass Sie keine Mietwagenversicherung abzuschließen brauchen, denn Sie sind bereits versichert.“ Auch die Reisenden haben jederzeit Zugriff auf Daten in Echtzeit. Von unserer Plattform aus können wir Informationen über unsere App ausgeben, die relevant und nützlich für die Reisenden sind. Wir können sie zum Beispiel über eine eventuelle Änderung des Flugsteigs informieren, ihnen den Standort der nächsten Tankstelle zum Auftanken des Mietwagens verraten oder andere hilfreiche Tipps für die Reise geben.

Frage: Hebt Sie der Besitz Ihrer eigenen Technologie auch auf andere Weise von anderen Travel-Management-Unternehmen ab?

Antwort: Jedes Travel-Management-Unternehmen behauptet, dass bei ihm die Kunden an erster Stelle stehen. Bei Egencia entwickeln wir unsere Produkte basierend auf den Bedürfnissen unserer Kunden. Wir führen ständig Usability-Tests durch, sodass wir schnell Innovationen einführen und unseren Service für kleine Unternehmen und ihre Geschäftsreiseprogramme weiter verbessern können. Unseren Kunden ermöglicht dies, benutzerfreundliche Tools bereitzustellen, die auf das Verhalten der Reisenden abgestimmt sind. So können unsere Kunden durch positive Interaktion sicherstellen, dass die Richtlinien eingehalten werden, und brauchen dafür keine rigorosen Vorschriften.

Frage: Wie wichtig ist es, kleinen und mittelständischen Unternehmen eine einzige, weltweit einsetzbare Lösung zu bieten?

Antwort: Die Welt hat sich ganz schön verändert. Die Größe des Unternehmens gibt nicht unbedingt Aufschluss darüber, wie komplex die globalen Aktivitäten und die geschäftlichen Verbindungen in alle Welt sind. Somit hängen der Bedarf an Geschäftsreisen und die Anforderungen des Geschäftsreisemanagements keinesfalls davon ab, wie groß das Unternehmen ist. Mit der Annahme, ein mittelständisches Unternehmen weise keine globale Komplexität auf, erweist man diesem Unternehmen einen schlechten Dienst. Für die Geschäftsreiseprogramme kleiner und mittelständischer Unternehmen sind an den jeweiligen Markt angepasste Lösungen nötig. Insbesondere für Unternehmen, die sich den Herausforderungen der Globalisierung stellen möchten, ist eine einzige Plattform für alle Regionen wichtig. Wir bieten eine einheitliche Erfahrung über alle Märkte hinweg, ohne dabei die unterschiedlichen Anforderungen des jeweiligen Zielorts der Geschäftsreise zu vernachlässigen.

Frage: Was sollten kleine und mittelständische Unternehmen beim Bewerten eines Travel-Management-Unternehmens berücksichtigen?

Antwort: Wie wichtig ist diesem Travel-Management-Unternehmen Ihr kleines Geschäftsreiseprogramm? Ganz gleich, ob Sie ein Geschäftsreiseprogramm für kleine oder mittlere Unternehmen einführen oder den Anbieter wechseln möchten, sollten Sie darauf achten, dass das von Ihnen ausgewählte Travel-Management-Unternehmen Ihre einzigartigen Anforderungen erfüllen kann. Die Gespräche sollten sich stets um Sie drehen, um Ihre Bedürfnisse und darum, wie die beste Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann. Ansonsten haben Sie am Ende vielleicht einen bloßen Anbieter anstatt eines strategischen Partners.

Frage: Was möchten Sie Organisatoren von Geschäftsreisen für kleine Unternehmen zum Schluss noch sagen?

Antwort: Als Egencia vor 15 Jahren gegründet wurde, haben wir uns auf Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen mit entsprechenden Geschäftsreiseprogrammen konzentriert. Seitdem haben wir stetig mehr Reisende und Organisatoren von Geschäftsreisen aus diesen Segmenten überzeugt, indem wir einen engagierten Service bieten, Veränderungen leicht machen, als Fürsprecher unserer Partner auftreten und beständig darauf aus sind, unsere Lösung zu verbessern.

Sie interessieren sich für bessere Geschäftsreisemanagement-Lösungen? Dann kontaktieren Sie unser Team.